7 nieuwe Google Workspace-functies die het gemakkelijker maken om vanuit huis te werken

In het afgelopen jaar zijn er veel tools verschenen die naadloze samenwerking op afstand mogelijk maken, maar Google Workspace valt op.

Het is vanwege de speciale functies die zijn toegevoegd met deze upgrade van G-Suite, de originele verzameling Google-apps. Met slechts een paar wijzigingen maken deze tools realtime samenwerking mogelijk op een manier die de productiviteit verhoogt.

Hoewel de structuur van thuiswerken zijn nadelen heeft, is de Google-werkruimte ontworpen om te helpen. De G-suite van Google was geweldig, maar Workplace is vooral spannend om te gebruiken, omdat het het werk gemakkelijker maakt. Hier zijn zeven redenen waarom:

1. Uniforme interface

Als u G-Suite heeft gebruikt, weet u hoe moeilijk het is om tussen apps te schakelen. Vóór de update waren Gmail, Meet, Agenda en Drive gescheiden, en aangezien voor het werken het gebruik van meer dan één van deze tools vereist is, was het een beetje omslachtig om tussen apps te wisselen.

Volgens onderzoek door Pegaschakelt de gemiddelde werknemer tot wel 1100 keer per dag tussen 35 verschillende toepassingen, wat kan leiden tot afleiding, tijdverlies en verminderde productiviteit.

Google Workplace vereenvoudigt dit proces door alles wat u nodig heeft op één plek aan te bieden, overal klaar voor gebruik. U hoeft niet tussen tabbladen te wisselen om een ​​document in een e-mail te bekijken of op uw agenda te tikken om naar al uw agendabijeenkomsten te gaan. Alles is binnen handbereik.

2. Gemakkelijkere samenwerking

Het kan moeilijk zijn om op afstand te werken in verschillende tijdzones en locaties, omdat hierdoor een gebrek aan synergie kan ontstaan, waardoor samenwerking en productiviteit moeilijk worden.

Met nieuwe functies zoals Chat, Rooms, Jamboard en Meet, is het nu mogelijk voor u om tussen uw e-mails te schakelen om instant messaging te vinden. U kunt zelfs video- en spraakoproepen maken. Samenwerken is zojuist eenvoudiger geworden!

De chatfunctie zou ook een functie bevatten waarmee documenten rechtstreeks kunnen worden gemaakt, zodat iedereen in een chatroom kan samenwerken en samen aan documenten kan werken.

Gedeelde links en bestanden worden ook opgeslagen voor gemakkelijke toegang, en verschillende kamers stroomlijnen de communicatie voor verschillende doeleinden. Op deze manier kan iedereen die aan projecten werkt op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen of taken.

Ten slotte heeft Google de introductie aangekondigd van "Google Workspace Frontline" voor eerstelijnsmedewerkers. Het lijkt voor beheerders een eenvoudiger manier om een ​​Google Workspace in te stellen voor winkel- of buitendienstmedewerkers.

Een van de meest ontmoedigende aspecten van de thuiswerkstructuur zijn de rommelige werktijden. In sommige organisaties beginnen flexibele werktijden te betekenen dat ze 24 uur per dag beschikbaar zijn. En dit is niet gemakkelijk; het combineren van verschillende persoonlijke verantwoordelijkheden en werk is nog moeilijker geworden.

De upgrade van Google Agenda-functies zou meer betekenen voor zowel werknemers als managers. Er zijn nu tijdinzichten beschikbaar om u te helpen de uren te volgen die aan daadwerkelijke taken en vergaderingen zijn besteed. Geen zorgen, deze inzichten zijn alleen voor u beschikbaar, niet voor uw werkgevers.

U krijgt ook de mogelijkheid om werkuren en locatie op te geven, zodat uw werkgever op de hoogte blijft van uw beschikbaarheid en tijdzone. Google Agenda nu deelt uw beschikbaarheid status en geeft aan dat u niet op kantoor bent.

