Hoe u controle krijgt over uw e-mailinbox en productief blijft

Voor een professional is het onmogelijk om een ​​dag zonder e-mails te bedenken. Studies tonen aan dat zakelijke professionals ongeveer een derde van hun kantooruren besteden aan het controleren van hun inbox.

Door prioriteit te geven aan e-mail, offert u uiteindelijk uw productiviteit, focus en creativiteit op. De volgende tips kunnen u helpen de controletijd van uw inbox onder controle te houden.

1. Beperk het controleren van e-mails

Als je je inbox een oneindig aantal keren controleert, kom je nergens. Beperk daarom het aantal keren dat u wilt controleer nieuwe e-mails in je inbox.

Maak de limiet afhankelijk van uw behoefte en werklast. Mail checken aan het begin en einde van de werktijd is prima. Indien nodig kunt u het ook een keer na de lunch controleren.

Controleer uw inbox niet tijdens de meest productieve uren van de dag, zoals 's ochtends en' s avonds, of wanneer u tijd doorbrengt met uw gezin. Je kunt flexibel zijn en blijven experimenteren totdat je iets geschikts vindt. U kunt bijvoorbeeld limieten instellen zoals:

• Controleer zakelijke e-mail niet voor 10.00 uur en na 19.00 uur. of in het weekend.
• Controleer uw inbox slechts twee of drie keer per dag.
• Gebruik elk gestructureerd systeem dat alleen recente of belangrijke e-mails toont.

2. Haal taken rechtstreeks naar de app Taakbeheer

Ben jij een van hen die afhankelijk is van e-mails voor taaktoewijzingen? Zo ja, dan is het tijd om te veranderen. Een van de belangrijkste redenen om voortdurend inboxen te controleren, is dat anderen u nieuwe taken toewijzen via e-mail of uw taken daar houden.

Verwant: De beste eigenschappen van nTask voor naadloos projectbeheer

Uw e-mailinbox hoeft niet te werken als uw takenlijst. Beperk het e-mailgebruik alleen tot communicatiedoeleinden, verplaats alles wat actie nodig heeft verder dan een reactie naar taakbeheer-apps of takenlijst-applicaties. Dergelijke toepassingen bieden ook onmiddellijke communicatiefuncties die het projectbeheer naadloos maken.

Als u een e-mail opent en leest, sluit deze dan niet alleen na het lezen en ga aan de slag met andere e-mails. Reageer onmiddellijk op die e-mail om te voorkomen dat u opnieuw in uw inbox komt om te reageren.

Als de e-mail een antwoord nodig heeft, doe dat dan. Als u de e-mail nodig heeft voor toekomstig gebruik:

• Houd het.
• Als de e-mail bedrijfskritisch is, plaats er dan een ster in.
• Als je het niet meer nodig hebt, verwijder het dan.

Klaar zijn met elke e-mail die u leest, is de sleutel om uw inbox en hersenen vrij te houden van rommel.

4. Sluit uw e-mailclient

Ja, u kunt op uw desktop blijven werken zonder de e-mailapp in de lucht te houden. Na het controleren en beantwoorden van uw e-mails, sluit u de app en concentreert u zich op het voltooien van uw taken.

Informeer uw familie, vrienden, collega's en klanten dat e-mail niet de beste manier is om u te bereiken voor een onmiddellijke reactie.

Zodra ze hiervan op de hoogte zijn, hebben ze beperkte verwachtingen van u met betrekking tot e-mailreacties. U kunt verschillende andere instant messaging-applicaties op uw telefoon of laptop gebruiken om in contact te blijven met uw familie en collega's.

5. Houd e-mailantwoorden kort

Als je de gewoonte hebt om lange e-mails te schrijven, stop dan met het verspillen van je tijd en schakel over naar korte e-mailberichten schrijven. Zorg ervoor dat uw e-mails to the point zijn en dat uw vraag in de allereerste regel wordt vermeld om verwarring te voorkomen. Je kunt de meeste e-mails in een paar zinnen afmaken, en de beknoptheid ervan suggereert dat je ieders tijd waardeert, inclusief die van jezelf.

