Als u uw eigen winkelbedrijf start, moet u een manier hebben om uw voorraad bij te houden. Met pen en papier red je het tegenwoordig niet meer. Volwaardige software voor voorraadbeheer kan echter duur zijn.
Maar wist u dat u er zelf een kunt maken met Excel?
Hier zijn zeven formules om u te helpen uw spreadsheet voor voorraadbeheer te maken. Beheer uw bedrijf beter zonder extra geld uit te geven aan speciale apps.
1. SOM
Als er één formule is die je je hele leven zult gebruiken, dan zou SUM het zijn. Met deze functie kunt u waarden toevoegen zonder elke cel afzonderlijk te selecteren.
U kunt tijd besparen door deze opdracht te gebruiken en vervolgens het celbereik te kiezen dat u wilt toevoegen.
Formule: =SOM(getal1,[getal2],...)
- NUMMER 1: Dit is de eerste waarde die moet worden toegevoegd. Het kan een willekeurig getal zijn, een cel of zelfs een reeks cellen (een bereik genoemd).
- NUMMER2-255 (optioneel): Dit zijn de volgende waarden die de functie zal toevoegen. Nogmaals, het kan elk getal, elke cel of elk bereik zijn. U kunt hier maximaal 255 waarden plaatsen.
2. SUMIF
Deze formule voegt een laag complexiteit toe aan de somfunctie. U kunt de opdracht SUMIF gebruiken als u de cellen die u wilt toevoegen, wilt filteren.
Als u bijvoorbeeld alleen de som van de voorraad wilt vinden die door een specifieke leverancier is verkocht, kunt u SUMIF gebruiken. Als u uw filter verder wilt verfijnen tot een bepaald product, kunt u SUMIFS gebruiken.
U kunt deze functie bijvoorbeeld gebruiken als u zowel leverancier als producttype wilt filteren. Kortom, SUMIFS geeft u de mogelijkheid om twee of meer variabelen te gebruiken om uw waarden te filteren.
Formule: =SUMIF(bereik, criteria,[som_bereik])
- BEREIK: Dit zijn de cellen die Excel zal inspecteren om te weten of het de corresponderende waarden zal toevoegen.
- CRITERIA: Dit is de waarde of formule die Excel zal vergelijken met de cellen onder BEREIK.
- SUM_RANGE (optioneel): Dit zijn de cellen die bij elkaar worden opgeteld. Indien blanco gelaten, worden in plaats daarvan de cellen onder BEREIK gebruikt.
In de onderstaande afbeelding ziet u dat alleen het aan Abacus Technologies te betalen bedrag wordt toegevoegd.
3. SOMMEN
Formule: =SOMMEN.ALS(som_bereik, criteria_bereik1,criteria1,[criteria_bereik2,criteria20,...)
- SUM_RANGE: Dit zijn de cellen die moeten worden toegevoegd.
- CRITERIA_RANGE1: Dit zijn de cellen die Excel zal testen. Als de waarden hier waar zijn op basis van CRITERIA1, worden de bijbehorende SUM_RANGE-cellen toegevoegd.
- CRITERIA1: Dit is wat CRITERIA_RANGE1 definieert. Dit kan een getal, functie of een andere waarde zijn.
- CRITERIA_RANGE2, CRITERIA2,... (optioneel): Dit zijn aanvullende celbereiken en criteria om uw SUMIFS verder te filteren. U kunt maximaal 127 extra bereik/criteria-paren hebben.
In het onderstaande voorbeeld worden alleen de bedragen die onder de Abacus Technologies-fabrikant aan het merk Jupiter moeten worden betaald, bij elkaar opgeteld.
Als u vindt dat deze formules een beetje ingewikkeld worden, zijn hier enkele: tips om u te helpen Excel snel te leren.
4. OPZOEKEN
Deze functie heeft twee opties: VECTOR en ARRAY. De optie Vector is het beste voor het opzoeken van gegevens in specifieke kolommen.