Naast het instellen van afwezigheids- en werkuren, kunnen gebruikers een nieuw gebeurtenistype maken met de naam Focus Time. Wanneer je een Focus Time-blok instelt, zegt Google dat het "meldingen tijdens deze evenementvensters" zal beperken.

4. Google Assistent

Voorheen was Google Assistant alleen beschikbaar voor persoonlijke Gmail-accounts, maar niet langer. U kunt nu gesproken aanwijzingen gebruiken voor werkfuncties, zoals Google vragen wat de toekomst biedt in uw agenda of iemand een bericht sturen.

De AI stelt je ook in staat om op de hoogte te blijven van taken door je te helpen eenvoudige taken te automatiseren en je eraan te herinneren te reageren op chatberichten en e-mails. De stemassistent kan zelfs dienen als herinnering en u helpen bij het opzetten van uw werkroutines.

Verwant: Wat is Google Assistant? Hoe u het optimaal kunt gebruiken

5. Integraties en beveiligingsfuncties van apps van derden

Je favoriete plug-ins en integraties van derden hebben nog steeds een plaats op Workspace. Je hebt toegang tot apps zoals Trello, DocuSign en Salesforce vanuit Gmail, Chat en Rooms om actie te ondernemen en op de hoogte te blijven van updates.

De beveiliging is ook verbeterd, zodat gevoelige informatie niet in gevaar komt. Met geavanceerde phishing-bescherming kunt u erop vertrouwen dat schadelijke inhoud en links die naar uw e-mail of chat worden gestuurd, worden gemarkeerd. Google Meet heeft ook een upgrade voor veiligheidssloten en klopbedieningen om ervoor te zorgen dat vergaderingen niet worden gehackt.

Verwant: Toegang tot uw Creative Cloud-bibliotheken in Google Workspace

6. Split Screen-functie

De nieuwe Google Workspace belooft nog een andere opwindende functie, een waarmee je tussen twee schermen kunt jongleren terwijl je je apparaat gebruikt voor een vergadering.

Op het ene scherm kunt u de deelnemers aan de vergadering zien, terwijl het andere overblijft voor extra functies die u mogelijk nodig heeft tijdens vergaderingen.

Dit zou betekenen dat u toegang heeft tot andere slimme functies zonder dat u aan uw kant van video hoeft te gaan. Deze functie is momenteel beschikbaar op desktop, maar zou later op mobiel worden uitgerold.

7. Live ondertiteling tijdens vergaderingen

Voor Pixel-gebruikers worden live-ondertiteling ingeschakeld tijdens Workspace-vergaderingen. De te behandelen talen zijn onder meer Engels, Frans, Duits, Spaans en Portugees.

Ten slotte hoeft u zich niet te spannen om een ​​gesprek te begrijpen, omdat u het gemakkelijk kunt inhalen, ongeacht uw taal. Deze functie is inclusief, niet alleen voor mensen van wie de eerste taal geen Engels is, maar ook voor non-verbale of slechthorende mensen.

Wat Google Workspace te bieden heeft

Het streven van Google naar "Collaboration Equity" heeft geleid tot de introductie van verschillende office-tools die samenwerking en teamwerk net zo naadloos maken als in een werkomgeving op locatie.

Deze nieuwe dynamiek zou zich uitstrekken tot post-pandemische tijden, en je kunt verwachten dat er een mix zal zijn van dit nieuwe tempo van werken op afstand, flexibele werktijden en het 'oude normaal'.

Profiteer vandaag nog van deze functies. Een gratis abonnement is beschikbaar voor alle gebruikers, maar bedrijven met complexere behoeften kunnen de betaalde opties gebruiken, met maandelijkse abonnementen variërend van $ 6 tot $ 13 en $ 18.

Wat is er nieuw in G Suite? 5 updates om op te letten

Hier is het laatste nieuws van Google Workspace dat werken op afstand productiever zou kunnen maken.

Lees Volgende

Over de auteur