Gebruik deze nieuwe Google Agenda-functies om uw externe werkuren te optimaliseren

Terwijl u op afstand werkt, kost het beheren van de eindeloze klusjes uw tijd en energie. Om dit probleem van tijdbeheer aan te pakken, zijn er talloze handige tools online beschikbaar. Maar Google Agenda is een van de meest populaire tools om uw tijd te optimaliseren en tijdverspilling te voorkomen.

Dus dit artikel laat je kennismaken met enkele coole functies, trucs en extensies die je kunt gebruiken om het meeste uit je externe werkuren te halen met Google Agenda.

Nieuwe functies van Google Agenda

Google is voortdurend bezig met het updaten van Google Workspace (voorheen G Suite) en het toevoegen van nieuwe functies aan zijn apps, waaronder Agenda. Laten we enkele van deze functies en hun voordelen bespreken.

1. Agenda-evenementen plannen vanuit Chat

Wanneer u uw collega's of klanten berichten stuurt in Google Chat, kunt u Google Agenda-afspraken rechtstreeks plannen zonder Chat te verlaten. Deze handige functie bespaart een hoop tijd en het gedoe om af en toe van tabblad te wisselen.

Het is beschikbaar voor alle Google-gebruikers, ongeacht hun Workspace-abonnement. In de opstelbalk van de Chat staat een kalender icoon. Als u erop klikt, wordt Agenda in het zijpaneel (op het bureaublad) met de gebeurtenis geopend. Standaard worden alle chatleden als deelnemers toegevoegd, maar u kunt altijd wijzigingen aanbrengen.

2. Google Meet-breakoutruimtes vooraf plannen

Met deze functie kun je Google Meet Breakout Rooms vooraf instellen via Google Agenda. Door Breakout Rooms vooraf te plannen, kunt u uw vergadertijd maximaliseren en het gedoe van het creëren van kamers tijdens het gesprek vermijden.

De optie om Meet Breakout Rooms in te stellen is beschikbaar voor alle gebruikers, behalve voor Workspace Business Starters, Education Fundamentals en G Suite Basic-gebruikers. Dit artikel over het plannen van Google Meet Breakout Rooms zal u begeleiden hoe u dit moet doen.

3. Deel uw beschikbaarheid eenvoudig en nauwkeurig

Werken op afstand stelt u in staat om uw uren in te stellen. Maar het wordt een uitdaging om je collega's op de hoogte te stellen van je steeds veranderende beschikbaarheid.

Nu kunt u uw beschikbaarheid aan uw collega's doorgeven met behulp van de twee nieuwe opties in Google Agenda: afwezigheidsvermeldingen herhalen en uw werktijd opsplitsen in meerdere segmenten per dag. Terwijl u afwezigheidsvermeldingen inschakelt, kunt u kiezen of u alle vergaderingen of alleen de nieuw toegevoegde vergaderingen wilt weigeren.

4. Bekijk Google Chat-suggesties op basis van uw Google Agenda-evenementen

Wanneer u een vergadering heeft gepland in Google Agenda, toont Chat een snelkoppeling voor chatsuggesties bovenaan de chatten sectie. Deze snelkoppeling verschijnt 10 minuten voor het evenement en blijft daar gedurende 10 minuten na het evenement/de vergadering.

Dankzij deze functie kunt u probleemloos bestanden en vervolgdocumenten delen. Het bijwerken van de aanwezigen van eventuele wijzigingen in de tijd of agenda werd ook eenvoudiger met deze functie. Iedereen, behalve gebruikers met persoonlijke accounts, kan deze functie gebruiken.

5. Bekijk persoonlijke en zakelijke agenda samen (Android 11 en hoger)

Dit was misschien wel de meest benodigde functie in Google Agenda. In plaats van te schakelen tussen uw persoonlijke en werkagenda, bekijkt u beide agenda's samen.

Tenzij u uw persoonlijke agenda hebt gedeeld met het werkaccount, kunnen de beheerder of uw collega's uw persoonlijke afspraken niet zien. Hoewel alle Google-gebruikers van deze functie kunnen profiteren, is deze alleen beschikbaar op apparaten met Android 11 en hoger.

Opmerking: Zowel de beheerder als de gebruikers moeten deze functie inschakelen voordat een gebruiker deze functie kan gebruiken.