Slechts een paar e-mails hebben een langere reactie nodig en u kunt ze gemakkelijk in de categorie "later reageren" houden. Indien mogelijk kunt u dergelijke antwoorden in de vorm van audioberichten verzenden.

6. Zeg nee tegen e-mailmeldingen

Meldingen zijn de belangrijkste oorzaak van afleiding voor een moderne professional. Het zou verkeerd zijn om te veronderstellen dat alle meldingen van sociale media komen.

Af en toe verschijnen er ook e-mailwaarschuwingen, waardoor uw normale workflow wordt verstoord. Als e-mailmelding is ingeschakeld, helpt het niet om de app of het tabblad te sluiten.

Als je wordt afgeleid door elke nieuwe e-mailmelding en het druk krijgt met het controleren van je e-mailinbox, is het beter om de nieuwe e-mailmelding uit te schakelen. Het helpt u zich te concentreren op de taak die voor u ligt, vooral de taken die volledige aandacht nodig hebben.

7. Probeer Weekend Autoresponder te activeren

Deze methode is essentieel als je een freelancer of een solopreneur bent. Autoresponder voorkomt dat u van iedereen vervreemd raakt terwijl u de e-mails negeert voor uw gemoedsrust.

Maak een aantal doordachte en informatieve autoresponders die voor alle e-mails kunnen zorgen die u tijdens weekends of vakanties ontvangt.

Verwant: Android-apps om automatische antwoorden voor alles in te stellen

8. Stop met het controleren van e-mail op uw smartphone

Dit punt kan je bang maken met FOMO. Denk echter twee keer na of u echt een e-mailclient op uw telefoon nodig heeft of niet. In plaats van e-mails te ontvangen, kunt u meer instant-communicatie-apps zoals Slack op uw telefoon gebruiken. Laten we de e-mail op uw bureaublad achterlaten en zorgeloos genieten van uw korte vakantie.

9. Waardeer uw inboxruimte

U gebruikt misschien een gratis e-mailclient, maar dat betekent niet dat u uw inbox vol zult laten lopen met ongewenste e-mails. Als je je hebt geabonneerd op websites die je de hele dag bombarderen met verkoop- en promotieaanbiedingen, is het tijd om actie te ondernemen.

Veel promotionele e-mails komen op uw e-mails terecht omdat u ze in de eerste plaats toestemming hebt gegeven. Schrijf u dus uit van de websites waarin u niet meer geïnteresseerd bent.

Denk ook twee keer na voordat u zich de volgende keer aanmeldt voor de nieuwsbrieven. Daarmee hoef je geen tijd te besteden aan het vinden van de belangrijke e-mails of het verwijderen van onnodige e-mails.

10. Scheid uw persoonlijke en zakelijke e-mailaccounts

Het lijkt misschien iets dat we allemaal weten, maar er zullen altijd mensen zijn die zowel professionele als persoonlijke e-mails in dezelfde inbox ontvangen. Als jij een van hen bent, is het de hoogste tijd dat je verschillende e-mails maakt voor persoonlijke en professionele doeleinden.

Probeer uw persoonlijke e-mail tijdens kantooruren niet te controleren (tenzij u een cruciale e-mail verwacht). Vermijd ook het controleren van officiële e-mail buiten kantooruren. Zo kunt u een gezonde balans tussen werk en privé behouden, wat uiteindelijk zal bijdragen aan uw productiviteit.

Werk productief zonder uw inbox te belemmeren

Hoewel e-mail een revolutionaire verandering heeft gebracht in de manier waarop we communiceren, kan teveel aandacht eraan zowel afleidend als destructief zijn. Door uw aandacht te beperken tot uw inbox, kunt u zich blijven concentreren op de dagelijkse taken.

De 8 beste manieren om uw taken in Chrome te beheren

Kun je je Chrome-browser gebruiken om je taken te beheren? Probeer deze taakbeheeruitbreidingen om de takenlijsten van uw (team) te beheren en uw productiviteit bij te houden.

Lees volgende

Over de auteur