Informatie kan een verhaal vertellen als u weet hoe u uw gegevens correct moet sorteren. Als u naar een door elkaar gegooide spreadsheet kijkt, raakt u alleen maar in de war, maar met spreadsheets zoals Google Spreadsheets kunt u uw gegevens gemakkelijk op een logische manier sorteren.
Er zijn een paar verschillende manieren om de kolommen in Google Spreadsheets te sorteren, waaronder het toevoegen van filters of sorteren op meerdere kolommen. En als alles eenmaal is gesorteerd, kunt u uw gegevens visualiseren met grafieken en diagrammen om het nog gemakkelijker te begrijpen.
Google Spreadsheets sorteren op kolommen
Spreadsheets gebruiken kolommen en rijen. Kolommen lopen van boven naar beneden en rijen van links naar rechts. Rijen zijn genummerd en kolommen worden met letters aangeduid. De cijfers en letters verschijnen respectievelijk aan de linker- en bovenrand van de spreadsheet.
Spreadsheets zijn meestal zo gestructureerd dat elke rij een groep informatie vertegenwoordigt en elke kolom een deel van die informatie. Hier is bijvoorbeeld een selectie van gegevens uit de muziekdatabase van Spotify:
Elke rij vertegenwoordigt één nummer. En elke kolom geeft informatie over dat nummer weer: artiest, titel van het nummer, genre, enzovoort.
Als u de muisaanwijzer over een kolomletter beweegt, ziet u een vervolgkeuzepijl. Klik op de pijl om een vervolgkeuzemenu te zien met acties die u met die kolom kunt doen.
Als u naar het vierde gedeelte van de vervolgkeuzelijst kijkt, ziet u er twee Sorteer het blad opties. Wanneer u op een van die opties klikt, alfabetiseren Google-bladen alle gegevens in die kolom, zodat alle gegevens in elke rij bij elkaar blijven.
Met andere woorden, u sorteert het hele document op basis van de gegevens in die kolom. Je sorteert niet alleen die kolom. U kunt ook met de rechtermuisknop op de kolomkoppen klikken om de vervolgkeuzelijst met acties weer te geven.
Een andere manier om het document te sorteren, is door op een enkele cel te klikken en te selecteren Gegevens uit de menubalk. U kunt hetzelfde zien Sorteer het blad opties die helemaal bovenaan dit menu staan.
Ze specificeren ook op welke kolom het blad zal sorteren voor de duidelijkheid.
Als u net begint met spreadsheets, vindt u hier de beste manieren om Google Spreadsheets-sjablonen te vinden zodat u niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
Op zoek naar Google Spreadsheets-sjablonen? Gebruik deze tips om de juiste Google Spreadsheets-sjablonen te vinden en deze voor uw werk te gebruiken.
Verduidelijk uw kolommen door ze een naam te geven
Het kan verwarrend zijn om naar de onbewerkte gegevens te kijken. Dit geldt met name voor naamloze gegevens, zoals u de muziekdatabase van Spotify kunt vinden.
Het is handig om bovenaan elke kolom een naam te hebben in plaats van alleen een letter, zodat u elke kolom kunt identificeren. Klik met de rechtermuisknop op de eerste rij en selecteer Voeg 1 hierboven in om erboven een nieuwe rij te maken. Typ nu een naam voor elk van uw kolommen in deze rij.
U kunt de kolombreedten ook vergroten of verkleinen om de inhoud ervan beter te lezen. Als u de muisaanwijzer over de rechterrand van de kolomkop beweegt, ziet u een rechterpijl. Sleep dat om de breedte van de kolom te wijzigen. Dit werkt ook op rijen, maar wordt niet zo vaak gebruikt.
Nu we onze kolommen een naam hebben gegeven, hebben we een ander probleem. Als u de kolommen sorteert, gaan de kolomnamen verloren met de rest van de gegevens, omdat Spreadsheets niet weet dat het geen gewone gegevens zijn. Maar er is een truc om die rij op zijn plaats te houden.
U hoeft niets speciaals te selecteren om de bovenste rij vast te zetten. Selecteer in het menu Weergave> Stilzetten> 1 rij. U kunt zien dat het werkte als u naar beneden scrolt in uw document. U zult merken dat de bevroren rij aan de bovenkant van het vel blijft plakken.
