De eerste stap van GTD is om al het "spul" uit je hoofd te krijgen. Een van de manieren om dit te doen is door alles op 3x5 kaarten op te schrijven, en het beste digitale equivalent van 3x5 kaarten is de Kanban-techniek.
Laten we de stappen van GTD doorlopen en zien hoe goed ze passen in Kanban.
Verzamel je gedachten
Als je net als de meeste mensen bent, heb je waarschijnlijk 100 verschillende taken, projecten, ideeën en andere dingen (zoals GTD het noemt) in je hoofd rammelen. Laten we beginnen met het maken van een inbox om dat allemaal te ontladen.
We gaan gebruiken Trello omdat het de meest populaire Kanban-tool is en een royale gratis laag biedt. Bovendien heeft Trello geweldige sneltoetsen en een goed georganiseerde gebruikersinterface. Dat maakt het een van de snelste en gemakkelijkste programma's om voor deze taak te gebruiken.
Je gedachten eruit kunnen krijgen zonder veel extra stappen is van vitaal belang tijdens het brainstormen. Maar je bent nog steeds welkom om een alternatief voor Trello Als je dat wil.
Vind je het idee van Trello leuk, maar niet Trello zelf? Deze alternatieve Kanban-apps kunnen worden geïntegreerd met agenda's, e-mail, Slack en meer.
Begin met het maken van een nieuw bord en noem het "GTD".
Vervolgens gaan we een Postvak IN lijst om al onze spullen uit te laden.
Neem nu een paar minuten de tijd en maak een kaart voor elke gedachte en elk idee dat u in uw achterhoofd heeft. Begin door op het Een kaart toevoegen knop. Typ vervolgens uw eerste taak of idee, wat het ook is, en klik erop Enter.
Herhaal dit proces totdat u niets anders meer kunt bedenken.
Stel lijsten op die passen bij het GTD-systeem
De volgende stap is om te bepalen of elk van de items in onze inbox bruikbaar is. Dat wil zeggen: kun je er iets aan doen of niet?
Laten we eerst twee lijsten maken met actiegerichte items. Als er iets kan worden gedaan, moet u beslissen of het minder dan twee minuten duurt of niet. Als dit het geval is, moet u er zo snel mogelijk aan werken.
Als dit niet het geval is, moet u het in een andere stap verder opsplitsen. De twee lijsten die u hiervoor nodig heeft, zijn "Projecten" en "To-do Today".
Klik Voeg nog een lijst toeen maak vervolgens de twee lijsten, net zoals u deed met het toevoegen van kaarten aan de inbox.
Als een item geen actie kan ondernemen, kan het naar een paar verschillende plaatsen gaan. Vraag eerst "Is dit belangrijk?" Als het niet iets is waar je gepassioneerd over bent, kun je het verwijderen en vergeten.
Vraag vervolgens of dit iets is waar je ooit aan zou willen werken, maar nog niet helemaal. Misschien is het een verre droom. Of het kan iets zijn dat pas op een bepaald moment in de toekomst mogelijk zal zijn. Maak voor situaties als deze een lijst met de naam "Someday / Misschien".
Als het item belangrijk is, maar informatief in plaats van bruikbaar is, moet het in een "Referentie" -lijst worden geplaatst. Kanban is beter geschikt voor actiegerichte items. De referentielijst moet dus een tijdelijke stop zijn voor de informatie totdat deze naar een betere plek wordt verplaatst, zoals een lichtgewicht web-app voor het maken van notities.
Lijsten die u kunt toevoegen als u met een team werkt
Nadat u heeft vastgesteld dat een kaart actiegericht is, kunt u er mogelijk nog steeds geen actie op ondernemen. Het kan zijn omdat u wacht tot iemand iets anders afmaakt voordat u kunt beginnen. Of misschien moet iemand anders aan dit project werken.
Maak voor het eerste scenario een lijst "Uitgesteld". U kunt een vervaldatum instellen om een herinnering te krijgen wanneer het blokkeerproject moet worden voltooid. Open de kaart door erop te klikken en selecteer Opleveringsdatum om de kalender te openen.
