5 manieren om te voorkomen dat werknemers bedrijfsgegevens stelen wanneer ze weggaan

Als een werknemer eenmaal besluit te vertrekken, kunnen veel bedrijven maar heel weinig doen om ervoor te zorgen dat ze blijven. Hoewel het normaal is dat werknemers zoeken naar groenere weiden, is het belangrijk om te begrijpen dat niet elke werknemer goede bedoelingen heeft als het tijd is om te gaan.

Een ding dat in feite een steeds vaker voorkomend probleem wordt voor bedrijven overal, zijn gestolen gegevens van ontslagnemende werknemers. Als u zich afvraagt ​​hoe u diefstal van werknemersgegevens kunt voorkomen, zijn hier een paar dingen waar u rekening mee moet houden.

1. Benadruk toestemming met beleid voor bewaking en gegevensbescherming

Het beschermen van uw bedrijfsgegevens is een praktijk die in elke fase van de levenscyclus van werknemers aanwezig moet zijn. Alle noodzakelijke praktijken om het bedrijf te beschermen, moeten echter altijd in toestemming worden geworteld.

Voordat werknemers met uw bedrijf aan de slag gaan, moeten werknemers al begrijpen wat de verwachtingen zijn als het om gegevens gaat. Ze moeten ook begrijpen met hoeveel toezicht ze instemmen om het te beschermen.

Verwant: Hoe u persoonlijke gegevens kunt beschermen tegen werkgevers

Met hun toestemming kunnen bedrijven zowel preventieve als proactieve maatregelen nemen om datalekken op te sporen.

Bedrijven moeten teams ook aanmoedigen om twijfelachtig gedrag te melden en de mogelijkheid daartoe te krijgen doe dit veilig en anoniem, vooral als het gaat om teams waarvan de gegevens het geheel kunnen beïnvloeden bedrijf.

2. Vestig institutioneel kennismanagement

Als het gaat om functies als verkoop, worstelen veel bedrijven met het verliezen van hun relaties zodra een verkoper vertrekt. Veel verkopers zullen proberen hun rekeningen mee te nemen naar hun nieuwe bedrijf, waardoor de waarde die uw bedrijf in de relatie heeft geïnvesteerd, verloren gaat.

Bovendien heeft het stelen van strategieën uit het plannen van vergaderingen meerdere effecten op bedrijven.

Dit kan niet alleen een verlies aan inkomsten opleveren, maar het kan ook leiden tot een verminderd teammoreel. Binnen een campagne werken multifunctionele teams vaak samen om contact op te nemen met klanten, pitches te bouwen, relaties te beheren en verkopen te sluiten. Dus als een bedrijf klanten verliest aan concurrenten door datalekken, is dat voor veel mensen teleurstellend.

Verwant: Bouw betere klantrelaties op met Keap

Om uw bedrijf te beschermen tegen het verlies van uw waardevolle netwerk van klanten, zijn er twee delen van de vergelijking: het creëren van een systeem voor het opslaan van institutionele kennisgegevens, en het decentraliseren van een klantrelatie door automatisering.

Als u merkt dat uw teams te overweldigd zijn om nog een stap in hun workflow toe te voegen, kunt u delen van het gegevensbeheer uitbesteden aan verkoopsoftware of specialisten. Er zijn al verschillende tools beschikbaar die relaties volgen en delen van de verkooppijplijn automatiseren.

3. Verhoog inbraakdetectiesystemen

Voordat een werknemer ontslag neemt, kunnen er enkele veelbetekenende signalen verschijnen.

Ten eerste kan het zijn dat werknemers vaker op LinkedIn zijn of door carrièreportals van andere bedrijven bladeren. Ten tweede gebruiken ze mogelijk Wi-Fi van het bedrijf om sollicitaties via e-mail te verzenden.

Als u vermoedt dat specifieke bedrijven proberen uw talent te piratereren met de bedoeling uw gegevens te stelen, stel dan een melding in voor alle correspondentie met deze bedrijven. Hoewel er na deze speculatieve pogingen geen onmiddellijke maatregelen hoeven te worden genomen, moeten beveiligingsteams de bewaking van risicomedewerkers verscherpen.

