8 must-know Google Agenda-tips om uw productiviteit te verhogen

Met Google Agenda kunnen teams vergaderingen en evenementen plannen voor effectieve samenwerking. Met tijdige herinneringen aan geplande gebeurtenissen is het gemakkelijker voor een persoon om zijn dagelijkse taken bij te houden zonder een belangrijke vergadering te missen.

Als u Google Agenda voor school of kantoor gebruikt, moet u deze functies zeker uitproberen. Laten we ze een voor een bespreken.

1. Maak een nieuw evenement met snelkoppelingen

Gebruik snelkoppelingen om nieuwe evenementen te maken. Het bespaart u tijd om Google Agenda te openen en handmatig evenementen te maken.

1. Open uw browser.
2. Type cal. nieuw in de zoekbalk van de browser en druk op Enter.

Volg het bovenstaande proces om een ​​nieuwe agenda-uitnodiging te openen om snel een nieuwe afspraak toe te voegen. Deze eenvoudige functie kan u helpen een paar seconden op het werk te scheren.

Het werkt voor zowel Mac als Windows in alle gangbare browsers.

Verwant: Google Agenda: elke sneltoets die u nodig hebt

2. Wijzig de standaardherinneringstijd

Standaard is de Google Agenda-herinnering 10 minuten. Elke melding zelfs 10 minuten eerder kan uw aandacht afleiden naar de toekomstige gebeurtenis en ervoor zorgen dat u uw aandacht verliest op de huidige taak die voor u ligt.

Als u dit wijzigt in minder dan drie minuten, kunt u een paar minuten besparen die u bij elkaar optelt als u elke dag veel evenementen moet bijwonen.

1. Ga naar je Homepage van de agenda.
2. Klik Instellingen in de rechterbovenhoek.
3. Ga naar Instellingen voor mijn agenda aan de linkerkant en klik op je agenda.
4. Scrol omlaag naar het Gebeurtenismeldingen instellen en het aantal wijzigen in het aantal minuten vóór de gebeurtenis waarvan u wilt dat de Google Agenda u hiervan op de hoogte stelt.

3. Geef gastrechten

U kunt onderbrekingen in uw werk voorkomen door uw collega's toestemming te geven om de vergadertijd en -datum te wijzigen.

Op deze manier leiden ze je niet af door een telefoontje of e-mail en hoef je het schema niet handmatig aan te passen.

1. Ga naar Algemeen tabblad in Instellingen.
2. Selecteer Gebeurtenisinstellingen en ga naar Standaard gastrechten.
3. Controleren Wijzig Event keuze.
4. Als je anderen geen toegang wilt geven om een ​​specifiek evenement te wijzigen, vergeet dan niet om het vinkje uit te schakelen Wijzig evenement toestemming aan de rechterkant voordat u deze met anderen deelt.

4. Geef meerdere tijdzones weer

Het inschakelen van de Geef meerdere tijdzones weer instellingen maken het plannen gemakkelijker in verschillende regio's. Als u werkt met mensen die zich in andere regio's bevinden, kan deze functie handig zijn.

1. Ga naar het Algemeen tabblad in Instellingen.
2. Selecteer Wereldklok en controleer het Toon wereldklok.
3. Klik op Voeg tijdzones toe om de gewenste tijdzone te selecteren en toe te voegen.

Een secundaire tijdzone toevoegen

U kunt ook een secundaire zone aan uw Google-agenda toevoegen om de exacte tijd te zien terwijl u e-mails verzendt naar uw vrienden die in die gebieden wonen.

Het bevindt zich direct boven de Word Clock-instellingen in hetzelfde Algemeen tabblad met instellingen.

Voeg een tijdzone toe en u kunt de extra secundaire tijdzone zien samen met uw primaire tijdzone terwijl u een uitnodiging instelt of verzendt.

5. Voeg onzichtbare gebeurtenissen toe

Onzichtbare evenementen zijn die privé-evenementen die alleen jij kunt zien. Met behulp van deze kunt u een gratis slot uit uw dagelijkse routine ophalen en uzelf een persoonlijke taak toewijzen om in die tijd te voltooien. Zo kunt u uw vrije tijd tussen de verschillende bijeenkomsten beter benutten.

