Google Doc lijkt misschien eenvoudig aan de oppervlakte, maar de cloudproductiviteitstool heeft veel over het hoofd geziene functies die u kunnen helpen meer te doen op het werk.
In dit artikel bekijken we verschillende Google Doc-functies die u waarschijnlijk niet kende, en hoe u deze kunt gebruiken om tijd te besparen bij het maken van inhoud.
Houd er rekening mee dat deze functies meestal toegankelijk zijn via de desktopversie van de Google Documenten-tool. Degenen die ook op de mobiele versie kunnen worden gebruikt, worden aangegeven.
1. Spraakgestuurd typen
Om de functie voor spraakgestuurd typen te gebruiken, opent u een document en klikt u op Gereedschap via de menubalk bovenaan de pagina. Selecteer Spraakgestuurd typen uit de vervolgkeuzelijst.
Er verschijnt een microfoon op uw scherm met een taalmenu waarin u de spreektaal van uw voorkeur kunt selecteren. Als u klaar bent om uw tekst in te spreken, klikt u op de microfoon of drukt u op Cmd + Shift + S (als u een Mac gebruikt) of Ctrl + Shift + S (als u een Windows-pc gebruikt) om de opname te starten.
Als u interpunctie tussen tekst wilt toevoegen, zegt u de naam van het leesteken dat u wilt toevoegen, zoals ‘punt’, ‘komma’ of ‘vraagteken’. U kunt opmaakinstructies geven zoals ‘nieuwe regel’ of ‘nieuwe alinea’, of ‘stoppen met luisteren’ als u even wilt stoppen met typen met spraakgestuurd typen, en ‘hervatten’ wanneer u klaar bent om verder te gaan.
Zoek hier de geavanceerde bewerkingsopdrachten op lijst met opdrachten op de ondersteuningspagina van Google.
U kunt deze functie ook gebruiken voor het transcriberen van audio. Speel gewoon de audio (van uw telefoon of een ander apparaat) naar de spraak-naar-tekst, en het zou het voor u moeten typen. Mogelijk moet u een paar bewerkingen uitvoeren, maar u zou veel tijd hebben bespaard.
Verwant: Google Doc-tips die binnen enkele seconden duren en u tijd besparen
Leer enkele geheimen die de productiviteit van uw Google Documenten een boost zullen geven met behulp van deze snelle en eenvoudige tips.
De functie voor spraakgestuurd typen is alleen beschikbaar op de desktop, maar werkt alleen in de Chrome-browser.
2. Offline bewerken
Veel mensen zijn dol op Google Documenten vanwege de functie voor direct opslaan in de cloud, maar het kan lastig zijn als u een tijdje geen toegang tot internet heeft. Het goede nieuws is dat u uw bestanden nog steeds offline kunt openen en bewerken.
Deze functie is alleen beschikbaar in Google Chrome en u moet het Google Docs Offline Chrome-extensie. Zorg er ook voor dat u niet in de privémodus browst.
Deze functie moet worden geïmplementeerd wanneer u online bent, maar als u klaar bent, kunt u offline tekst schrijven en bewerken, waarna ze worden opgeslagen in de cloud wanneer u toegang krijgt tot internet. Hier is hoe.
Om het mogelijk te maken open en bewaar Google Documenten-bestanden offline, volg deze instructies. Deze functie is beschikbaar op pc's, iOS en Android.
3. Documentversiegeschiedenis bijhouden / herstellen
Als u alleen of met anderen aan een document werkt, kunt u wijzigingen in het document bijhouden met de functie Versiegeschiedenis.
U kunt het document ook tijdelijk of permanent herstellen naar een eerdere versie; een functie die een redder in nood kan zijn als u per ongeluk delen van uw document verwijdert en de Ongedaan maken knop om ze te herstellen.
Om de functie versiegeschiedenis te gebruiken, klikt u op het dossier in de menubalk en selecteer Versiegeschiedenis uit de vervolgkeuzelijst. U zult zien dat u ook een versie een naam kunt geven, zodat u die kunt gebruiken om continue wijzigingen in het document bij te houden, vooral als andere gebruikers hetzelfde document bewerken.
Deze functie is alleen beschikbaar op de desktop.
4. Suggestie- en beoordelingsmodus
Hoewel het geweldig is om met anderen samen te werken en samen een document te bewerken, kan het moeilijk (en rommelig) zijn om bij te houden welke wijzigingen elke persoon heeft aangebracht.
Met de suggestiefunctie kunt u eenvoudig bewerkingen voorstellen als u het document helemaal niet wilt wijzigen. Uw suggesties verschijnen in de editor als commentaar op de zijbalk en de editor kan direct wijzigingen aanbrengen door de suggestie te accepteren. U kunt ook gespreksdraden voortzetten met Antwoord, zodat u direct op de documentpagina feedback kunt geven en ontvangen zonder heen en weer te hoeven sturen.
Om bewerkingen voor te stellen, klikt u op het potloodpictogram voor de bewerkingsmodus in de rechterbovenhoek van uw geopende document en selecteert u Suggereren.
Om het document zonder de suggesties te bekijken, klikt u op Bekijken. U kunt lezen zonder doorhalen en pop-ups met opmerkingen.
Om tijd te besparen, kunt u alle suggesties in één keer accepteren of afwijzen. Klik Gereedschapen selecteer Bekijk voorgestelde bewerkingen. Klik Accepteer alles of Alles afwijzen.
Deze functie is alleen beschikbaar op de desktop.
