Hoe u uw Google-spreadsheets met een wachtwoord beveiligt en vergrendelt

Door uw Google-spreadsheets te beschermen, voorkomt u ongekende wijzigingen in bestaande gegevens. Naast het beschermen van uw blad, kunt u ook aanpassen hoe mensen erin schrijven door de bewerkingsrechten aan te passen.

In dit artikel laten we u zien hoe u uw Google-spreadsheets kunt beschermen en de beveiliging ervan kunt verbeteren.

Waarom uw Google-spreadsheets beschermen?

Uw Google-spreadsheets kunnen belangrijke invoer bevatten die u niet wilt wijzigen. Het kan echter zijn dat u om verschillende redenen geen andere keus heeft dan het blad te delen, te beginnen met het gewoon op te lezen tot er gegevens in te schrijven.

Soms moet u zelfs de standaardtoegangsbeperking op uw Google-spreadsheets verwijderen, zodat iedereen er toegang toe heeft.

In dat geval moet u voorkomen dat belangrijke cellen per ongeluk worden gewijzigd. Dit kunnen cellen zijn die enkele berekeningen laten zien of die waarvan andere cellen met berekende uitvoer afhankelijk zijn.

Door uw blad te beschermen, kan niemand de inhoud ervan bewerken, ongeacht de situatie. Door uw blad te vergrendelen, kan iedereen zonder schrijfmachtiging het alleen openen en lezen, niet bewerken.

Hoe u de volledige Google-spreadsheets kunt beschermen

Terwijl u uw Google-spreadsheets beschermt, kunt u ervoor kiezen om te voorkomen dat iemand behalve uzelf deze bewerkt, of u kunt ervoor kiezen om bepaalde mensen bewerkingsrechten te verlenen. Laten we eens kijken hoe u beide opties kunt aanpakken:

Voorkom dat iemand behalve u uw Google-spreadsheets bewerkt

U kunt als volgt voorkomen dat anderen, behalve u, uw blad bijwerken:

1. Klik in het bovenste lint van Google Spreadsheets op Hulpmiddelen.
2. Selecteer Bescherm het laken van de opties.
3. Vul het optionele Voer een omschrijving in veld.
4. Selecteer het blad u wilt beschermen tegen de vervolgkeuzelijst met bladenopties onder het beschrijvingsvak.
5. Klik Stel machtigingen in.
6. Om de bewerkingsrechten alleen voor jou te beperken: vink aan Beperk wie dit bereik kan bewerken.
7. Selecteer in de vervolgkeuzelijst eronder Alleen jij.
8. Klik Gedaan om de veranderingen door te voeren. Klik ten slotte op Gedaan opnieuw.

Verleen toestemming voor het bewerken van geselecteerde personen

Zoals eerder vermeld, kunt u kiezen wie naar uw Google-spreadsheets mag schrijven. Om dit te doen, hoeft u alleen de toestemmingsinstellingen in uw Google Spreadsheets bij te werken en ze toegang te verlenen via hun e-mailadres:

1. Klik Hulpmiddelen> Selecteer Bescherm het blad> voer een in Omschrijving.
2. Kies het blad u wilt beschermen tegen de vervolgkeuzelijst.
3. Klik Stel machtigingen in. Selecteer vervolgens Beperk wie dit bereik kan bewerken.
4. Kiezen Op maat uit de vervolgkeuzelijst.
5. Vink de e-mailadressen aan u wilt schrijfrechten verlenen als u uw Google-spreadsheets eerder met hen heeft gedeeld.
6. Als het door u gekozen e-mailadres niet in de lijst staat, typ of plak het dan in het Voeg editors toe veld. U kunt meerdere e-mailadressen tegelijk toevoegen. Maar zorg ervoor dat u ze scheidt met een komma.
7. Raken Gedaan wanneer tevreden.

Opmerking: Als u enkele e-mailadressen heeft vermeld in het Voeg editors toe veld, kunt u doorgaan en uw Google-spreadsheets met hen delen als u dat nog niet heeft gedaan. Dat is het voor het vergrendelen van uw volledige Google-spreadsheets.

Stel een zachte waarschuwing in voor het bewerken van cellen

Soms bevat uw blad gevoelige gegevens die u niet zelf wilt wijzigen. Het kunnen bijvoorbeeld zelfs gegevens zijn die van Google Formulieren naar uw Google Spreadsheets komen.

Verwant: Hoe Google Formulieren te integreren met Google Spreadsheets

Hoewel u uzelf niet kunt uitsluiten van het bewerken van bladen waarvan u de eigenaar bent, kunt u Google vertellen om elke keer dat u enkele bladen probeert te bewerken een zachte waarschuwing te laten verschijnen. Hiermee kunt u voorkomen dat u per ongeluk dergelijke bladen bewerkt, of krijgt u in ieder geval een waarschuwing voordat u dit doet.

