Gids voor online taakbeheer: 10 tips voor het kiezen van de juiste app

Tijdens het nieuwe normaal is het aantal online en offline projectmanagement-apps veelvoudig toegenomen. Tegenwoordig zijn er honderden apps die u kunnen helpen een zakelijk project efficiënt te sturen terwijl u een team van medewerkers aanstuurt.

Als u geïnteresseerd bent in het kopen van taakbeheersoftware, moet u nagaan of de toepassing flexibel en schaalbaar genoeg is om uw doelen te bereiken. Lees verder om te leren hoe u de juiste online taakbeheerder kiest.

Wat is een online taakbeheersoftware?

Een zakelijk project omvat meerdere afhankelijke of onafhankelijke taken. Elk teamlid is verantwoordelijk voor een of meer taken. Meerdere taken omvatten veel start- en einddatums, een tijdbudget, een kostenbudget, toewijzing van middelen, herinneringen, rapporten, documenten, enz.

Wanneer geavanceerde computersoftware al deze aspecten van een project beheert, staat het bekend als taakbeheersoftware. Het begin van de pandemie overtuigde duizenden bedrijven ervan om op afstand te gaan werken. Als gevolg hiervan zijn apps voor taakbeheer nu online en gehost op cloudservers.

Verwant: Voor- en nadelen van het gebruik van Microsoft Excel als hulpmiddel voor projectbeheer

Standaardfuncties van apps voor online taakbeheer

Naarmate de vraag naar online taaktracker-apps toenam, bieden veel IT-services en softwareontwikkelingsbedrijven veelzijdige apps voor projectbeheer. De meeste van deze apps worden echter geleverd met een reeks standaardfuncties die essentieel zijn voor basisprojectbeheer. Deze kenmerken zijn als volgt:

1. Uitgebreide takenlijstviewer

De meeste online taakbeheer-apps bevatten een taakweergavescherm. Hier ziet u alle taken en subtaken van lopende of afgeronde projecten.

2. Kanbanbord

Geavanceerde app voor online taakbeheer bevat Kanban-bord om te implementeren Kanban voor efficiënt projectbeheer op individueel of organisatieniveau. De apps visualiseren digitaal Kanban-borden die kolommen tonen voor In afwachting, Bezig, en Voltooid taakstatussen en kaarten als werkelijke taken.

3. Gantt-diagram

Een Gantt-diagram is de belangrijkste projectbeheerfunctie van elke online taaktracker-app. Gantt-diagrammen illustreren de voortgang van het project via de gestapelde horizontale staafgrafiekmethode. Het kan ook taakafhankelijkheden, bestede tijd en de huidige status van de taken visualiseren.

4. Melding via e-mail of berichtenapp

Online projectbeheer-apps benadrukken ook dat iedereen op de hoogte moet blijven door realtime projectstatus en activiteitsupdates aan te bieden. Telkens wanneer de app wijzigingen in de takenlijst detecteert, stelt deze onmiddellijk de toegewezen resource en de projecteigenaar op de hoogte.

5. Tijdregistratie

Online taakbeheer-apps worden geleverd met een automatisch tijdregistratieprogramma om productiviteitsuren, resourcegebruik, projectbudget, factureringsuren, enz. bij te houden. Projecteigenaren kunnen realtime beslissingen nemen door de tijdsbestedingsprestaties van het project te zien.

Verwant: De beste alternatieven voor Toggle-tijdregistratie-apps

De meeste online app voor taakbeheer wordt geleverd met opties voor het taggen en filteren van taken. De projecteigenaar kan specifieke tags instellen, zoals prioriteitswerk, verantwoordelijke afdeling, specifieke vaardigheden, leveringsdeadline, ontwikkelingsfase, enz. Teamleden kunnen eenvoudig taken uitfilteren op basis van deze tags om de juiste taak te vinden.

7. Team- of klantcommunicatie

Standaard online taakbeheer-apps begonnen met het aanbieden van een sectie voor interne en externe communicatie. Deze apps bevatten modules zoals videoconferenties, spraakoproepen en sms-berichten.

8. Rapport genereren, bestandsopslag en delen

Taakbeheer-apps bieden ook faciliteiten voor het maken van rapporten om projectprestaties, resourcebudget, onvoldoende presterende resources, taakproblemen, projectknelpunten, enz. te visualiseren.

U kunt rapporten ook exporteren als spreadsheets of PDF en deze naar het team of de klant e-mailen. Met deze apps kunnen projectmedewerkers ook projectgerelateerde kritieke bestanden opslaan en veilig delen.