5. Voeg lettertypen toe
Als je ooit wilt stileer uw tekst passend bij uw boodschap, kunt u dat ook doen met Google Documenten. Afgezien van de 24 standaardlettertypen die al in de Google Documenten-tool zijn geprogrammeerd, kunt u verschillende coole lettertypen naar keuze toevoegen om uw tekst visueel te versterken.
Om lettertypen toe te voegen, klikt u gewoon op Lettertypen op de menubalk en selecteer Meer lettertypen. Selecteer zoveel lettertypen als u wilt uit de meegeleverde verzameling.
Deze functie is alleen beschikbaar op de desktop.
6. Vergelijk documenten
Dit is een andere functie die u kunt gebruiken om wijzigingen bij te houden die door uzelf of een medewerker in een document zijn aangebracht. Het is vooral handig voor grote documenten, en zoals de naam al doet vermoeden, kunt u twee documenten vergelijken om de verschillen tussen de documenten te zien.
Om deze functie te gebruiken, opent u het basisdocument waarvoor u een vergelijking wilt maken en klikt u vervolgens op het Gereedschap en selecteer Vergelijk documenten.
Selecteer in het dialoogvenster dat verschijnt het document waarmee u het wilt vergelijken op uw Drive en klik op Vergelijken. In de Ken verschillen toe aan voer de naam in van de medewerker die de auteur van de voorgestelde bewerkingen in het uiteindelijke document zal zijn.
De verschillen worden op dezelfde manier weergegeven als in het Suggereren modus die we hierboven hebben besproken, en u kunt ook bewerkingen accepteren of weigeren.
Deze functie is alleen beschikbaar op de desktop.
7. Zoek en vervang
Als u ooit meerdere exemplaren van een fout in uw tekst moet vervangen, maakt Google Documenten het gemakkelijk om dit te doen met de functie Zoeken en vervangen.
Voor gebruikers die bekend zijn met de functie Zoeken en vervangen in Microsoft Word, werkt dit precies hetzelfde.
Gebruik de snelkoppeling om een bepaald woord of een bepaalde zin in uw document te zoeken Ctrl + F op een Windows-pc of Command + F op een Mac. Typ het woord in het veld "Zoeken in document".
Om de gevonden tekst te vervangen, klikt u op de drie stippen aan de rechterkant en selecteert u Zoek en vervang.
Voer vervolgens de tekst in het Vind veld en de vervangende tekst in het Vervangen door veld. Blader door de tekstinstanties met de cursor omhoog en omlaag, en klik Vervangen om ze afzonderlijk uit te wisselen. Of klik Vervang alles om alle geselecteerde tekst in één keer te vervangen.
8. Gebruik een woordenboek
Om u te helpen concentreren en te voorkomen dat u tussen tabbladen moet wisselen wanneer u de betekenis van een woord zoekt, heeft Google Documenten een in-app woordenboek.
Wanneer u typt en een woord moet opzoeken, markeert u het woord, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Bepalen uit het menu. De Dictionary-tool zoekt op internet naar de definitie van het woord en deze verschijnt aan de rechterkant van uw scherm.
9. Voeg taalaccenten toe
Zeg maar dag tegen het onthouden van sneltoetsen met accenttoetsen, of kopieer / plak letters met accenten uit andere documenten.
Als u letters met accenten wilt gebruiken, moet u downloaden de add-on "Easy Accents". Hiermee kunt u accenten voor 20 verschillende talen rechtstreeks vanuit een zijbalk in uw document invoegen.
Download de Google Doc-add-on door het Gereedschap menu en klik vervolgens op Add-ons en Krijg add-ons. Zoek in het Google Marketplace-vak dat verschijnt naar Gemakkelijke accenten en klik op de blauwe installatieknop om deze toe te voegen aan uw Google Documenten-add-oncollectie.
Klik na het installeren op het Add-ons menu om de add-on Easy Accents te selecteren en begin met het toevoegen van de juiste accenten aan al uw buitenlandse woorden.
Deze add-on is alleen beschikbaar op desktopcomputers, maar mobiele toetsenborden ondersteunen doorgaans taalaccenten, zodat u zonder de add-on tekst met accenttekens op uw telefoon kunt schrijven.
10. Maak aangepaste snelkoppelingen
De meeste mensen zijn er bekend mee Microsoft Word-snelkoppelingen, maar u kunt ook uw eigen snelkoppelingen maken in Google Documenten. Om aangepaste snelkoppelingen te maken, klikt u op Extra> Voorkeuren> Vervanging. Je zult merken dat er al een paar breuken en sneltoetsen voor symbolen zijn (zoals het veranderen van 3/4 in ¾), maar voel je vrij om er zelf een paar toe te voegen.
Deze functie is alleen beschikbaar op de desktop.
Doe meer met Google Documenten
Nu u deze Google Documenten-tools heeft geleerd, kunt u ze gebruiken bij het maken van uw volgende document. Hopelijk maken ze het u gemakkelijker!
Met deze tijdbesparende Google Documenten-sjablonen kunt u uw documenten afwerken in plaats van ze samen te voegen.
- Internet
Keyede Erinfolami is een professionele freelanceschrijver met een passie voor het ontdekken van nieuwe technologie die de productiviteit in het dagelijks leven en op het werk kan verbeteren. Ze deelt haar kennis over freelancen en productiviteit op haar blog, samen met hete kijk op Afrobeats en Popcultuur. Als ze niet aan het schrijven is, kun je haar vinden terwijl ze Scrabble speelt of de beste hoeken zoekt om natuurfoto's te maken.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve aanbiedingen!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
