Vergaderingen en taken plannen met Calendly

Het plannen van vergaderingen kan een omslachtig proces zijn. Het kan zijn dat u te veel tijd en energie moet besteden aan het heen en weer communiceren om een ​​geschikte vergadertijd te vinden.

Gelukkig vervangt een intuïtieve digitale tool dit inefficiënte planningsproces door een eenvoudige, tijdgevoelige methode. Deze tool heet Calendly.

In dit artikel laten we u zien hoe Calendly werkt en hoe u er het beste uit kunt halen.

Hoe werkt Calendly?

Als u bekend bent met het plannen van een vergadering in Microsoft Outlook, werkt Calendly op vrijwel dezelfde manier. Naast Outlook werkt Calendly ook met Google Agenda en Apple iCloud Agenda.

Wanneer u uw persoonlijke en werkagenda's synchroniseert, kunt u gebeurtenistypen maken. U kunt bijvoorbeeld een "vergadering van 15 minuten" en een type "vergadering van 30 minuten" hebben.

Van daaruit kunt u een boekingslink naar klanten, collega's of vrienden sturen. Deze mensen kunnen een van de evenementtypen kiezen die u eerder hebt gemaakt en vervolgens een tijd met u selecteren. Maakt u zich geen zorgen: ze hebben geen toegang tot de evenementen in uw agenda.

Dat is een kort overzicht van hoe Calendly werkt. Laten we nu op de details ingaan.

Agenda's toevoegen aan Calendly

Zorg ervoor dat uw agenda's gesynchroniseerd zijn voordat u gebeurtenistypen instelt.

Nadat u uw profiel heeft aangemaakt, klikt u op Account naast je profielafbeelding in de rechterbovenhoek van de website van Calendly. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Agenda-verbindingen.

Klik op de pagina Agenda-verbindingen op + Agenda-account toevoegen en dan Aansluiten naast het type agenda dat u wilt toevoegen. Helaas kunt u met het gratis abonnement slechts één agenda synchroniseren.

Controleer ook het configuratiegedeelte. Hier kunt u instellen welke agenda's Calendly controleert om conflicten tussen gebeurtenissen te voorkomen. Ook onder Configuratie, kunt u kiezen in welke van uw agenda's nieuwe evenementen verschijnen.

Gebeurtenistypen maken in Calendly

Hiermee kunt u nu nieuwe soorten evenementen maken die mensen kunnen boeken. Selecteer een van beide om te beginnen + Nieuw gebeurtenistype of + Maken>Soort evenement op uw Calendly-startpagina.

U ziet twee opties voor vergadertypes: Een op een en Groep. Aangezien de meesten Calendly waarschijnlijk zullen gebruiken voor een-op-een-bijeenkomsten, is dat waar we het hier over zullen hebben. Selecteer Creëer naast Een op een.

Vervolgens moet u de volgende details opgeven: naam, beschrijving, kleur en een specifieke URL van het evenement.

Wanneer u een vergaderlocatie kiest, kunt u een Zoom- of Google Meet-link selecteren, een telefoongesprek voeren of het evenement naar een specifieke plaats vragen.

U kunt zoveel locatiekeuzes toevoegen als u nodig heeft. Als u kiest voor een telefoongesprek, kunt u kiezen of u of de deelnemer het gesprek wilt beginnen. Nadat u deze stappen heeft voltooid, klikt u op De volgende.

Op deze pagina kun je het voldoen aan de verwachtingen plannen, zoals hoever van tevoren bezoekers een plek mogen boeken, de duur van de vergadering, op welke tijden u beschikbaar bent en welke buffertijd er voor of na de vergadering nodig is voor woon-werkverkeer of voor het inpakken dingen omhoog.

Als u wilt instellen hoeveel van dit specifieke evenemententype op een dag kunnen worden geboekt, kunt u dat doen onder de Aanvullende regels voor uw beschikbaarheidsgedeelte.

Zorg er ten slotte voor dat na het opnieuw selecteren van Volgende, uw evenement is ingesteld op Aan, en je bent klaar om te opereren.

U kunt meer evenementinstellingen wijzigen, zoals de vraag die de genodigde moet beantwoorden bij het boeken van een vergadering, hoe ze op de hoogte worden gesteld, wat verschijnt op de boekingsbevestigingspagina of betalingsspecificaties (alleen Calendly Pro-functie) voordat u terugkeert naar uw Startpagina.

Verwant: Manieren om van Google Agenda uw Windows-desktopagenda te maken

U kunt een Calendly-link op twee manieren delen. De eerste manier is om uw Calendly-URL te delen, die onder uw profielafbeelding en naam op de startpagina wordt weergegeven, waar bezoekers elk type evenement met u kunnen boeken.

Zodra ze op uw link klikken, worden de bezoekers omgeleid naar een vergelijkbare pagina als hierboven. Mensen zullen kunnen kiezen wat voor soort evenement ze willen en ook wat hun beschikbare tijd is.

De tweede optie is om een ​​link naar slechts één type evenement met de bezoeker te delen. Kopieer hiervoor de link of selecteer Delen op een specifiek evenementtype op uw Calendly-startpagina.

Welke optie u ook selecteert, u kunt uw Calendly-link kopiëren en plakken in een e-mail, sms of website (onder de Delen optie) en deel het met mensen zodat ze een afspraak met u kunnen plannen.

Hoe u een evenement boekt met Calendly

Hierboven ziet u hoe een specifieke evenemententypepagina eruitziet voor uw bezoekers. De uitgegrijsde dagen zijn in het verleden of wanneer u niet beschikbaar bent.

De persoon kan uw beschikbaarheid zien door een blauw gemarkeerde dag te kiezen en een tijd te selecteren. Zodra ze de tijd hebben bevestigd, vraagt ​​Calendly de persoon om zijn gegevens in te voeren (naam, e-mailadres, locatie, enz.).

Daarna ontvangt een bezoeker een e-mail met een agenda-uitnodiging en verschijnt de afspraak in zowel hun agenda als die van jou.

Verwant: Tools om Microsoft Outlook te synchroniseren met Google Agenda

Met Calendly is het eenvoudig om vergaderingen efficiënter te plannen. Het enige dat nodig is, is het basisproces leren.

Calendly is gratis te gebruiken, maar er zijn alternatieve abonnementsopties die meerdere soorten evenementen mogelijk maken, verbinding maken met meerdere agenda's, betalingen van gasten afhandelen en meer. U kunt uitchecken Calendy's prijzen hier.

Moet u Calendly gebruiken?

Dus misschien vraagt ​​u zich af of u Calendly wel of niet wilt gebruiken. Nou, als je constant tegen het plannen van knikken aanloopt, dan zeker. Zodra u gebeurtenistypen hebt ingevoerd, kan Calendly u talloze uren aan vervelende heen en weer plannen besparen.

Als u echter niet vaak vergaderingen plant, kan Calendly uw productiviteit belemmeren. Bovendien is het instellen van Calendly-gebeurtenistypen niet het beste gebruik van uw tijd wanneer u zelden vergaderingen plant.

Toch is Calendly slechts een van de digitale planningstools op de markt. Als Calendly niet aan uw behoeften voldoet, kunt u andere opties overwegen.

De 6 beste tools en apps voor het plannen van vergaderingen

Een planningsapp maakt het organiseren van bijeenkomsten eenvoudiger. Hier zijn de beste vergaderplanners die u kunt gebruiken om te beslissen wanneer u wilt vergaderen.

Lees Volgende

Over de auteur