Hoe u een afdruk samenvoegt in Word

Met Afdruk samenvoegen kunt u bulk-e-mails en brieven personaliseren door tijdelijke aanduidingen te gebruiken. Het enige dat u nodig hebt, is een database met contacten en een sjabloon voor e-mails of brieven aan hen.

In dit artikel laten we u zien hoe u een Microsoft Word-afdruk samenvoeging maakt met behulp van een Excel-database. De stappen zijn overgenomen uit Microsoft Word en Excel 2016, maar het proces is hetzelfde voor alle edities.

Hoe u een afdruk samenvoegt vanuit Excel

De mail merge gebruikt gegevensbronnen uit een database en plaatst deze in respectievelijke tijdelijke aanduidingen om uw bulk-e-mails te personaliseren. Deze databases kunnen van alles zijn uit de onderstaande lijst:

1. Open je Microsoft Excel rekenblad.

2. Maak een handmatige contactenlijst in Woord bij gebruik van Afdruk samenvoegen.

3. Kiezen contactgegevens vanuit de Microsoft Outlook-app.

U heeft de keuze uit twee sets opties:

• Gmail-contacten in een compatibel bestand.
• Microsoft SQL-server.

Microsoft Excel-werkmapdatabase heeft de meeste voorkeur wanneer u Afdruk samenvoegen in Word moet gebruiken. Voor mail merge gebruikt u Excel om een ​​database te maken die Word later zal gebruiken.

Als u geen Excel-bestand met contactgegevens heeft, kunt u deze gebruiken voorbeeld Excel-bestand voor proefdoeleinden.

Om inconsistenties in uw bulk-e-mails of brieven te voorkomen, moet u uw Excel-bestand aanpassen zoals hieronder vermeld:

1. De eerste rij mag alleen kolomkoppen hebben die beginnen met cel A1. Word gebruikt deze kolomkoppen als: Velden samenvoegen wanneer u Microsoft Word-afdruk samenvoegen gebruikt.
2. U moet de kolomkoppen bewerken zodat ze overeenkomen met de namen van de tijdelijke aanduidingen die u in het e-mail- of briefsjabloondocument gaat gebruiken.
3. U moet ervoor zorgen dat het spreadsheetbestand contactgegevens bevat als één record per rijpatroon. In de huidige tutorial bijvoorbeeld, elk beschikbaar contactgegevens van de klant James Butt is toegankelijk tussen cellen A2 en J2.
4. Numerieke gegevens voor elk contact, zoals postcodes, kortingspercentages, kilometerstanden, valuta's, enz., moeten de juiste getalnotatie hebben.
5. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u de cel of een celbereik dat de cijfers bevat.
6. In de Tabblad Start, binnen de Lint, Klik op de vervolgkeuzepijl bovendien Algemeen.
7. Maak alle toevoegingen voordat u het Word-document voor samenvoegen koppelt aan het Excel-databasebestand. Nadat u alle wijzigingen hebt aangebracht, sparen het Excel-bestand.
8. Het Excel-databasebestand van uw contacten moet aanwezig zijn in de lokale opslag van uw computer.
9. Zorg ervoor dat alle gegevens op het eerste blad van de Excel-werkmap staan.

Hoe u een afdruk samenvoegt in Word

Nadat u de database in Excel hebt gemaakt, moet u de e-mail- of briefsjabloon openen die u naar veel ontvangers wilt verzenden. Volg de stappen zoals hieronder beschreven:

1. Op de Lint, Klik op de Tabblad Mailings.

2. In de Groep Afdruk samenvoegen starten, je moet klikken op Afdruk samenvoegen starten.

3. U ziet zes typen samenvoegdocumenten. Klik op Brieven of E-mailberichten.

Verwant: Etiketten afdrukken met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word en Excel

4. Op de Afdruk samenvoegen starten groep, klik op Selecteer ontvangers. U ziet opties zoals Typ een nieuwe lijst, Gebruik een bestaande lijst en Kies uit Outlook-contactpersonen.

5. U kunt een van de bovenstaande drie opties kiezen, afhankelijk van hoe u de lijst met contacten wilt koppelen aan de sjabloonbrief. Laten we in deze zelfstudie kiezen voor Een bestaande lijst gebruiken gebruiken de Excel-database die u eerder hebt gemaakt of gedownload.

6. Op de Selecteer gegevensbron dialoogvenster, zoek de map waar het Excel-databasebestand beschikbaar is. Zodra u het bestand hebt gevonden, selecteert u het en klikt u op Open om de database in de samenvoegbewerking van Word te laden.

