Hoe schrijf je professionele e-mails? 8 eenvoudige regels om naar te leven

We versturen en ontvangen elke dag e-mails. Toch maken we gênante fouten die we niet helemaal "ongedaan kunnen maken".

Met dat in gedachten hebben we een paar essentiële regels opgesteld die je moet kennen als je mensen e-mailt. Volg deze eenvoudige regels om moeiteloos betere e-mails te schrijven.

1. Heroverweeg aanhef en afmeldingen

"Ik hoop dat je een geweldige week hebt!" was vroeger een geweldige manier om een ​​e-mail te starten. Niet meer! Als je bedenkt hoe onzeker het leven is, kan dit onzorgvuldig en overdreven afstandelijk overkomen.

Hetzelfde geldt voor afmeldingen zoals 'Met vriendelijke groeten', 'Beste wensen' of 'Proost' - dat werkte voorheen prima, maar klinkt soms teruggetrokken uit de realiteit.

Dus waarom zou je het niet simpel en oprecht houden? Ga voor afmeldingen zoals 'Blijf veilig', 'Pas op' of 'Met vriendelijke groet'. Wat betreft begroetingen, "Hoop dat alles goed is" of "Hoop dat jij en je dierbaren veilig blijven" kunnen goede uitgangspunten zijn.

2. Voeg een duidelijke onderwerpregel toe

Deze e-mailregel is zo oud als e-mail zelf. Dat komt omdat mensen vaak beslissen of ze een e-mail openen op basis van de onderwerpregel.

Nu al ons werk nu online is, is de noodzaak om prioriteit te geven aan wat belangrijk is en te negeren wat niet van cruciaal belang is. Dus als u de onderwerpregel nog steeds leeg laat, is de kans groot dat uw e-mail wordt genegeerd.

De ideale onderwerpregel heeft minder dan 10 woorden. Kies er een die uw zorgen wegneemt en communiceert waar de e-mail over gaat. "Voorstel voor het luchtvaartproject", "Vergadering verplaatst" of "Snelle vragen over uw presentatie" zijn enkele goede voorbeelden van onderwerpregels waar u een voorbeeld aan kunt nemen.

3. Gebruik een professionele handtekening

Zorg voor een vooraf ingesteld handtekeningblok dat u gebruikt om e-mails te beantwoorden op al uw persoonlijke apparaten. Het moet uw naam, uw bedrijfstitel en uw contactgegevens bevatten.

Zo weet uw ontvanger goed wie u bent en hoe hij contact met u kan opnemen als dat nodig mocht zijn. Als het gaat om het lettertype en de grootte van uw professionele handtekening, zorg er dan voor dat deze hetzelfde is als de rest van de e-mail.

Ook, beëindig uw e-mails met vertrouwen maar ga niet overboord met uitspraken of persoonlijke details.

4. Stel jezelf voor als je voor het eerst virtueel vergadert

We zijn allemaal wel eens situaties tegengekomen waarin we iemand moesten e-mailen die we niet hebben ontmoet. Een e-mail ontvangen van een vreemde kan vreemd zijn. En dat is licht uitgedrukt.

Neem dus even de tijd om jezelf voor te stellen aan de e-mailontvanger. De context is van cruciaal belang en de eerste indruk is nog steeds van belang. Voeg dus een regel toe zoals: "Hallo! Dit is Tracy van Multiseon Pvt. Ltd, en ik stuur u een e-mail omdat u uw interesse heeft getoond in het kopen van onze elektronische producten”.

Of, wanneer je via e-mail aan iemand wordt voorgesteld, kun je hem of haar ook een berichtje sturen om te zeggen hoe leuk het is om ze te e-ontmoeten.

5. Schrijf medelevende e-mails

We kunnen het belang hiervan niet benadrukken. Het leven is hard. Het is vooral erg onzeker.

Hebben ze een deadline gemist? Kwamen ze niet opdagen voor die geplande Google Meet? Voordat u een strenge e-mail verzendt, moet u even stoppen en erover nadenken. Wat als er een medisch noodgeval is?

Wees daarom medelevend en vraag of alles in orde met hen is. Een e-mail als 'We hebben je vandaag gemist op de vergadering. Gewoon inchecken om te zien of alles in orde is.” kan relaties opbouwen die de tand des tijds doorstaan.

6. Comprimeer / formaat wijzigen en naam bijlagen wanneer u kunt

We praten niet veel over deze e-mailregel, want bij het verzenden van grote bijlagen gaan we er automatisch van uit dat onze ontvanger voldoende ruimte heeft. Grote bestanden hebben meer tijd nodig om te downloaden en kunnen binnen de kortste keren vervelend worden.

Maak er daarom een ​​punt van om ze te comprimeren of het formaat ervan te wijzigen. Als je te veel bestanden tegelijk deelt, is het een goede gewoonte om een ​​beleefde opmerking toe te voegen waarin staat waar de bijlagen voor zijn.

Geef uw bijlagen ook een naam voordat u ze verzendt. CV opsturen? Hernoem het bestand als Tracy_Mackenzie_CV en begin op de juiste voet.

7. Gebruik e-mail niet als een andere Instant Messaging-app

De reden waarom we allemaal van instant messaging houden, is dat het instant is.

Maar als je de twee combineert en e-mail gebruikt als vervanging voor instant messaging, loop je het risico vervelend en onprofessioneel te worden.

Daarom moet u weten wanneer u een e-mail moet verzenden en wanneer u deze moet opvolgen met een andere. niet doen maak de fout om te veel follow-up e-mails te verzenden omdat ze misschien thuis werken. Bel ook niet iemand op met de vraag om een ​​e-mail te checken.

Als het dringend is, gebruik dan een andere manier van communiceren.

8. Gebruik humor om te genezen, maar spaarzaam

Hoewel velen humor gebruiken om de stemming in deze buitengewone tijden te verlichten, is het probleem met het gebruik van humor in e-mails dat het averechts kan werken.

Als je humor in een e-mail wilt gebruiken, doe dat dan alleen als je de persoon goed kent. Je wilt niet respectloos of onbeleefd overkomen als iemand zich in een ernstige situatie bevindt. Trouwens, wat grappig klinkt, leest misschien niet grappig.

Woord aan de wijze: als je twijfelt, kun je het het beste weglaten.

Stel afwezigheidsreacties in en verbeter uw balans tussen werk en privé

Als je tegenwoordig mensen e-mailt, moet je ook rekening houden met de uren. Nu de levensstijl van thuiswerken aan kracht wint, zijn de grenzen tussen werk en ons persoonlijke leven vervaagd. Afwezigheidsantwoorden maken het gemakkelijk om te begrijpen wanneer iemand beschikbaar is voor een vergadering of om op een e-mail te reageren.

Kijk in de instellingen van uw e-mailclient en configureer autoresponders wanneer u weg bent of niet aan uw bureau. Gmail noemt het bijvoorbeeld de vakantie-responder, terwijl Microsoft Outlook Afwezigheidsantwoorden gebruikt.

We hopen dat deze gouden regels voor het schrijven van effectieve e-mails en de juiste e-mailgewoonten u helpen tijd te besparen en de juiste reacties te creëren.

Vermijd deze 6 fouten voor betere e-mail- en tekstcommunicatie

Verbeter uw communicatieve vaardigheden door fouten te vermijden, zoals het gebruik van te veel emoji's of het typen in hoofdletters.

Lees volgende

Over de auteur