Professioneel ogende Excel-spreadsheets maken

Microsoft Excel is een geweldig spreadsheetprogramma voor algemene doeleinden. Gezien hoe gemakkelijk het te gebruiken is, zullen er zeker fouten optreden bij het maken van meer gecompliceerde spreadsheets.

Enkele van de meest voorkomende fouten zijn complexe relaties, verborgen informatie, onbegrijpelijke berekeningen of gewoon fouten. Om consistent goede Microsoft Excel-bestanden te maken en te onderhouden, zijn er een aantal dingen die u altijd in gedachten moet houden.

Hoe maak je een goede spreadsheet op?

Het eerste dat u moet doen, is een organisatiestandaard kiezen voordat u begint met het ontwikkelen van uw spreadsheet. Als u in een professionele omgeving werkt, zal deze organisatiestandaard de weg bepalen voor alle gebruikers die uw spreadsheet zullen gebruiken / bewerken.

Een gedeelde standaard verbetert uw communicatie met het team en bespaart ontwikkeltijd.

Dat gezegd hebbende, is het cruciaal om uw spreadsheet te maken met het oog op de toekomst. U moet voorbereid zijn, want u zult zeker gevallen tegenkomen waarvan u zich niet bewust was toen u begon met het opzetten van de spreadsheet.

Door rekening te houden met toekomstige veranderingen, kunt u uw werkblad duurzamer maken. Dit betekent op zijn beurt dat u minder tijd verspilt aan het maken van een vervangend werkblad.

Verwant: Werken met werkbladtabbladen in Microsoft Excel

Profiteer van meerdere werkbladen

Het zal u misschien verbazen hoeveel professionals deze fout maken! Microsoft Excel biedt meerdere werkbladen en het is belangrijk dat u leert hoe u ze kunt gebruiken. U moet beginnen door verschillende soorten gegevens op verschillende werkbladen te plaatsen.

U kunt bijvoorbeeld de eerste paar werkbladen gebruiken voor de basisinformatie; de volgende werkbladen kunnen worden gebruikt voor berekeningen, terwijl het laatste blad vaak wordt gebruikt voor de resultaten en grafieken.

Dit varieert natuurlijk ook afhankelijk van het soort werk dat u doet en waar u zich het prettigst bij voelt. Houd er rekening mee dat het hebben van meerdere tabellen per werkblad veel problemen kan veroorzaken wanneer u ze probeert te sorteren, cellen in te voegen of op te maken.

Als u met een team werkt, is het voor iedereen gemakkelijker om te begrijpen wat er gebeurt als u meerdere werkbladen hebt die aan verschillende delen van het werk zijn gewijd.

De informatiestroom organiseren

De informatie moet van linksboven naar rechtsonder stromen en u moet uw werkbladen ordenen om deze structuur te volgen. Uw tijdlijn moet consistent zijn in al uw werkbladen, omdat dat het voor iedereen gemakkelijker zal maken om te begrijpen hoe de spreadsheet werkt.

Wanneer u de informatiestroom beheert, vermijd dan kriskras patronen, aangezien deze de lezers vaak afleiden. In dat opzicht moet u ook alle soorten kringverwijzingen vermijden.

Kolommen en rijen labelen

Hoewel het hebben van een eenvoudige spreadsheet zonder labels misschien niet verwarrend voor je is (als de maker van het werkblad), vinden andere gebruikers het misschien behoorlijk problematisch.

Daarom is het belangrijk dat u begint met het labelen van uw kolommen en rijen met eenvoudige namen. Zorg ervoor dat u consequent dezelfde namen gebruikt voor dezelfde soorten gegevens.

Wat te vermijden bij het schrijven van formules?

Als uw Excel-spreadsheet veel formules bevat, zijn er een aantal dingen die u kunt doen om het er een stuk professioneler uit te laten zien. Ten eerste, vermijd herhaalde berekeningen en bereken formules slechts één keer.

Als je een formule kopieert, vergroot je de kans op fouten. Om nog maar te zwijgen van het feit dat als u één formule wijzigt, het duplicaat dat u eerder hebt gemaakt, niet zal worden gewijzigd. Dit kan tot veel verwarrende fouten leiden.

Als u exact dezelfde formule opnieuw moet gebruiken, is het beter om terug te verwijzen naar de eerste instantie waar u de formule moest gebruiken.

Bovendien moet u het gebruik van vaste getallen in formules altijd vermijden. In plaats daarvan moet u voor vaste waarden afzonderlijke invoercellen gebruiken en de verwijzingen naar deze cel gebruiken wanneer u deze in berekeningen gebruikt.

Extra dingen die u moet vermijden bij het maken van spreadsheets

Een van de belangrijkste dingen die u moet vermijden bij het gebruik van Microsoft Excel, is de optie om Cellen samenvoegen. Dit is zelden een goed idee, en vaker wel dan niet, wordt het alleen gebruikt om de esthetiek te verbeteren. Door uw tabelcellen samen te voegen, heeft u een grotere kans op problemen met verwijzingen en berekeningen.

Een van de grootste risico's is als u verwijst naar een samengevoegde cel. Wanneer u verwijst naar een samengevoegde cel, zullen alle cellen deel uitmaken van uw berekeningen, terwijl slechts één ervan daadwerkelijk correct zal zijn.

Een ander ding dat u moet vermijden, is het verbergen van informatie, zoals rijen, kolommen en zelfs werkbladen. Dit vergroot alleen de kans dat andere gebruikers iets belangrijks missen wanneer ze met / aan de spreadsheet werken.

Bewaar de esthetiek voor het einde

De stijlopties van Excel zijn uitgebreid, waardoor u de celwaarden op veel manieren aan uw voorkeur kunt aanpassen. U kunt verschillende randen, kleuren, thema's en andere kenmerken kiezen.

Er is niets mis met het willen hebben van een specifiek ontwerp van uw spreadsheet, maar meestal krijgt u hierdoor abstracte informatie voor de kijker.

Als u van plan bent uw spreadsheet op te maken, probeer deze dan in het hele document consistent te houden. Een consistente en eenvoudige opmaakstijl helpt lezers uw spreadsheet een stuk gemakkelijker te begrijpen!

Daarnaast is het ook belangrijk om een ​​legenda te maken en je bronnen duidelijk te verduidelijken. U kunt leren hoe u op de juiste manier een diagramlegenda in Excel maakt op de officiële pagina Microsoft website.

Verwant: Sparklines toevoegen in Excel

Leer hoe u uw Excel-document er professioneel uit kunt laten zien

Het maken en onderhouden van consistent goede Excel-bestanden is niet zo moeilijk als je de basistips en trucs kent. Er is niets mis met het opmaken van uw Excel-document, maar probeer de styling / esthetiek voor het einde te laten.

Ten eerste moet u een duidelijke en beknopte spreadsheet maken, van begin tot eind. Daarna kunt u uw Excel-document wat verfijnen, maar probeer het eenvoudig en consistent te houden op alle werkbladen!

Circulaire verwijzingen zoeken en verwijderen in Excel

Dit is wat u moet weten over kringverwijzingen in Microsoft Excel en hoe u ermee om moet gaan wanneer ze verschijnen.

Lees Volgende

Over de auteur