Er is ook een andere manier om dit te doen. Als je naar de bovenstaande afbeelding kijkt, zie je een dikke grijze lijn die de bevroren rij scheidt. Dit staat meestal in de linkerbovenhoek van de lege cel. U kunt zien dat de verticale scheidingslijn die wordt gebruikt om kolommen vast te zetten, er nog steeds is.
U kunt die grijze lijnen slepen om de kolommen en rijen aan te passen die bevroren zijn. Zorg ervoor dat u de scheidingslijn sleept en de grootte van de kolom of rij niet wijzigt als u de scheidingslijnen van een kolom of rij verwijdert.
Sorteren op enkele kolommen is een uitstekende manier om uw gegevens te ordenen. Als je een alfabetische lijst met nummers of albums wilt zien, dan is dat alles wat je nodig hebt. Maar als u de gegevens wilt analyseren, helpt het om op meerdere kolommen te sorteren.
Stel dat u bijvoorbeeld wilt zien wat de populairste nummers in elk album zijn. Het eerste dat u moet doen, is al uw gegevens selecteren. U kunt dat doen door op de lege cel in de linkerbovenhoek te klikken of door op te drukken Ctrl + A. Selecteer vervolgens Sorteer bereik van de Gegevens dropdown in de menubalk.
Klik Gegevens hebben een koptekstrij om de bevroren kolomtitels te zien in plaats van de letters. Dit helpt enorm als je veel kolommen hebt, zoals in deze spreadsheet die van A tot Z gaat.
De volgende stap is om de eerste kolom te selecteren waarop u wilt sorteren. Dan klikken Voeg nog een sorteerkolom toe en selecteer een andere. U kunt op zoveel kolommen sorteren als u wilt. En je kunt ze in verschillende richtingen sorteren. In dit voorbeeld wordt populariteit gesorteerd van hoog naar laag, zodat we eerst de populairste nummers kunnen zien.
De volgorde waarin u kolommen toevoegt, is belangrijk omdat Google Spreadsheets ze in die volgorde sorteert. Dus als we eerst populariteit kozen, en daarna albums, zouden we een lijst krijgen met alle nummers in volgorde van populariteit. Vervolgens worden de albums met nummers met dezelfde populariteit alfabetisch gesorteerd.
Wat we in plaats daarvan willen doen, is albums eerst op naam groeperen en vervolgens de nummers met de meeste populariteit binnen dat album zoeken.
Het op deze manier sorteren van uw spreadsheet is slechts het begin van wat u kunt doen met Google Spreadsheets. Bekijk deze voor meer informatie krachtige Google Spreadsheets-scripts.
Ga naar het volgende niveau met filters
Nu je hebt geleerd hoe je kolommen sorteert, is de volgende stap om te leren hoe je ze kunt filteren. Filteren werkt heel goed met sorteren, omdat u hiermee naar specifieke gegevens kunt zoeken en de weergegeven gegevens kunt beperken.
U kunt bijvoorbeeld naar een artiest zoeken en hun albums in alfabetische volgorde sorteren. Of je kunt het blad filteren om alleen nummers weer te geven met een dansbaarheidsscore van 0,8 of hoger en niets anders.
U kunt filteren activeren door op te klikken Maak een filter van de Gegevens dropdown in de menubalk. De kolomtitels tonen dan een pictogram met drie regels ernaast. Als u op dit pictogram klikt, verschijnt er een menu met zoek- en filteropties die u kunt verkennen
Gefeliciteerd! U bent nu een stap dichter bij het beheren van uw gegevens als een professional.
Je hebt geen glimmende nieuwe apps en websites nodig om je leven te organiseren. Het enige dat u nodig heeft, zijn Google Spreadsheets en deze betrouwbare sjablonen.
- Productiviteit
- Werkblad
- Google Spreadsheets
- Gegevensanalyse
Lee is een fulltime nomade en een polymath met veel passies en interesses. Sommige van die passies draaien om productiviteit, persoonlijke ontwikkeling en schrijven.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.