7. Je ziet de Selecteer Tabel dialoogvenster. Verlaat het vak door te klikken op OK zonder wijzigingen aan te brengen in het dialoogvenster.

8. Dat is geweldig! U hebt de brongegevens met succes gekoppeld aan het Word-mailmerge-programma.

9. Word zal automatisch de kolomkoppen van de database matchen met items in het samenvoegveld. Ga voor een juiste afstemming naar: Groep Velden schrijven en invoegen op de Tabblad Mailings van de Lint en klik vervolgens op Overeenkomstvelden.

10. Overeenkomstvelden dialoogvenster verschijnt. In de linkerkolom ziet u de items van het samenvoegveld. Aan de rechterkant vindt u overeenkomende gegevens uit de gekoppelde Excel-database.

11. Het zal hetzelfde zijn als u andere brongegevens gebruikt, zoals Outlook-contacten of geëxporteerde contacten uit Gmail. Zorg ervoor dat er geen mismatches zijn door door de lijst te scrollen. Klik op OK sluiten.

12. Plaats de cursor op uw sjabloonbrief voor de eerste letter en druk op Enter een paar keer om wat ruimte boven het letterlichaam te maken.

13. Plaats de cursor bovenaan het document en klik vervolgens op Adresblok in de Groep Velden schrijven en invoegen op de Tabblad Mailings van de Lint.

14. Aan de linkerkant van de Adresblok invoegen dialoogvenster, kunt u de naam, bedrijfsnaam, adres, land, enz., Opmaakopties kiezen. Aan de rechterkant ziet u een voorbeeld van het adresblok.

15. U kunt de Overeenkomstvelden opties om eventuele niet-overeenkomende invoergegevens te corrigeren. Klik OK toevoegen Adresblok binnen punthaken.

16. Klik vervolgens op de Begroetingslijn in de Velden schrijven en invoegen groep na Adresblok, waardoor het een regelafstand krijgt.

17. De Begroetingsregel invoegen dialoogvenster verschijnt. U kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen en vervolgens op. klikken OK. De Groetlijn binnen chevrons zal verschijnen in de brief.

18. U kunt op de klikken Voorbeeld van resultaten commando op de Lint om te zien hoe de brief eruitziet.

19. U kunt ook aangepaste samenvoegvelden toevoegen, behalve: Adresblok en Groetlijn. Laten we zeggen dat je wilt toevoegen Voertuigmerk en model binnen het letterlichaam.

20. Open hiervoor het Excel-databasebestand dat is gekoppeld aan Afdruk samenvoegen en voeg de Voertuigmerk en model kolomkop. Voer voertuiggegevens in en sparen het Excel-bestand.

21. Ga nu naar het Afdruk samenvoegen Word-document en herhaal stap vier, vijf, en zes.

22. Selecteer nu een willekeurig woord of een paar woorden in de letter en klik vervolgens op Voeg samenvoegveld in op de Groep Velden schrijven en invoegen.

23. Op de Voeg samenvoegveld in doos, kies Databaseveldenen selecteer vervolgens Voertuigmerk en model. Klik op Invoegen om het aangepaste samenvoegveld toe te voegen.

24. Op deze manier kunt u zoveel variabele tijdelijke aanduidingen toevoegen als u wilt om elke brief of e-mail die u verzendt aan te passen. Microsoft Word-afdruk samenvoegen zal automatisch gegevens afstemmen op de naam van de ontvangers.

25. Op de Lint, Klik op Voltooien en samenvoegen commando en kies dan Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden. U kunt ook klikken op Individuele documenten bewerken om uw e-mails of brieven na te lezen voordat u ze verzendt.

Afdruk samenvoegen gebruiken om de e-mailproductiviteit te verhogen

Nu weet u hoe u een samenvoegbewerking uitvoert met Microsoft Word en Excel. Gebruik Afdruk samenvoegen om sneller op maat gemaakte e-mails te verzenden en een goede verstandhouding op te bouwen met uw professionele of persoonlijke contacten. Blijf Word gebruiken om uw professionele en persoonlijke leven gemakkelijker te maken dan voorheen.

10 verborgen functies van Microsoft Word die uw leven gemakkelijker maken

Microsoft Word zou niet de tool zijn die het is zonder zijn productieve functies. Hier zijn verschillende functies die u elke dag kunnen helpen.

Lees volgende

Over de auteur

Uitvouwen om het volledige verhaal te lezen