Verwant: De beste eigenschappen van nTask voor naadloos projectbeheer

Tips voor het kiezen van de beste app voor taakbeheer

Taakbeheersoftware kan de algehele productiviteit en jaarlijkse inkomsten voor bedrijven van elke omvang verbeteren. Freelancers, individuele ondernemers en kleine bedrijven moeten echter de beste app voor taakbeheer kiezen die de taak vereenvoudigt en geen extra werklast toevoegt.

Afgezien van de bovenstaande standaardfuncties, moet u ook op zoek gaan naar functies met toegevoegde waarde. Hier zijn de beste tips die u zullen helpen bij het kopen van de perfecte online taakbeheer-app:

Op team- of projectniveau kan er een belangenconflict zijn tussen de medewerkers. De app moet centrale controle mogelijk maken voor de projecteigenaar en lokale controle voor peers. De projectbeheerder moet de bevoegdheid hebben om de toegang tot de tool te personaliseren, afhankelijk van de capaciteit van de medewerker.

2. Privacy- en vertrouwelijkheidscontrole

Bij de meeste freelance- of bedrijfsprojecten is het een uitdaging om persoonlijke informatie en intellectueel eigendom vertrouwelijk te houden. U moet op zoek gaan naar software voor taakbeheer die problemen met gegevensprivacy aanpakt.

3. Cloud Platform-beveiliging

De beste app voor taakbeheer moet alle uitgaande en inkomende gegevens versleutelen volgens de nieuwste beveiligingsprotocollen voor internetcommunicatie. De codering zou ook moeten werken als de app in rust is. U moet zoeken naar beveiligingsfuncties zoals:

• Identiteits- en toegangsbeheer (IAM) systeem.
• De app voldoet aan de AVG, DSGVO en SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bit SSL-codering.

4. Taaktoewijzing en melding

Een efficiënte online taaktracker moet teamleden in staat stellen taken aan hun bucket toe te wijzen vanuit een centrale lijst met taken. Bovendien zullen functies zoals een projectmanager die een taak toewijst aan een specifieke resource, afhankelijk van de vaardighedenset, waarde toevoegen aan de tool.

Wanneer een projecteigenaar taken toewijst of wanneer een resource taken claimt, moet hij de verantwoordelijke personen hiervan op de hoogte stellen.

5. Synchroniseren met persoonlijke agenda

Aangezien de trend van werken op afstand toeneemt, wordt het ten zeerste aanbevolen dat uw online taaktracker-app synchroniseert met uw persoonlijke agenda. Als u alle persoonlijke en professionele dagelijkse taken op één scherm kunt zien, bent u efficiënter in het leveren van een hoge productiviteit.

6. App-integratie van derden

De beste app voor taakbeheer moet een moeiteloze integratie met andere apps zoals graphics mogelijk maken ontwerpen, spreadsheet, tekstverwerker, e-mailclient, messaging, videoconferenties, digitaal whiteboard, enz. Integratie met professionele apps stelt u in staat om alle projectgerelateerde bronnen op één plek te vinden.

7. Compatibiliteit met meerdere apparaten

Zoek naar een online taaktracker waarmee u kunt inloggen vanaf elk apparaat zoals Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, enz. U krijgt meer waar voor uw geld als u met de app voortgang op het ene apparaat kunt opslaan en soepel vanaf een ander apparaat kunt gaan werken.

8. Op AI gebaseerde analyses

Sommige apps voor taakbeheer worden ook geleverd met een ingebouwde AI die analyses op hoog niveau over eerdere projecten genereert. Door inzichten uit dergelijke rapporten te halen, kunt u toekomstige projecten efficiënter plannen met een lager budget.

9. Toegang tot klantenondersteuning

De meeste apps bieden tegenwoordig klantenondersteuning via chat, e-mail en telefoon. Zoek bij het kopen van een online taaktracker-app of de ontwikkelaar adequate algemene en technische ondersteuningsservices biedt.

10. Prijsstructuur

Zoek naar een online taakbeheer-app die een flexibele prijsstructuur biedt. Krijg een budgetplan op instapniveau als je een beginnend team bent en schaal op naarmate je projecten en middelen toenemen.

Is een app voor online taakbeheer geschikt voor u?

Een zoektocht naar de beste app voor online taakbeheer kan veel van uw productiviteitsuren opslokken. U kunt de bovenstaande tips volgen om de perfecte taakbeheersoftware voor uw bedrijf te krijgen en te voorkomen dat u kostbare tijd verliest.

ClickUp vs. Asana: wat is beter voor projectbeheer?

Er zijn veel opties voor projectbeheersoftware, hier zijn enkele tips om u te helpen kiezen tussen Asana en ClickUp.

Lees volgende

Over de auteur