Filteren in Excel om de gewenste gegevens weer te geven

U hebt dus duizenden rijen met gegevens in een Excel-blad en u wilt door de rijen bladeren om een ​​patroon in de kolommen van de gegevens te vinden.

Je weet dat je een Excel-filter nodig hebt om je daarbij te helpen, maar je weet niet hoe je dat moet aanpakken. Hier bespreken we de beste manieren om uw Excel-blad te filteren en de gegevens te tonen die u nodig heeft.

Hoe te filteren in Excel

Stel dat u een Excel-blad heeft met drie kolommen: leeftijdsgroep, regio en het aantal verkopen. In dat geval kan een Excel-filter handig zijn wanneer u uw verkoopprestaties in een geselecteerde regio op basis van een bepaalde leeftijdsgroep wilt zien.

Excel-filters kunnen ook handig zijn als u eerder een kleinere groep wilt maken uw Excel-gegevens in een grafiek uitzetten.

Hoe maak je een grafiek in Excel

Nooit een grafiek in Excel gemaakt? Hier leest u hoe u een grafiek in Excel maakt en deze aanpast met de meest voorkomende grafiektypen.

Laten we eens kijken naar de volgende methoden voor het filteren van gegevens in Excel.

Filteren op basis van categorieën

Zodra u uw gegevensblad heeft geopend, klikt u op het Excel-lint op Gegevens.

Zoek vervolgens het Sorteren en filteren groep en klik Filter. Dit plaatst een vervolgkeuzeknop op elke kolom van uw gegevensblad.

Als uw gegevens bijvoorbeeld een geslachtskolom hebben, wat een categorische variabele is, kunt u besluiten om uw gegevens te filteren om alleen de vrouwelijke vermeldingen te zien.

Om dat te doen, klikt u op de vervolgkeuzeknop in uw categorische kolom naar keuze (in dit geval geslacht). Vink alles uit in het menu dat verschijnt door op het Selecteer alles doos. Selecteer vervolgens de waarden waarop u uw gegevens wilt filteren en klik op OK.

Die bewerking filtert de gegevens op basis van de vrouwelijke vermeldingen, of wat uw categorische gegevens naar keuze ook waren. U kunt dan de linkerbenedenhoek van het Excel-bestand controleren om het aantal records op dat specifieke filter te zien.

Hoewel deze optie ook werkt voor getallen, is deze meestal inefficiënt en ontmoedigend. Dat komt omdat getallen een groter bereik aan waarden kunnen hebben. Het doorlopen van de lange lijst kost daarom tijd.

Nummerfilters gebruiken in Excel

Soms wilt u misschien filteren op basis van een bepaald cijferbereik.

Om het nummerfilter te gebruiken, klikt u op Filter in het lint. Klik vervolgens op de vervolgkeuzeknop bovenaan de kolom met de nummers die u wilt filteren.

Ga in het volgende menu naar Nummerfilters en selecteer uw voorkeurskeuze uit de opties die verschijnen.

Als u bijvoorbeeld de kolom wilt filteren op basis van alle getallen die kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaald getal, van de Nummerfilters opties, selecteer Minder dan.

U kunt ook de En/Of sectie om een ​​tweede filter voor uw nummers toe te voegen.

Klik OK wanneer je klaar bent.

Er zijn veel op cijfers gebaseerde filteropties beschikbaar. Je kunt met ze spelen om te zien hoe ze werken.

Geavanceerde filters gebruiken in Excel

De geavanceerde filtermethode van Excel biedt een flexibelere manier om gegevens te filteren. Met het geavanceerde filter kunt u uw gefilterde resultaat scheiden van de brongegevens door het in hetzelfde blad of in een nieuw Excel-blad te plakken.

Om het geavanceerde filter te gebruiken, maakt u een nieuwe kolom aan de rechterkant van uw blad. In deze nieuwe kolom stelt u uw filtercriteria in. U kunt een spatie laten tussen deze criteriakolom en de laatste kolom van uw brongegevens om ze desgewenst te scheiden.

Typ in de criteriakolom de exacte naam van de brongegevenskolom die u wilt filteren; een beter alternatief is om de kolomkop te kopiëren en te plakken om fouten te voorkomen.

Typ in de volgende rij de waarde waarop u uw gegevens voor die kolom wilt filteren. Als u bijvoorbeeld de gegevens voor alle mannen in de geslachtskolom van de brongegevens wilt zien, typt u "man" onder "geslacht" in uw criteriasectie.

