Wat is Google Workspace en hoe gebruik je het?

Sinds Google Workspace voor alle Gmail-gebruikers heeft gelanceerd, zijn er nu veel waardevolle tools gratis beschikbaar.

Maar wat zijn deze tools precies? Zijn er toepassingen voor? Hier vindt u alles wat u moet weten over Google Workspace.

Het begint allemaal met Gmail

Als u op het laadscherm van de e-mailservice van Google let, ziet u een kleine verandering. In plaats van Gmail te laden, zegt het opstartscherm nu: Google Workspace.

Dit is de richting die Google opgaat met zijn diensten. In plaats van afzonderlijke apps zoals Documenten, Agenda en Drive in een nieuw venster te openen, hebt u nu toegang tot ze allemaal in Gmail.

U hoeft niet langer nieuwe tabbladen te openen om te vinden wat u nodig heeft, waardoor u minder afleiding hoeft te hebben. U kunt zich dus concentreren op de taak die u moet uitvoeren, omdat u niet hoeft te zoeken naar apps.

Samenwerking in één scherm

Google breidt Gmail uit van een e-mailclient naar een complete samenwerkingsoplossing. Als u de nieuwe Google Chat-interface gebruikt, ziet u vier nieuwe pictogrammen aan de linkerkant van uw e-mailweergave.

Afgezien van de gebruikelijke e-mail, vindt u daar ook Chat, Spaces en Meet. Om in contact te komen met mensen hoeft u niet langer speciale apps te openen. U kunt snelle berichten verzenden via Chat, videoconferenties houden via Meet en samenwerkingsruimten instellen.

Google Chat

als jij activeer Google Chat in Gmail, heb je zowel Chat als Rooms voor je beschikbaar. Afgezien van de gebruikelijke bestandsdeling, integreert Google Chat ook hun andere services.

Vanuit de chatbox kun je een bestand delen vanuit je Google Drive, een videovergadering maken op Google Meet en zelfs een afspraak maken via Google Agenda.

U kunt hier niet alleen met individuen praten, maar ook groepen maken. Dit maakt het perfect voor het coördineren van teams en algemene groepsgesprekken.

Google Spaces (voorheen Google Rooms)

Met deze functie kunt u georganiseerde ruimtes creëren voor verschillende projecten. Elke sectie die u maakt, heeft zijn eigen sectie Chat, Bestanden en Taken. Dit zorgt ervoor dat alles wat u en uw team nodig hebben tot hun beschikking staat.

Het tabblad Chat zorgt ervoor dat alle gesprekken met betrekking tot uw Space op één plek blijven. Het heeft alle functies van Google Chat. U kunt eenvoudig bestanden delen, een videoconferentie opzetten of zelfs rechtstreeks vanuit de tool een vergadering plannen.

Als u bestanden met uw team moet delen, kunt u dat op het tabblad Bestanden gemakkelijk doen. U kunt bestanden uploaden vanaf uw computer of documenten delen vanuit uw Google Drive.

Bovendien behoudt elk bestand zijn rechten. Wanneer u een document deelt, kiest u of u wilt dat uw team machtigingen kan bekijken, becommentariëren of bewerken.

U zult ook waarderen dat Google Workspace nu native Google Doc-documenten in de app opent. U hoeft dus geen apart tabblad of venster te openen om documenten te bekijken, te becommentariëren en te bewerken.

Ten slotte wordt het toewijzen van taken nu direct gedaan onder het gedeelte Taken. Hier kunt u een opdracht maken, alle details opnemen, een vervaldatum instellen en deze aan een specifieke persoon koppelen. Hierdoor wordt de taak automatisch naar de eigen Google Tasks-app van de toegewezen persoon verzonden.

U kunt nu in een handomdraai veel opdrachten maken en aanwijzen. Het is niet meer nodig om lange e-mails te sturen om dingen voor elkaar te krijgen.

