Digitaal versus Papieren takenlijst: wat is beter?

Een to-do-lijst helpt je om werk in behandeling te nemen en dienovereenkomstig prioriteiten te stellen. Omdat we tegenwoordig allemaal zoveel taken te doen hebben, hebben we de neiging om er veel over het hoofd te zien.

Overweldigd worden door de talloze taken is niet ongewoon, maar u hoeft niet in paniek te raken. Als u er zeker van wilt zijn dat u niets vergeet, kunt u gebruikmaken van een app-gebaseerde of een papieren takenlijst.

Wat is een op papier gebaseerde takenlijst?

Timemanagement is altijd een moeilijke taak geweest. Als het op uitvoering aankomt, veranderen dingen altijd, wat we ook plannen. Een takenlijst is handig om deze problemen op te lossen.

Takenlijsten op papier zijn de oudste vorm van het organiseren van je taken. Het kan een dagboek, plaknotitie, notitieboekje of zelfs een stuk papier op een prikbord zijn.

Wat is een digitale of app-gebaseerde takenlijst?

Tegenwoordig is het totale aantal taken dat een gemiddelde persoon op een dag doet aanzienlijk toegenomen. Daarnaast zijn digitale apparaten en apps steeds belangrijker geworden.

Als gevolg hiervan is het gebruik van digitale takenlijsten een strategische manier om taken te plannen. To-do lijst-applicaties stellen u in staat om uw taken vanaf uw computer of smartphone.

Verwant: Google Agenda + Taken is de enige takenlijst die u ooit nodig zult hebben

Voordelen van een op papier gebaseerde takenlijst

Als je het traditioneel wilt doen, kun je kiezen voor een papieren to-do-lijst. De voordelen van deze takenlijst zijn als volgt:

1. Schrijven op papier voelt goed

Veel mensen hebben het zo druk gehad met het gebruik van laptops dat ze al jaren niet meer hebben geschreven. Het opschrijven van taken op papier kan u een zeer bevredigend gevoel geven en uw pen-en-papierervaring nieuw leven inblazen. Afgezien daarvan is er ook een gevoel van voldoening wanneer je een taak voltooit.

2. De toegankelijkheid van papier is onverslaanbaar

Of u uw takenlijst nu op notitieboekjes of indexkaarten maakt, u kunt hem overal mee naartoe nemen. Er is geen afhankelijkheid van het apparaat, internettoegang of batterijvermogen.

U hoeft zich ook geen zorgen te maken over het steeds opnieuw synchroniseren van de lijst op meerdere apparaten. In plaats daarvan kunt u de taak op stukjes papier noteren en later op de geconsolideerde hoofdlijst schrijven.

3. Geen platformafhankelijkheid

Als je genoeg hebt van het notebookmerk dat je gebruikt, kun je meteen overstappen op een ander merk. Het enige wat u hoeft te doen is alles in de nieuwe te schrijven.

U hoeft zich geen zorgen te maken over OS-compatibiliteit of app-configuratie, om nog maar te zwijgen over opties voor het importeren/exporteren van gegevens.

4. Papier houdt u weg van het scherm

Door weg te blijven van een digitaal scherm (computer of smartphone) kunt u dingen gedaan krijgen zonder afleiding. Naast het veroorzaken van vermoeide ogen, kan te veel schermtijd ook leiden tot slapeloosheid, angst en stress.

Door een takenlijst op papier te maken, geef je je lichaam de ergonomische rust die het nodig heeft.

Verwant: FamiSafe: de ultieme app voor schermtijd en ouderlijk toezicht

Nadelen van papieren takenlijsten

Het op papier zetten van taken brengt ook enkele nadelen met zich mee, zoals:

1. Papier vertraagt ​​je

Als je altijd een computer gebruikt, zal het schrijven van de taken op papier je vertragen. Het kan zijn dat u de pen niet op uw rommelige bureau vindt, en het zoeken naar de pen kan meer tijd kosten.

2. Vergeetbaar item

Werken vanaf meerdere locaties kan het dragen van een notebook lastig maken. Ondanks uw inspanningen, kan het gebeuren dat u vergeet het notitieboekje mee te nemen.