Anderen kunnen deze slots echter als beschikbaar beschouwen en een afspraak met u maken die uw privé-evenementen zal vervangen. Houd de veranderingen dus in de gaten en beheer uw persoonlijke zaken dienovereenkomstig.

1. druk de Klik met de rechtermuisknop om een ​​gratis slot uit je agenda te kiezen.
2. Vul het Titel van het evenement en stel uw beschikbaarheid in op Vrij.
3. Stel standaard zichtbaarheid in op Privaat.
4. Klik Sparen.

Nu laat Google Agenda me weten wanneer het tijd is om de game met mijn vriend te spelen. Evenzo kunt u elke andere dringende taak toevoegen die u in uw vrije tijd moet afhandelen.

6. Voeg Gmail-filter toe aan een agendagebeurtenis

Als u elke week of maand terugkerende taken uitvoert, stelt u de afspraak één keer in Google Agenda in. Voeg een filter toe aan de e-mail waarmee u elke week of maand op de hoogte wordt gesteld van het evenement, zoals u het uitdrukt.

1. Zet een evenement in Google kalender met de titel, laten we zeggen Bel naar oma.
2. Ga naar je Gmail-account en maak een Filter door de onderstaande gegevens in te vullen.
3. Kies dan voor het Doorsturen optie en richt het naar uw Telefoonnummer.

De volgende keer dat die gebeurtenis nadert, zal Google Agenda u hiervan op de hoogte stellen via Gmail, die de e-mail vervolgens als tekst naar uw telefoon stuurt. Als je elke week een aantal belangrijke taken herhaalt, zal het ontvangen van dergelijke meldingen je punctueler en productiever maken.

Je kan ook synchroniseer Google Agenda met uw takenlijsten om je leven beter te organiseren.

7. Ontvang een dagelijkse agenda-e-mail

Met deze functie kunt u elke ochtend uw hele dagplanning via e-mail ontvangen. Maak er een gewoonte van om het schema voor de volgende dag te plannen voordat u gaat slapen, en Google Agenda stuurt een e-mail met de lijst met taken die u die dag moet uitvoeren.

1. Ga naar InstellingenMenu. Selecteer Instellingen voor mijn agenda.
2. Selecteer Mijn kalender en ga naar Gebeurtenismeldingen.
3. Onder Andere meldingen, selecteer E-mail voor dagelijkse agenda.

8. Voer een geavanceerde kalenderzoekopdracht uit

Gebruik de geavanceerde filters in het Google Agenda-zoekbalk om een ​​gebeurtenis of vergadering uit het verleden in enkele seconden te filteren.

U kunt de gegevens filteren met het exacte trefwoord voor de gebeurtenis, de naam van de persoon die de gebeurtenis of vergadering heeft bijgewoond, waar de gebeurtenis plaatsvond of het datumbereik voor de gebeurtenis. Voeg alle gegevens toe die u zich herinnert om uw zoekopdracht te verfijnen.

1. Op de Agenda-startpagina, klik op het vergrootglas, in de rechterbovenhoek, links naar instellingen, om de zoekbalk te openen.
2. Klik op de vervolgkeuzepijl om de geavanceerde zoekfilters weer te geven.
3. Voeg alle informatie toe die u zich herinnert.
4. Klik op Zoeken.

Als je een collega hebt die Zubair heet en je wilt weten op welke dagen je dit jaar een ontmoeting met Zubair hebt gehad.

Typ Zubair in het trefwoordfilter en klik op zoeken.

Hiermee wordt de exacte datum en tijd geopend waarop u een vergadering met Zubair hebt bijgewoond.

Houd er echter rekening mee dat als het zoekwoord 'Zubair' geen deel uitmaakte van de titel van het evenement, als u met dit zoekwoord zoekt, wordt dat evenement er niet uit gefilterd.

Stel de evenementtitels altijd zo in dat u ze later snel kunt controleren met deze optie.

Verbeter uw productiviteit met Google Agenda

Google Agenda zit boordevol functies waarmee u efficiënt evenementen kunt maken en georganiseerd kunt blijven. Profiteer van de bovenstaande functies om te beheren wat het leven je te bieden heeft.

Google Meet Breakout Rooms instellen in Google Agenda

Met Google Agenda kunt u brainstormruimten plannen in Google Meet. Leer hoe u het voor u kunt laten werken.

Lees Volgende

Over de auteur