Filterweergaven gebruiken in Google Spreadsheets

Google Spreadsheets is voor veel bedrijven een van de beste alternatieven voor Microsoft Excel geworden. Google Spreadsheets biedt verschillende manieren om gegevens te filteren en filterweergaven te maken. Wanneer u filters toepast, kunt u zich concentreren op de details van uw dataset.

Met gefilterde weergaven kunt u enkele filters toepassen op een reeks gegevens en deze vervolgens opslaan voor later gebruik. U kunt de gegevens sorteren zonder de volgorde in de oorspronkelijke gegevensset te verstoren. Hierdoor wordt uw collega, die mogelijk tegelijkertijd aan dezelfde dataset werkt, niet gestoord.

Voorbeeldgegevens om filters te maken

Hieronder vindt u verkoopgegevens voor verschillende kruidenierswaren voor verschillende staten in de Verenigde Staten.

Dus laten we zeggen dat u alleen geïnteresseerd bent in de vleesverkoopgegevens voor verschillende staten. Een manier om dit te doen is door de dataset te sorteren en te focussen op de gewenste data. Dit verandert echter de volgorde van uw gegevens in het originele blad.

In dit artikel bespreken we alternatieve methoden voor het filteren van gegevens die informatie over vleesverkoop bevatten. Ontdek hoe u dat kunt doen.

De dataset selecteren om filter toe te passen

1. Selecteer een cel uit de hele dataset.

2. Ga naar de werkbalk en klik op de maak een filter.

De gehele dataset is geselecteerd, zoals hierboven weergegeven. Er zijn echter gevallen waarin de filterfunctie niet de volledige gegevensset kan detecteren wanneer er hiaten zijn tussen verschillende kolommen.

Aangezien er een opening is tussen rijen 4 en 6, kan deze slechts een deel van de gegevensset filteren. Verwijder daarom eventuele hiaten en onregelmatigheden uit de dataset voordat u verder gaat.

Verwant: Hoe de FILTER-functie in Google Spreadsheets te gebruiken

De juiste dataset selecteren om filter toe te passen

Om de ruimte tussen kolommen op zijn plaats te houden, selecteert u handmatig de hele gegevensset.

1. Selecteer de gegevens beginnend vanaf de kop tot het einde van de dataset (inclusief eventuele tussenruimtes).
2. Klik op de maak een filter keuze.

Hoewel de kloof blijft bestaan, past de filterweergave de filters toe op de geselecteerde gegevens.

Filter toepassen vanaf het gegevenslint

1. Kies de gegevens waarop u wilt filteren.
2. Ga naar gegevens lint.
3. Klik in het menu Filterweergaven op maak een filter.

Opties om de gegevens te filteren

Door op het filterpictogram voor een koptekst te klikken, ziet u verschillende opties om het filter toe te passen op de gegevens in die rij.

U kunt de gegevens filteren op kleuren, voorwaarden en waarden, zoals hierboven weergegeven. Alle vier de boodschappen zijn standaard al aangevinkt, wat je in dit geval niet nodig hebt. Gebruik de knop Wissen boven de selectievakjes voor kruidenierswaren om alle selectievakjes uit te schakelen.

U kunt de gegevens filteren door een van de beschikbare opties aan te vinken. Laten we het filter toepassen om alleen de vleesgegevens uit de hele dataset te extraheren.

1. Controleer de vlees doos (bijvoorbeeld).
2. Klik op OK.

Als u dit doet, wordt de vleesinformatie in uw blad gefilterd zonder het daadwerkelijke werkblad dat door meerdere gebruikers wordt gedeeld, te beïnvloeden.

U kunt hierboven zien dat de gegevens zich nog steeds in dezelfde rijen bevinden en dat er een paar rijen ontbreken die geen deel uitmaken van het filter.