De optie Array zoekt daarentegen naar waarden in meerdere rijen en kolommen. Het is sindsdien vervangen door VERT.ZOEKEN en HORIZ.ZOEKEN, maar blijft voor compatibiliteit met oudere spreadsheets.
Formule: =LOOKUP(lookup_value, lookup_vector,[result_vector])
- OPZOEKWAARDE: Dit is de waarde die Excel zal vinden in uw LOOKUP_VECTOR.
- LOOKUP_VECTOR: Dit is het bereik waar Excel uw LOOKUP_VALUE zal vinden. Dit mag slechts een enkele rij of kolom zijn en de waarden hieronder moeten in oplopende volgorde staan.
- RESULT_VECTOR (optioneel): Dit is het bereik waar Excel de corresponderende waarde vindt om te retourneren. Dit is gebaseerd op de resultaten van LOOKUP_VECTOR.
In het onderstaande voorbeeld kent de gebruiker de itemnaam, maar is hij niet bekend met de SKU-code. Om de SKU-code te krijgen, gebruikten ze de LOOKUP-formule.
5. VERT.ZOEKEN
De functie VERT.ZOEKEN is handig voor gegevens die in kolommen zijn gerangschikt. Excel zoekt naar de waarde die u toewijst in de eerste kolom van het door u gekozen bereik. Het telt dan over kolommen op basis van het nummer dat u geeft en retourneert een overeenkomstige waarde.
Formule: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])
- OPZOEKWAARDE: Dit is de waarde waarnaar Excel zoekt in de eerste kolom van uw tabel.
- TABLE_ARRAY: Dit is het bereik van cellen waar de functie zal werken. Excel zal gebruiken OPZOEKWAARDE en vind het in de eerste kolom van de TABLE_ARRAY. Het zal dan het aantal cellen tellen op basis van de volgende variabele om een resultaat te retourneren.
- COL_INDEX_NUMBER: Dit is het aantal kolommen dat Excel zal tellen om een resultaat te retourneren.
- RANGE_LOOKUP (optioneel): Dit kan alleen TRUE of FALSE zijn. Als u TRUE schrijft, worden er benaderende overeenkomsten geretourneerd (en uw eerste kolom moet in oplopende volgorde staan). Als u FALSE kiest, worden alleen exacte overeenkomsten geretourneerd.
In het onderstaande voorbeeld heeft de gebruiker gezocht naar de prijs van een specifieke SKU. Aangezien de prijs onder de 5e kolom staat, is de waarde onder COL_INDEX_NUMBER staat op 5.
6. HORIZ.ZOEKEN
De functie HORIZ.ZOEKEN is bijna hetzelfde als VERT.ZOEKEN, behalve dat uw gegevens hier per rij moeten worden gerangschikt.
Formule: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])
- OPZOEKWAARDE: Dit is de waarde waarnaar Excel zoekt in de eerste rij van uw tabel.
- TABLE_ARRAY: Dit is het bereik van cellen waar de functie zal werken. Excel zal gebruiken OPZOEKWAARDE en vind het in de eerste kolom van de TABLE_ARRAY. Het zal dan het aantal cellen tellen op basis van de volgende variabele om een resultaat te retourneren.
- ROW_INDEX_NUMBER: Dit is het aantal rijen dat Excel telt om een resultaat te retourneren.
- RANGE_LOOKUP (optioneel): Dit kan alleen TRUE of FALSE zijn. Als u TRUE schrijft, worden er benaderende overeenkomsten geretourneerd (en uw eerste kolom moet in oplopende volgorde staan). Als u FALSE kiest, worden alleen exacte overeenkomsten geretourneerd.
Zoals hieronder wordt weergegeven, wordt de HORIZ.ZOEKEN-formule gebruikt om de beschikbare voorraad van een SKU te krijgen. Aangezien het rijnummer voor de beschikbare voorraad 9 is, is de ROW_INDEX_NUMBER leest 9.