6. Ontvang een melding wanneer iemand zich abonneert op uw agenda

Door u te abonneren op de gedeelde agenda van uw collega's, kunt u op de hoogte blijven van de wijzigingen die zij in hun agenda aanbrengen.

Om transparantie te garanderen, heeft Google aangekondigd dat u nu een e-mail ontvangt als een van uw collega's zich abonneert op uw agenda. Deze functie is beschikbaar voor alle gebruikers.

7. Ondersteuning voor meerdere Exchange-eindpunten in Google Agenda

Met de uitrol van de Agenda-intertop functie kunt u uw Google Work-agenda synchroniseren met meerdere Microsoft Exchange-eindpunten en elkaars beschikbaarheid bekijken. De functie werkt voor Exchange on-premises en Exchange online-servers.

Alle gebruikers van beide kanten kunnen elkaars agenda's bekijken, maar u kunt nog steeds elke gebeurtenis verbergen door deze als onzichtbaar te markeren.

Deze functie is beschikbaar voor alle Google-gebruikers, behalve voor Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits-klanten en Enterprise Essentials.

Verwant: Hulpmiddelen om Microsoft Outlook te synchroniseren met Google Agenda

Andere handige functies in Google Agenda

Naast de nieuwe functies die we hierboven hebben beschreven, heeft Google Agenda ook een verzameling andere functies die werken op afstand gemakkelijker kunnen maken. Hier is een overzicht van meer Google Agenda-functies waar u uw voordeel mee kunt doen als u vanuit huis werkt.

1. Plan Zoom-vergaderingen rechtstreeks vanuit Google Agenda

Zoom Scheduler-browserextensie, ontwikkeld door Zoom zelf, stelt u in staat om Zoom Meetings vooraf rechtstreeks vanuit Google Agenda te plannen.

Wanneer je een nieuwe afspraak instelt in Google Agenda, zie je een optie om van tevoren een Zoom-vergadering in te stellen, net als een Google Meet-oproep. Zoom verzamelt alle informatie uit Agenda-evenement en geeft je een link naar een vergadering. Het is een eenvoudige functie, maar een echte tijdsbesparing.

downloaden: Zoomplanner voor Chroom | Outlook | Firefox (Vrij)

2. Een agenda naar uzelf e-mailen

Of je nu een warhoofd bent of een extreem georganiseerd persoon, je zou graag een ochtend-e-mail ontvangen met de agenda van de dag. Gelukkig biedt Google je de mogelijkheid om dit te doen. Als je deze optie in Google Agenda inschakelt, ontvang je elke dag om 05:00 uur je dagplanning in je inbox.

3. Gebruik de functie Zoek een tijd om vergaderingen te plannen

Wanneer uw team op afstand werkt, wordt het vinden van een tijdslot voor vergaderingen lastig. Met deze slimme functie controleert Google de agenda's van deelnemers en laat je de beschikbare slots zien. Zo regelt u snel vergaderingen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over de beschikbaarheid van deelnemers.

4. Maak agenda-evenementen van e-mail

Een e-mail ontvangen met de details van een evenement? Voeg het rechtstreeks toe aan Google Agenda door op het pictogram met de drie stippen boven de e-mail te klikken en bespaar tijd.

5. Gebruik Toggle om de kalendertijd bij te houden

Als u op afstand werkt, is het essentieel om bij te houden hoeveel tijd u daadwerkelijk hebt besteed aan het bijwonen van vergaderingen of afspraken, vooral als u per uur wordt betaald. In dit geval kunt u Toggl gebruiken om de totale tijd bij te houden die u aan Google Agenda-evenementen hebt besteed.

downloaden: Schakel voor Chroom | Firefox (Gratis, abonnement beschikbaar)

Gebruik deze functies om slim te werken

Of je nu op afstand of in-house werkt, Goggle Calendar is een geweldige tool om samen te werken met je team. Deze nieuwe functies hebben het werken op afstand verder vergemakkelijkt, zodat u bij de les kunt blijven.

Hoewel alle hierboven genoemde trucs en extensies uw productiviteit kunnen verhogen, kunt u uw tijd pas optimaal benutten als u de sneltoetsen voor Google Agenda leert gebruiken.

Google Agenda: elke sneltoets die u nodig heeft

Beheer uw Google-agenda als een professional met deze gratis downloadbare pdf-spiekbrief.

Lees volgende

Over de auteur