3. Geen herinneringsalarm

Geen enkel notitieboekje of papier wordt geleverd met een alarm, dus het kan je niet herinneren aan deadlines. In plaats daarvan moet u de lijst herhaaldelijk controleren om ze te onthouden.

Voordelen van een digitale takenlijst

Als je constant onderweg bent en digitale apparaten je beste vrienden zijn, zou het een goed idee zijn om voor een takenlijst-app te gaan. Voordelen van deze toepassingen zijn onder meer:

1. Eenvoudig te sorteren en te creëren

Takenlijst-apps maken het gemakkelijk om een ​​nieuwe taak op te stellen die u moet uitvoeren. Ook hoef je de taken niet op volgorde in te voeren. Met takenlijst-apps kunt u ze moeiteloos sorteren op basis van uw voorkeuren.

Nog beter, je kunt een taak in delen opsplitsen en plannen om deze in fasen te voltooien. Apps bieden ook het snel maken van taken op basis van basissjablonen.

2. U kunt uw takenlijsten personaliseren

Takenlijsten zijn beschikbaar in verschillende formaten. Elke stijl is uniek en sommige laten je zelfs personaliseren. Het organiseren van taken op kleur is een andere handige functie van taken-apps. Om een ​​levendig ogende to-do-lijst te maken, heb je geen kleurpotloden nodig, want een paar klikken doen het werk.

3. Naadloze synchronisatie en toegankelijkheid

Smartphones zijn een essentieel onderdeel van ons leven geworden. Met een app-gebaseerde takenlijst heb je er altijd toegang toe. Een hybride werknemer die bijvoorbeeld thuis en op kantoor werkt, zou het op prijs stellen om een ​​online takenlijst te hebben.

U hebt toegang tot deze lijst vanaf uw kantoorcomputer, thuislaptop en smartphone, dankzij de realtime synchronisatie die ervoor zorgt dat deze altijd up-to-date is.

4. Werkt als Herinneringen

Een van de voordelen van digitale takenlijsten is dat ze kunnen worden gebruikt om u te herinneren aan aankomende evenementen. Als er te veel taken zijn om te doen, is het niet voldoende om ze in te schakelen.

Als gevolg hiervan heeft u een tijdige herinnering vóór deadlines nodig om ervoor te zorgen dat taken op tijd worden voltooid. Takenlijsten herinneren u aan deadlines via e-mail en notificaties, zodat u ze nooit vergeet.

5. Laat je open voor herplannen en organiseren Organ

Digitale to-do-lijsten bieden grenzeloze flexibiliteit op het gebied van taakorganisatie en herplanning. U kunt een plotselinge verandering van plan in uw snelle leven opnemen in uw takenlijst-app. Wijzig gewoon de deadline of het prioriteitsniveau om te synchroniseren met het nieuwe scenario.

Verwant: De beste eigenschappen van nTask voor naadloos projectbeheer

Nadelen van digitale takenlijst

Takenlijst-apps hebben ook enkele nadelen. Hier zijn enkele voorbeelden:

1. Softwarecompatibiliteit

Alle apps hebben enkele compatibiliteitsvereisten. U moet dus rekening houden met het besturingssysteem, het geheugen en de opslagvereisten van de taken-app voordat u een nieuwe laptop of smartphone aanschaft.

2. Beveiligingsproblemen

Omdat uw takenlijstgegevens online worden opgeslagen, is deze kwetsbaar voor gegevensdiefstal. Als u een lijst met vertrouwelijke gegevens heeft, loopt u het risico op beveiligingsinbreuken.

3. Schermtijd toegevoegd

Een op apps gebaseerde takenlijst is misschien geen goed idee voor u als u al veel tijd op uw apparaat doorbrengt. Hierdoor geef je meer uit schermtijd op desktops, smartphones of tablets in plaats daarvan.

Of het nu papier of app is - verbeterde productiviteit moet uw belangrijkste doel zijn

Een lijst met taken maken en deze op tijd voltooien, is de gemakkelijkste manier om productief te zijn. Nadat u de voor- en nadelen van zowel papieren als digitale takenlijsten hebt beoordeeld, kunt u nu degene selecteren die het beste bij uw levensstijl past.

Een checklist maken in Microsoft Excel

Een checklist is een goede manier om taken of processen bij te houden. We laten u stap voor stap zien hoe u een checklist maakt in Excel.

Lees volgende

Over de auteur