Gegevens kopiëren uit filterweergave

Een voordeel van filterweergaven is dat u de gefilterde gegevens kunt kopiëren en plakken in andere bladen. Telkens wanneer u dit doet, zijn alleen de gefilterde gegevens nodig zonder de hele set te kopiëren. Als u het in een nieuw blad plakt, worden er ook geen verborgen rijen in uw filterweergave overgeslagen.

1. Kopieer de gegevens door op te drukken CTRL+C.
2. Open een nieuw blad.
3. Gegevens plakken met CTRL + V.

De gefilterde gegevens stonden aanvankelijk in rijen 4, 7, 11, en 17. Na het plakken is de volgorde echter normaal. Dus als u de gefilterde gegevens naar een collega moet sturen, kunt u de gegevens kopiëren zonder dat u rijen en kolommen hoeft te wijzigen.

Gegevens filteren met vooraf gedefinieerde voorwaarden

Laten we zeggen dat u, naast het beperken van het soort boodschappen, ook de bovenstaande gegevens met betrekking tot winst wilt bepalen. Filter-only vleeswinsten die groter zijn dan 10.000. Klik vervolgens op de filterpijl voor de winstkolom.

Net als in het vorige voorbeeld kunt u selecties maken door vakjes aan te vinken. Met de selectievakjes die voor ons beschikbaar zijn, kunnen we de gegevens niet aanpassen aan onze behoeften. U kunt in plaats daarvan hier de optie filteren op voorwaarde gebruiken.

1. Klik op de filteren op voorwaarde.

2. Kies uit de beschikbare voorwaarden groter dan.

3. Nu, voer de waarde in, dat is de winst van 10.000.

4. Klik OK om het filter te implementeren.

In Utah resulteerde de verkoop van vlees in een winst van 8435, wat minder is dan 10.000. Als gevolg hiervan worden die gegevens niet opgenomen in de filterweergave omdat ze niet voldoen aan de winstdrempel.

Verwant: Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Google Spreadsheets

Gegevens sorteren in filterweergaven

Het sorteren van de gegevens in de filterweergave vraagt ​​meer aandacht. Als u een specifieke kolom rechtstreeks sorteert, oplopend of aflopend, wijzigt u de sorteervolgorde in het oorspronkelijke gegevensblad. Om het te sorteren, moet u een gefilterde weergave maken.

1. Ga naar filter wisselen en klik op de pijl omlaag.

2. Selecteer opslaan als filterweergave.

De interface verandert in een nieuwe met donkere randen die bevestigen dat u zich in de filterweergave bevindt. Hier kunt u gegevens sorteren op een manier die de oorspronkelijke sorteervolgorde niet verandert.

1. Klik op de filterpijl in de winstkop.

2. Kiezen sorteer A – Z.

Nu worden de waarden in aflopende volgorde gesorteerd.

3. Hernoem het bestand, en het wordt automatisch opgeslagen.

Nogmaals, je kunt de naam van de filterweergave wijzigen, het bereik dat je hebt gesorteerd bijwerken, dupliceren of zelfs verwijderen door naar de filterweergave-instellingen aan de rechterkant te gaan.

druk op annulerenen u keert terug naar de normale weergave.

De opgeslagen filterweergave controleren

1. Ga naar filter wisselen.
2. Selecteer een van de opgeslagen filterweergaven.

U keert terug naar de filterweergave als u op Winst groter dan 10.000 klikt.

Haal meer uit uw Google Spreadsheets

Als je in een filterweergave bent, heb je geen invloed op de ervaring van mensen die tegelijkertijd hetzelfde blad bekijken. Er is nog steeds toegang tot de originele dataset. Deze functie kan handig zijn bij het bekijken van gegevens in gedeelde werkbladen.

Kolommen sorteren als een professional in Google Spreadsheets

We laten u zien hoe u kolommen sorteert en filtert om gegevens in uw Google Spreadsheets-spreadsheet te ordenen.

Lees volgende

Over de auteur