Ondanks dat het een productiviteitstool is, is e-mail een grote afleiding tijdens werkuren en voorkomt het dat u belangrijkere taken uitvoert. Je hebt misschien zelfs de gewoonte om je e-mails te controleren wanneer er een melding binnenkomt.
Dergelijke praktijken belemmeren uw prestaties en veroorzaken belemmeringen bij het bereiken van uw doel. Om de productiviteit te maximaliseren, kunt u de volgende benaderingen gebruiken om het e-mailgebruik te beheersen.
1. Begin uw dag niet met Inbox
's Ochtends moet u uw prioriteiten overwegen, maak een to-do lijst voor de dag, en focus op de belangrijkste taak zonder je zorgen te maken over de verzoeken van andere mensen. Hoe verleidelijk het ook is om 's ochtends als eerste je e-mail te checken, het leidt je aandacht af.
Verwant: Digitaal versus Papieren takenlijst: wat is beter?
Je geest raakt vol met de mogelijke antwoorden op de e-mails, en als gevolg daarvan lijdt je eigenlijke werk eronder. Als u in de vroege ochtend op e-mails reageert, weten mensen dat u al beschikbaar bent. Daarom moet u uw dag beginnen met focussen op het werk, niet op e-mails.
2. Leeg de inbox regelmatig
Het is niet nodig om elke e-mail die u ontvangt te beantwoorden. U moet echter elke e-mail verwerken om uw inbox vol met ongelezen e-mails te houden. Anders vindt u de benodigde e-mail niet. U kunt de inbox op de volgende manieren vrijhouden van bulk ongelezen berichten:
- Doen: Als de e-mail vraagt om een uitvoerbare taak die minder dan twee minuten duurt, doe dat dan onmiddellijk.
- Delegeren: Dit gaat niet per se over het overdragen van de verantwoordelijkheid aan iemand anders. U kunt de taak dus doorsturen naar de juiste mensen.
- Uitstellen: Als de e-mail geen dringend antwoord nodig heeft, kunt u de beantwoording uitstellen tot een beter moment.
- Verwijderen: U moet e-mails die aan iemand anders zijn gedelegeerd of niet-kritieke e-mails onmiddellijk verwijderen om verwarring en rommel te voorkomen.
3. Onthoud dat u elke e-mail aan iedereen in CC moet zetten
E-mails in CC zetten kan soms nodig zijn, maar het betekent meestal dat je wordt gebombardeerd met antwoorden die niets met jou te maken hebben. Voeg bij het verzenden van een e-mail niet meer dan twee personen toe in het CC-veld.
Als uw collega's u in e-mails plaatsen die informatie bevatten die u niet hoeft te weten, kunt u ook onnodige e-mails krijgen. In dat geval moet u uw team informeren om individueel te antwoorden in plaats van iedereen te antwoorden, tenzij ze informatie delen die iedereen moet weten.
4. E-mail in batches controleren
Er zijn twee soorten e-mailgebruikers: het eerste type is afhankelijk van meldingen en controleert de e-mail meteen wanneer deze binnenkomt. Het tweede type afzender heeft zijn vaste tijd om alle e-mails in een batch te controleren, zodat ze het de rest van de dag kunnen vergeten.
Je moet het tweede type zijn om je taken effectief uit te voeren. Stel uw eigen regels in voor wanneer u de tijd moet controleren.
Een van de beste methoden om te voorkomen dat uw e-mailinbox uit de hand loopt en u kostbare tijd bespaart, is door externe hulp in te schakelen voor het screenen van uw berichten. Een slimme optie om e-mails te beheren, is door tools te gebruiken zoals: Sanebox of Uitrollen.me.
Sanebox helpt u bij het sorteren en opruimen van uw e-mailinbox en om alleen plaats te maken voor de belangrijke e-mails. Alle andere e-mails die uw e-mailadres bereiken, gaan naar de Prullenbak of Archief. Met Uitrollen. Ik, u kunt de e-mailabonnementen opzeggen die niet nodig zijn.