Dat is zelfs handig als u veel bladen tegelijk beheert en u een tabblad wilt houden van de bladen die u niet wilt wijzigen. Het is ook een goede optie om te overwegen als u uw Google-spreadsheets niet met buitenstaanders deelt.

U kunt als volgt een zachte waarschuwing instellen voordat u uw Google-spreadsheets bewerkt:

1. Klik Hulpmiddelen.
2. Ga naar Bescherm het laken.
3. Kiezen Stel machtigingen in.
4. Selecteer Toon een waarschuwing bij het bewerken van dit bereik.
5. Klik Gedaan om de wijzigingen op te slaan.

Een nadeel van deze optie is echter dat iedereen nog steeds je blad kan bewerken, zelfs als ze geen schrijfrechten hebben. Dat komt omdat Google alleen een waarschuwing laat zien voordat het verder wordt bewerkt. Zodat mensen altijd kunnen doorgaan om het toch te bewerken.

Verwant: Google Spreadsheets-sneltoetsen voor Windows en Mac

Hier is de waarschuwing die u krijgt telkens wanneer u of iemand anders probeert te schrijven naar uw Google-spreadsheets:

Geselecteerde cellen vergrendelen in Google Spreadsheets

Hoewel u sommige mensen heeft toegestaan ​​uw blad te bewerken, wilt u misschien toch voorkomen dat ze sommige cellen of kolommen in het blad bijwerken. Hier is hoe dat te doen:

1. Klik op het lint van het vel Gegevens.
2. Selecteer Beschermde bladen en reeksen.
3. Klik Voeg een blad of bereik toe.
4. Vul het Voer een omschrijving in veld.
5. U ziet een veld onder het beschrijvingsvak dat vooraf is gevuld met een standaardgegevensbereik. Klik op het kleine vakje rechts van dat bereik.
6. Typ de cel die u wilt beschermen. Typ bijvoorbeeld om cel G3 te beschermen Vel! G3.
7. Om een ​​reeks cellen te beschermen, plaatst u als volgt een dubbele punt achter de eerste cel: Vel! B3:.
8. Typ vervolgens de cel waarin u de bescherming wilt hebben: Vel! B3: F14. Om bijvoorbeeld een hele kolom te beschermen, kunt u Vel! G1: G40. Dit geldt ook voor een hele rij.
9. Als alternatief kunt u de cellen die u wilt beschermen markeren en deze wordt weerspiegeld in het bereikveld. Maar dit is niet echt praktisch als u veel rijen of kolommen heeft.
10. Klik OK als u klaar bent met het instellen van uw celbereik.
11. Klik Stel machtigingen in om uw voorkeuren voor schrijfrechten naar wens in te stellen met behulp van de stappen die we eerder hebben gemarkeerd.
12. Klik ten slotte op Gedaan.

Bepaalde cellen vrijstellen van bescherming in Google Spreadsheets

Als u het merendeel van uw cellen wilt vergrendelen en een paar ervan open wilt laten voor updates, kunt u die paar cellen vrijstellen van bescherming en de rest vergrendelen:

1. Klik Hulpmiddelen.
2. Selecteer Bescherm het laken.
3. Kijk onder de vervolgkeuzelijst met bladopties en zet een vinkje erop Behalve bepaalde cellen.
4. Klik op het kleine vakje rechts van het voorgevulde bereik.
5. Typ het celbereik dat u van bescherming wilt vrijstellen in het bereikveld: typ bijvoorbeeld C3 om alleen de derde cel van de derde kolom uit te sluiten. Of typ A3: C3 om de derde cel van de eerste kolom tot en met de derde cel van de derde kolom vrij te stellen.
6. Ga je gang en klik Stel machtigingen in. Gebruik vervolgens de stappen die we eerder hebben gemarkeerd om uw schrijfrechten in te stellen.
7. Klik Gedaan als u tevreden bent met de vrijstelling.

Bescherming van uw Google-spreadsheets verwijderen

Als u uw Google-spreadsheets niet meer wilt beschermen, kunt u ook de rechten verwijderen die u eerder heeft ingesteld. Dat is vrij eenvoudig:

1. Klik op het Google Spreadsheets-lint op Gegevens
2. Ga naar Beschermde bladen en reeksen
3. U ziet de beschrijving van de bescherming die u eerder hebt ingesteld als identiteit. Klik dat!
4. Kijk rechts van de beschrijving en klik op het pictogram verwijderen.
5. Klik ten slotte op Verwijderen.

Behandel uw Google-spreadsheets als een professional

Nu u weet hoe u verschillende machtigingen voor Google Spreadsheets instelt, kunt u deze met anderen delen, wetende dat zij uw gegevens niet kunnen wijzigen, tenzij u hen daarvoor toestemming geeft. U kunt dit doen met organogrammen die u alleen beheert of met een team.

Bulk-e-mails verzenden in Gmail vanuit Google Spreadsheets

Leer hoe u visueel onderscheidende mail merge kunt maken en bezorgen met Google Spreadsheets en Gmail.

Lees Volgende

Over de auteur