7. XZOEKEN
De functie XLOOKUP is de evolutie van de formules VERT.ZOEKEN en HORIZ.ZOEKEN. Hiermee kunt u meerdere resultaten retourneren en kunt u zowel op kolom als op rij zoeken. Dit werkt echter alleen met Microsoft 365-versies van Excel.
Formule: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array,[if_not_found],[match_mode],[search_mode])
- OPZOEKWAARDE: Net als de bovenstaande formules verwijst dit naar de waarde die Excel zal vinden.
- LOOKUP_ARRAY: Dit is het cellenbereik waar Excel doorheen zal kammen om de OPZOEKWAARDE jij toewijst. Dit kan overal in uw tabel staan, maar mag slechts een enkele rij of kolom zijn. Anders retourneert uw formule een fout.
- RETURN_ARRAY: Dit zijn de resultaten die Excel zal tonen zodra het de LOOKUP_VALUE in uw LOOKUP_ARRAY vindt. Dit moet de vorm van uw LOOKUP_ARRAY weerspiegelen. Als LOOKUP_ARRAY bijvoorbeeld een kolom is, moet de RETURN_ARRAY ook een kolom zijn. Maar als u meerdere rijen of kolommen kiest, zal RETURN_ARRAY talrijke resultaten opleveren.
- IF_NOT_FOUND (optioneel): de formule geeft de tekst weer die u hier schrijft als de waarde die u zoekt niet kan worden gevonden. Indien blanco gelaten, zal dit standaard #N/A zijn.
- MATCH_MODE (optioneel): Kan alleen -1, 0, 1 of 2 zijn. -1, 0 en 1 zullen een exacte overeenkomst opleveren. Als er geen wordt gevonden, toont -1 de eerstvolgende kleinere waarde, 0 retourneert #N/A en 1 toont de eerstvolgende grotere waarde. Indien blanco gelaten, zal dit standaard 0 zijn.
- SEARCH_MODE (optioneel): Kan alleen 1, -1, 2 of -2 zijn. 1 begint de zoekopdracht vanaf het eerste item in uw LOOKUP_ARRAY, terwijl -1 vanaf de laatste begint. 2 voert een binaire zoekopdracht uit, waarvoor uw LOOKUP_ARRAY in oplopende volgorde moet staan. -2 doet hetzelfde, maar uw lijst moet in aflopende volgorde staan. Zowel 1 als -1 zijn goed voor korte lijsten, maar als je veel gegevens hebt die je kunt sorteren, overweeg dan om 2 of -2 te gebruiken.
In het volgende voorbeeld kunt u zien hoe u de volledige informatie van een enkel item kunt ophalen door simpelweg de itemnaam te typen. U bent ook niet beperkt tot het kiezen van de eerste kolom of rij van uw tabel - u kunt elke dataset kiezen om doorheen te kijken.
Excel bevat veel meer dan u zou verwachten
Dit zijn enkele van de formules die u kunt gebruiken om uw voorraad te beheren. Als u Excel in andere aspecten van uw leven wilt gebruiken, kunnen deze formules u helpen echte problemen oplossen.
Als u weet hoe u deze functies en een beetje opmaak moet gebruiken, kan uw voorraadbeheersysteem een heel eind komen.
Deze Microsoft Excel-formules kunnen uw spreadsheetproductiviteit een boost geven en dingen een beetje leuker maken.
Lees volgende
- productiviteit
- Spreadsheettips
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 365
- Microsoft Office-tips
Jowi is schrijver, loopbaancoach en piloot. Hij ontwikkelde een liefde voor alles wat met pc's te maken had sinds zijn vader een desktopcomputer kocht toen hij 5 jaar oud was. Vanaf dat moment gebruikt en maximaliseert hij technologie in elk aspect van zijn leven.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Nog een stap…!
Bevestig uw e-mailadres in de e-mail die we u zojuist hebben gestuurd.