6. Kies een nieuw besturingsmodel voor communicatie
Door een nieuw communicatiemodel onder uw teamleden te introduceren, kunt u minder afhankelijk worden van e-mails. Bijvoorbeeld, u kunt een projectbeheertool gebruiken voor groepscommunicatie of voor een korte ontmoeting. Met hulpprogramma's voor projectbeheer kunt u alle benodigde aanwijzingen bij een project laten weergeven.
Evenzo kunt u een één-op-één-gesprek via de telefoon plannen om te voorkomen dat u een lange e-mailthread krijgt. Voor samenwerking en realtime communicatie kunt u berichtenservices gebruiken zoals slappe, Kudde, Yammer, enz., om snel contact te maken met uw team voor eventuele behoeften.
Verwant: Wat is Slack en hoe werkt het?
7. Verbeter uw e-mailetiquette
Om succesvoller te worden en meer dingen gedaan te krijgen zonder onderbrekingen, kun je je e-mailetiquette verfijnen met de volgende tips:
- Schrijf altijd een duidelijke onderwerpregel die het onderwerp van de e-mails specificeert. Zo ziet de ontvanger de e-mails niet over het hoofd en hoeft u geen extra e-mails te sturen waarin om een antwoord wordt gevraagd.
- Nooit overslaan uw e-mails proeflezen voordat je de raakt Sturen knop. Het zorgt ervoor dat er geen kans is op misverstanden door typefouten.
- Zorg ervoor dat uw e-mailhandtekening uw contactgegevens bevat, zoals het telefoonnummer. Zo kan de ontvanger direct contact met u opnemen als de noodzaak zich voordoet.
8. Ga voor vertraagde reactie
Het kan zijn dat u uiteindelijk op e-mails reageert zodra ze binnenkomen. Dit zal uw concentratie echter alleen maar wegleiden van uw primaire taak. Stop met gehaast te reageren op een e-mail. Neem in plaats daarvan een uur of zelfs meer de tijd en antwoord volgens uw schema om uw inbox te beheren.
Als u zich zorgen maakt over het missen van dringende e-mails, ontvangt u in dat geval geen e-mails. Voor noodgevallen krijgt u een telefoontje, geen e-mail.
9. Probeer de "Yesterbox"-methode
Deze methode is ontwikkeld door Tony Hsieh en bevordert het alleen reageren op de e-mail die gisteren is binnengekomen, tenzij deze dringend is. De basisregel van deze techniek is om de inbox van gisteren te verwerken in plaats van die van vandaag. Natuurlijk leest u een dringende e-mail die onmiddellijke actie vereist, maar niet veel e-mails vallen onder die categorie.
10. Zeg vaarwel tegen de nieuwsbrieven
Elke e-mail die in je inbox komt, staat gelijk aan: een moment van afleiding. Een groot deel van de e-mails die u dagelijks ontvangt, zijn nieuwsbrieven. In de meeste gevallen weet je niet eens meer wanneer je je hebt aangemeld voor de nieuwsbrief en waarom.
Om je inbox schoon te houden en te voorkomen dat je op oneven uren onnodige meldingen krijgt, afmelden voor de nieuwsbrieven die je niet nodig hebt. Dit uitschrijven kan enige tijd duren, maar u bent voor altijd vrij van ongewenste e-mails. Je kunt altijd een RSS-feed gebruiken in plaats van e-mail als je geen bericht wilt missen.
Uw productiviteit is belangrijker dan uw e-mails
De eindeloze stapel e-mails is genoeg om je gestrest en afgeleid te maken. Door uw e-mailgewoonten met deze methoden te veranderen, kunt u voorkomen dat e-mail afleiding veroorzaakt en zeer productief wordt.
Ontdek hoe een opgeruimde werkplek je helpt om aandachtig te werken en de taken op tijd af te ronden.
Lees volgende
- productiviteit
- E-mailtips
- Focus
- Productiviteitstips
Tamal is een freelance schrijver bij MakeUseOf. Na het opdoen van substantiële ervaring in technologie, financiën en business processen in zijn vorige baan bij een IT-adviesbureau, nam hij 3 jaar geleden het schrijven als een voltijds beroep over. Hoewel hij niet schrijft over productiviteit en het laatste technische nieuws, speelt hij graag Splinter Cell en bingewatcht hij Netflix/ Prime Video.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