Google Meet

Google Workspace bevat nu een snelkoppeling voor het maken van en deelnemen aan vergaderingen. U ziet de link naar de vergaderruimte wanneer u op. klikt Nieuwe vergadering. U kunt uitnodigingen ook per e-mail verzenden of door ze afzonderlijk te kopiëren en te verzenden.

Begin nu opent een nieuw browservenster waarin u uw vergadering kunt leiden. U hoeft dus geen aparte apps te downloaden of te installeren.

U kunt ook rechtstreeks vanuit Google Workspace deelnemen aan een vergadering. Kiezen Deelnemen aan een vergadering, voer de vergaderruimtecode in en u bent binnen.

Google Apps en meer

Zelfs als u alleen werkt, zult u Google Workspace waarderen. De integratie met Google Agenda, Keep, Taken en Contacten helpt je bij het organiseren. U kunt uw planning bekijken, notities maken, uw taken bekijken en zelfs mensen vinden in uw werkruimte.

Google kalender

Bekijk en beheer hier uw dagplanning. U kunt zelfs rechtstreeks vanaf uw scherm nieuwe evenementen maken. Je planning aanpassen is nog handiger.

Verplaats uw vergaderingen via slepen en neerzetten. Je kunt hun lengte ook wijzigen door de onderkant van het tijdsblok te pakken en het formaat ervan aan te passen.

Google Keep

Aantekeningen maken uit je e-mail is ook veel makkelijker met Google Keep. Wanneer u op het pictogram klikt, ziet u uw meest recente notities en a Maak een aantekening... keuze.

Wanneer je een notitie maakt, wordt deze automatisch gekoppeld aan een e-mail die je hebt geopend. Zelfs nadat u de notitie hebt opgeslagen, kunt u nog steeds de bron-e-mail zien. Door op de bron te klikken, gaat u naar die e-mail in plaats van dat u uw inbox hoeft te doorzoeken.

Google Taken

Alle taken die u moet doen, inclusief de taken die aan u zijn toegewezen in Google Spaces, worden hier weergegeven. Om u te helpen georganiseerd te blijven, kunt u lijsten maken om taken in hun secties te scheiden.

Als u einddatums aan uw taken toevoegt, verschijnen deze ook in uw agenda. Zo weet je zeker dat je niets hoeft te missen.

Als je een Android-smartphone hebt, kun je hier al je contacten bekijken. Zoek eenvoudig naar mensen en neem rechtstreeks contact met hen op vanuit deze weergave.

Met een enkele klik kun je een e-mail sturen, chatten, een Google Agenda-afspraak maken of zelfs uitnodigen voor een videogesprek. Door het Weergave recente interacties, kunt u ook uw laatste e-mails aan hen zien.

Andere apps

Met Google kun je ook andere apps integreren via de Google Workspace-marktplaats. Veel populaire apps zoals Asana, Box, Slack, Trello en Zoom zijn hier beschikbaar.

Welk bericht je ook hebt geopend in je e-mailreferenties in de apps die je opent. Hiermee kunt u e-mails koppelen, zodat de mensen met wie u werkt, de context van uw bericht kennen.

Dit is perfect als een klant een e-mail stuurt en u deze moet doorgeven aan uw team. U hoeft berichten niet handmatig door te sturen: voeg ze gewoon met één klik toe aan uw app voor teamsamenwerking.

Een nieuw tijdperk van integraties

De Google Workspace is een krachtige suite waarmee je productiviteits-apps binnen handbereik hebt. Je kunt alles gedaan krijgen zonder Gmail te verlaten.

Al deze functies zorgen ervoor dat u zich kunt concentreren en afleiding kunt voorkomen tijdens het werken. U kunt tijd besparen en meer gedaan krijgen - helemaal gratis!

Google verandert G Suite in Google Workspace, verbetert gebruikerservaring

G Suite verdwijnt, maar alle tools blijven onder de naam Google Workspace.

Lees volgende

Over de auteur

Uitvouwen om het volledige verhaal te lezen