6 eenvoudige manieren om uw vergaderingen productiever te maken

Door productieve vergaderingen te faciliteren, haalt u het meeste uit iedereen in uw team. Productieve vergaderingen helpen projecten sneller vooruit te komen.

Het kan echter moeilijk zijn om te weten hoe u het effectief kunt toepassen. Met deze tips kunt u teamvergaderingen organiseren die zowel productief als interessant zijn!

1. Leer wat het doel is

De beste manier om een ​​vergadering te beginnen is door ervoor te zorgen dat iedereen weet wat het doel eigenlijk is. Uit gewoonte is het gebruikelijk om wekelijkse vergaderingen te houden.

Als u echter geen doel voor de vergadering kunt identificeren, is het waarschijnlijk niet nodig om die vergadering in de eerste plaats te houden.

2. Alle teamleden opnemen

Teamwerk houdt in dat je verschillende perspectieven en meningen hebt over hetzelfde onderwerp/doel. Dit maakt het gemakkelijker om verschillende soorten oplossingen te ontwikkelen en degene te kiezen die u het beste resultaat geeft.

Het maakt niet uit hoeveel teamleden je hebt, het is belangrijk om ze allemaal bij de vergadering te betrekken. Het plan stelt uw team in staat zich van tevoren voor te bereiden.

Aan het begin van de vergadering is het een goed idee om het 'geen onderbreking'-beleid te vermelden. Vaak kan de meer energieke groep over anderen spreken, waardoor ze worden uitgeschakeld.

3. Feiten van mening kunnen onderscheiden

Iedereen heeft verschillende meningen over hetzelfde onderwerp of probleem. U moet duidelijk zijn over de gegevens en feiten bij het nemen van beslissingen die van invloed zijn op de uitkomst van een project.

Op deze manier kunt u die feiten meenemen in de ideeën van uw teamleden. Schrijf de feiten op een whiteboard, zodat ze niet verdwalen in de discussie. Dit kan helpen om de vergadering op schema te houden!

Verwant: Essentiële tips voor online videoconferenties

4. Houd de vergadering boeiend

Het kan moeilijk zijn om iedereen betrokken te houden, zelfs als uw team zeer geïnteresseerd is in de inhoud van de vergadering. Dit geldt vooral voor grotere teamvergaderingen die enkele uren duren. U moet een manier vinden om uw vergaderingen voor iedereen aantrekkelijk te houden.

U kunt bijvoorbeeld verschillende formats gebruiken om uw team betrokken te houden. Voeg een enkele presentator toe, mini-beloningen voor een goed uitgevoerde taak of een goed idee, een activiteit waaraan iedereen moet deelnemen, of een gefaciliteerde groepsdiscussie.

Door interactieve momenten op te nemen, zullen uw teamleden zich inspannen om deel te nemen en meer aandacht te besteden aan de vergadering.

5. Beslissingen nemen en taken toewijzen

Hoewel u niet voor alle vergaderingen beslissingen moet nemen, zullen veel van hen dat wel doen. In dat geval moet u ervoor zorgen dat u duidelijke beslissingen neemt in plaats van uzelf te herhalen.

Wanneer u geen duidelijke beslissing kunt nemen omdat u meer informatie nodig heeft, kunt u iemand van uw team aanwijzen om die informatie te verzamelen en op de volgende vergadering te presenteren.

Als u wilt dat uw project slaagt, moet u verschillende taken toewijzen aan individuen of groepen mensen. Wanneer u individuen en groepen aan een taak toewijst, zorg er dan voor dat u een deadline opneemt. Zo wordt het een stuk duidelijker wie waarvoor verantwoordelijk is.

Verwant: Zoomvermoeidheid aanpakken?

6. Breng je team samen

Voor een productieve en plezierige vergadering moet u een goede werkrelatie hebben met uw teamleden. Het kiezen van individuen die goed reageren in een teamomgeving is een belangrijk onderdeel van het maken van de juiste keuze voor uw team.

Kleine groepen van uw team die het niet met elkaar eens zijn, kunnen voor tal van problemen zorgen wanneer die groepen worden toegewezen om samen te werken aan grotere projecten.

Daarom kan het spelen van leuke spelletjes tijdens uw vergaderingen de stemming verlichten. Het kan je teamleden ook helpen om beter met elkaar om te gaan.

Haal het meeste uit uw teamvergaderingen

Vergaderingen zijn de beste gelegenheid waar teams samen kunnen komen, meningen en ideeën kunnen delen, projecten kunnen afronden en geweldige resultaten kunnen behalen. De bovenstaande tips helpen u ervoor te zorgen dat uw vergaderingen soepel verlopen.

Er zijn verschillende apps en programma's die uw leven gemakkelijker kunnen maken bij het opzetten van online vergaderingen, zoals Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade en andere.

De 6 beste gratis online vergadertools om met uw team samen te werken

Hier zijn enkele geweldige gratis online vergadertools waarmee u kunt samenwerken en chatten met uw collega's, waar ze ook zijn.

Lees volgende

Over de auteur