Maak voor het tweede geval een lijst met de naam "Gedelegeerd". Nadat u een kaart naar die lijst heeft verplaatst, kunt u andere leden aan de kaart toevoegen. Iemand moet de leden echter hebben uitgenodigd om toegang te krijgen tot het bord.
Open de kaart en selecteer Leden. Zoek vervolgens het lid met wie u de verantwoordelijkheden wilt delen.
Sorteer eerst en denk dan na over uw projecten
Nu is het tijd om uw inbox daadwerkelijk te doorlopen en items naar de juiste lijsten te slepen. Begin bovenaan de lijst en werk naar beneden. Overweeg voor elk item de categorieën die u heeft gemaakt en waar het thuishoort.
Nadat je al je items hebt gesorteerd, wil je je projecten analyseren. Bekijk ze allemaal en denk na over de complexiteit. Als het een eenvoudig project is, kunt u een checklist aan de kaart toevoegen. Open de kaart door erop te klikken. Dan klikken Checklist en begin met het toevoegen van uw items, net zoals u de kaarten heeft toegevoegd.
Voor grotere projecten kunt u een nieuw bord maken om dat project te beheren. U kunt de kaart vervolgens naar het nieuwe bord verplaatsen. Plaats hiervoor de muisaanwijzer op de kaart die u wilt verplaatsen en klik op het potloodpictogram. Klik vervolgens op Actie, en kies het bord waarnaar u het wilt verplaatsen in de vervolgkeuzelijst.
Een andere optie voor grote projecten is ook het maken van een checklist. Het is een goede manier om te gaan als u een idee heeft van wat u met uw project wilt doen, maar er niet klaar voor bent om er veel werk in te steken.
U kunt als tijdelijke aanduiding een globale lijst met items in een checklist maken. Zie het als brainstormen over ideeën voor uw inbox, dit zijn alleen potentiële subprojecten. Als u klaar bent, kunt u uw kaart naar een ander bord verplaatsen. En u kunt van elk item in uw checklist een nieuwe kaart maken.
Houd het systeem gaande
Aan de slag gaan met GTD is eenvoudig; je kunt het in een uur of twee doen. Maar u moet het systeem onderhouden, anders zal het u in de steek laten. Neem een of twee keer per week contact op met je GTD Trello-bord. Dump uw nieuwe gedachten in de inbox en evalueer de items in elk van uw lijsten opnieuw. Zoek uit of ze nog op de juiste plek zitten of niet.
Als je projecten hebt voltooid, heb je twee opties. U kunt de kaart verwijderen als u er niets meer van hoeft te weten. Of als u een overzicht van uw eerdere projecten wilt, kunt u een "Gereed" -lijst maken en voltooide projecten daar naartoe verplaatsen.
Dit systeem kan je ook helpen bij het plannen van je week. U kunt nog een lijst toevoegen met de naam "To-do Next". Deze lijst is voor projecten waaraan u de komende dagen of de komende week wilt werken. Als je je Trello-bord zondagavond of maandagochtend bekijkt, kun je dan je werk voor de week plannen.
Maak dit systeem van jou. U hoeft GTD niet tot op de letter te volgen als het niet voor u werkt. Voel je vrij om het door elkaar te halen en verschillende methoden uit te proberen. Het belangrijkste is dat je eraan blijft werken! Stel indien nodig een kalenderherinnering in, aangezien het systeem alleen blijft werken als u aan het systeem blijft werken.
Hier leest u hoe u de Japanse projectmanagementtechniek van Kanban gebruikt om uw workflow in een groep of solo te optimaliseren.
- Productiviteit
- Samenwerkingsinstrumenten
- GTD
- Taak beheer
- Trello
- Productiviteitstips
Lee is een fulltime nomade en een polymath met veel passies en interesses. Sommige van die passies draaien om productiviteit, persoonlijke ontwikkeling en schrijven.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.