U kunt desgewenst meerdere criteriakolommen maken om op te filteren. Om dat te doen, kopieert u de gewenste kolomnamen uit de hoofdgegevens en plakt u ze na uw eerste criteriakolom.

Typ onder elke kolomkop de gegevenswaarde waarop u wilt filteren.

Jij kan gebruik Excel Booleaanse functies zoals kleiner dan () als criteria voor het filteren van getallen.

Nadat u het bovenstaande proces heeft gevolgd, selecteert u Gegevens in het Excel-lint. Binnen de Sorteren en filteren groep, klik Geavanceerd.

Klik in het menu dat wordt geopend op de pijl-omhoog naast het Lijstbereik veld en kies welk deel van uw gegevens u wilt filteren. Of negeer het Lijstbereik veld als u het filter op al uw gegevens wilt toepassen.

Plaats vervolgens uw cursor binnen het Criterium bereik veld en markeer de criteriakolommen die u eerder hebt gemaakt: koppen en waarden.

Klik OK om het filter toe te passen.

De gefilterde resultaten plakken met de geavanceerde filtermethode

Zoals we eerder vermeldden, kunt u het geavanceerde filter ook gebruiken om uw resultaat te scheiden en het ergens anders in hetzelfde blad of in een nieuw Excel-blad te plakken.

Herhaal hiervoor het bovenstaande proces voor het filteren van gegevens met de geavanceerde methode. Deze keer echter in de Geavanceerd filter menu, selecteer Kopieer naar een andere locatie.

Plaats vervolgens uw cursor binnen het Kopiëren naar en selecteer een cel in uw Excel-blad, en klik vervolgens op OK.

Deze bewerking kopieert het gefilterde resultaat en plakt het op de geselecteerde locatie in uw Excel-blad.

Hoe u het gefilterde resultaat met geselecteerde kolommen in Excel kunt bekijken

Als u alleen geselecteerde kolommen in de gefilterde gegevens wilt zien, markeert u die kolomkoppen en kopieert u ze.

Plak vervolgens de koppen ergens in hetzelfde blad, waar u uw gefilterde resultaat wilt zien.

Herhaal het bovenstaande proces om gefilterde resultaten te scheiden met de geavanceerde filtermethode. Maar deze keer, als je eenmaal bij de Kopiëren naar markeer de koppen die u hebt geplakt.

Dan klikken OK om het gefilterde resultaat onder deze koppen te bekijken.

Geavanceerde filters gebruiken om het gefilterde resultaat in een nieuw Excel-blad te plakken

Als u de resulterende gegevens in een nieuw blad wilt plakken, klikt u op de Toevoegen (+) knop in de linkerbenedenhoek van het Excel-blad om een ​​nieuw blad te openen.

Klik op een cel in het nieuwe blad om deze te activeren.

Selecteer Gegevens van het lint en klik op Geavanceerd om de Geavanceerd filter menu pop-up. Selecteer de Kopieer naar een andere locatie optie.

Plaats uw cursor in het Lijstbereik veld en spring naar het blad dat de brongegevens bevat. Markeer vervolgens de volledige brongegevens.

Plaats vervolgens uw cursor in het Criterium bereik markeert u de criteria die u eerder in het brongegevensblad hebt gemaakt.

Selecteer de Kopiëren naar veld. Selecteer vervolgens opnieuw een cel op het nieuwe blad. Klik OK om het gefilterde resultaat op het nieuwe blad te plakken.

Notitie: Om dit te laten werken, moet u ervoor zorgen dat u het doelblad activeert door eerst op een cel erin te klikken.

Verwant: Hoe Excel-bestanden en -bladen samen te voegen

Haal het meeste uit Excel-filters

Hoewel er andere opties zijn om gegevens te filteren, is Excel een van de meest veelzijdige productiviteitstools die er zijn. Hoewel Excel-filters een beetje verwarrend kunnen zijn, is het gemakkelijk als je deze trucs eenmaal onder de knie hebt.

We hebben hier de meest voorkomende manieren besproken om gegevens in Excel te filteren, maar er zijn zelfs meer geavanceerde opties beschikbaar als je speelt met het geavanceerde filter. Als het gaat om het analyseren van uw gefilterde gegevens, heeft u mogelijk ook een Excel-formule nodig.

15 Excel-formules die u zullen helpen bij het oplossen van echte problemen

Excel is niet alleen voor bedrijven. Hier zijn verschillende Microsoft Excel-formules die u zullen helpen bij het oplossen van complexe dagelijkse problemen.

Over de auteur