Of het nu gaat om het downloaden van een twijfelachtige bestandsgrootte, het verzenden van PDF's via gecodeerde berichtenplatforms of het verzenden ongewoon grote e-mails naar persoonlijke accounts, er zijn tal van manieren om datadiefstal en bedrijfsspionage op te sporen preventief.

4. Voer exit-interviews uit

Exit-interviews zijn een geweldige manier om te controleren of er rode vlaggen zijn voor vertrekkende werknemers en zelfs degenen die achterblijven. Door in de gaten te houden waar een medewerker naartoe gaat, kan de mogelijke intentie in het geval van gestolen gegevens in kaart worden gebracht.

Werknemers die bijvoorbeeld vertrekken om voor een concurrent in een vergelijkbare functie te gaan werken, lopen meer risico dan degenen die in een andere hoedanigheid in een niet-gerelateerde branche gaan werken. Als wordt aangenomen dat een werknemer een hoog risico loopt, moet hij worden gecontroleerd voor de resterende paar weken op het werk en zelfs de weken daarna.

Bovendien herinneren velen zich de voorwaarden van hun contract na ontslag niet meer voor die langdurige werknemers. Deze relevante contracten bevatten vertrouwelijkheidsovereenkomsten, concurrentiebedingen en andere gegevensgerelateerde voorwaarden.

Herinner werknemers tijdens een exitgesprek aan de specifieke voorwaarden waaraan ze nog steeds wettelijk gebonden zijn, zelfs als ze niet meer met u samenwerken.

Dit omvat het opzettelijk verspreiden van informatie die eigendom is van het bedrijf, evenals het niet bekendmaken, verwijderen of retourneren van gegevens die aan het bedrijf toebehoren. Dit is een geweldige manier om mensen te ontmoedigen die mogelijk de intentie hebben om gegevens te stelen, en dient als herinnering voor iedereen die simpelweg zijn arbeidsvoorwaarden is vergeten.

5. Procedures voor off-boarding

Na exit-interviews is het beveiligen van gegevens tijdens offboarding de volgende stap. Afgezien van het voor de hand liggende verzoek om bedrijfsapparatuur terug te sturen en eventuele administratieve toegang in te trekken, moeten beveiligingsteams ook een routine-interview houden over gegevensopslagpraktijken.

Interviews na ontslag moeten vragen bevatten over hun praktijken op het gebied van de veiligheid van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld, werken aan openbare wifi terwijl ze aan bedrijfsbestanden werken, vragen of ze thuis nog papieren exemplaren van gegevens hebben, of hun apparaten hebben uitgeleend aan vrienden of familieleden.

Hoewel het niet goed is om aan te nemen dat elke vertrekkende werknemer van plan is uw gegevens te stelen, is het veilig om aan te nemen dat velen er laks over zullen zijn. Deze handelingen kunnen, hoewel onbedoeld, toch worden toegeschreven aan de vertrekkende medewerker en brengen uw bedrijfsgegevens onnodig in gevaar.

Voorkom datalekken bij vertrekkende werknemers

Het aanleren van goede beveiligingspraktijken is voor elk bedrijf een investering die de moeite waard is. Zelfs als een medewerker maar een paar maanden bij u blijft, kunnen beleid en procedures voor gegevensbeheer veel mogelijke problemen binnen die tijd voorkomen.

Hoewel het vanaf het begin onmogelijk is om te weten welke werknemers betrouwbaar zijn, is het veel beter om gokken te vermijden. Ondanks dat u niet in de verleiding komt door concurrenten of van plan bent om bedrijfsgegevens te stelen, zijn er nog steeds manieren waarop dingen fout kunnen gaan. Sommige vertrekkende medewerkers kunnen simpelweg lui zijn en een datalek veroorzaken.

Of het nu gaat om kwaadaardige bedoelingen of pure onwetendheid, het beschermen van bedrijfsgegevens is een streven dat de moeite waard is om na te streven. Werknemers hebben het volste recht om door te stromen naar nieuwe bedrijven en beter passende functies. Uw bedrijfsgegevens hoeven echter niet mee te gaan.

Gebruik je je eigen toestel voor je werk? Hier leest u hoe u zakelijke en privégegevens beveiligt

Op deze manier kunt u op het werk een sterk Bring Your Own Device (BYOD) -beleid opstellen om informatie veilig te houden.

Lees Volgende

Over de auteur