Hoe u een e-mail plant in Outlook

Soms heb je misschien te veel mensen om contact op te nemen en niet genoeg tijd. Het zijn dit soort dagen die het meeste profiteren van geautomatiseerde technologie. U kunt een e-mail schrijven en deze een week later door Outlook laten verzenden.

Hier is een handleiding voor het plannen van een e-mail in Outlook. Er zijn niet meer dan een paar stappen voor nodig. Schrijf het bericht, kies de datum en laat de software de rest doen. Als u iets wilt wijzigen voordat de e-mail vertrekt, kunt u dat net zo gemakkelijk doen. Laten we wat meer in detail treden.

1. Maak een nieuwe e-mail op Outlook

Start Outlook en klik op het nieuwe e-mail knop. Schrijf uw bericht zoals normaal, ontvangers toevoegen, en alles wat je maar wilt. Wat er in de e-mail staat, heeft geen invloed op de vertraagde bezorging in Outlook.

U kunt ook de e-mail opstellen nadat u deze heeft gepland. Welke kant je het ook op doet, is geheel aan jou, maar doe wel wat moeite om je zetten te plotten, of dat nu voor persoonlijk of professioneel gebruik is.

Zo ver gaan als het opmaken van een vijfjarig doelplan en hulpmiddelen om dit te ondersteunen, zoals OneNote en Trello, is uiteindelijk de beloningen waard. En uw e-mails zijn een goede plek om te beginnen.

2. Plan en beheer uw e-mail

Als u klaar bent voor de volgende stap, gaat u naar het Opties tab en klik op het Vertraagde levering knop. Zoals hierboven gesuggereerd, is dit actief en beschikbaar, ongeacht of uw e-mail iets bevat of niet.

De knop opent een venster met veel leuke opties. Als u alleen geïnteresseerd bent in het plannen van een e-mail in Outlook, gaat u rechtstreeks naar het Bezorgopties sectie.

Vink het vakje aan naast het Lever niet eerder commando en stel vervolgens de datum en tijd in. Klik ten slotte op Dichtbij en Outlook slaat uw instellingen op.

Extra opties op de Vertraagde levering window kan uw geautomatiseerde e-mails nog efficiënter maken.

U kunt een vervaldatum instellen, zodat het systeem weet dat het bijvoorbeeld geen e-mail hoeft te sturen nadat de deadline van een project is verstreken.

Als u in een team werkt en de e-mails van iedereen in Outlook staan, kunt u de antwoorden op uw e-mail naar een specifiek iemand laten gaan.

Andere beheerinstellingen zijn onder meer het kunnen vragen om bezorg- en leesbevestigingen. U kunt zelfs een e-mail als gevoelig markeren en deze versleutelen om de interactie veilig te houden.

De mogelijkheid van Outlook om e-mails te plannen is er een van veel verborgen en handige functies om te ontdekken. Ze kunnen u helpen het meeste uit de software van Microsoft te halen en de productiviteit te verhogen.

3. Stuur uw e-mail

Klik met alles op zijn plaats Sturen en Outlook plant de e-mail. Om precies te zijn, het gaat naar uw account Postvak UIT map, die u kunt openen vanuit de zijbalk.

De map bevat al uw getimede interacties, gerangschikt op datum, belangrijkheid, onderwerp en meer. Maar u kunt ze ook filteren op ongelezen, gemarkeerde en genoemde e-mails.

Om wijzigingen aan te brengen, gaat u gewoon opnieuw naar de e-mail en past u aan wat u wilt. Eenmaal verzonden, vindt u interacties in het Verzonden items map.

Best practices om een ​​e-mail in Outlook te plannen

Er zijn een aantal factoren die van invloed kunnen zijn op hoe het systeem presteert. Allereerst kun je zonder internet geen geautomatiseerde e-mail verzenden in Outlook, dus zorg ervoor dat je verbinding goed is en werkt wanneer je die nodig hebt.

Ten tweede is up-to-date software het beste. Afgezien van het missen van nieuwe functies, kan een oude versie van Outlook problemen opleveren bij het verbinden met internet of het synchroniseren van bijvoorbeeld gegevens. Dergelijke verstoringen maken uw werk moeilijker.

Houd ook rekening met veelvoorkomende technische problemen. Een die vaak verschijnt, is dat e-mails vastlopen totdat u ze handmatig selecteert Verzenden / ontvangen.

Dit gebeurt meestal als het Direct verzenden wanneer verbonden optie is niet aangevinkt in de geavanceerde instellingen van Outlook. Microsoft legt de oorzaak en oplossing verder uit.

Wees tot slot voorzichtig met uw planning. Controleer ten eerste of de datum en tijd van uw computer correct zijn. Overweeg ook factoren zoals tijdsverschil, feestdagen en hoe u de vertraagde e-mail formuleert, vooral als u deze voor de volgende maand plant.

Verfijn uw e-mailsysteem

Het is belangrijk om voor uzelf een praktische en comfortabele workflow op te bouwen. Automatisering neemt u veel werk uit handen. Tegelijkertijd helpt het om uw visie en businessplan verder uit te breiden dan het heden en hoeveel u kunt doen.

Het plannen van een e-mail in Outlook is de minst moderne oplossing die u kan leren. Bespaar kostbare seconden met slimme software die overal bij helpt, van het snel schrijven van e-mails tot het toewijzen van taken aan de juiste mensen. Wees niet bang om uw opties te verkennen.

6 beste tekstuitbreidingstools voor Windows

Een tekstexpander helpt u veelgebruikte zinnen sneller dan zelfs te typen. Dit zijn de beste tekstuitbreidings-apps voor Windows.

Over de auteur