Betere e-mails schrijven: 3 eenvoudige tips

Inzicht in het schrijven van goede e-mails is een cruciale vaardigheid, vooral voor werk. Of u nu een klein bedrijf heeft of een zelfstandige bent, u zult waarschijnlijk elke dag talloze e-mails behandelen.

U kunt e-mail gebruiken als uw primaire communicatiemethode met andere bedrijven en klanten. Het lijkt misschien een eenvoudige taak om een ​​e-mail te schrijven, maar mensen hebben vaak last van miscommunicatie.

Hier zijn een paar tips die kunnen helpen!

1. Wees exact

In e-mailcommunicatie moet je specifiek zijn met wat je zegt. Een eenvoudige e-mail zoals "Ik wil dit morgen gedaan hebben." is niet voldoende als u een medewerker een bericht stuurt.

Ook al zouden uw medewerkers het meeste van wat u zegt moeten begrijpen, waarom zou u het risico van miscommunicatie nemen als u in plaats daarvan direct kunt zijn?

2. Structureer uw e-mail op de juiste manier

De onderwerpregel optimaliseren

Alle aspecten van uw e-mail, van de onderwerpregel tot de hoofdtekst, moeten worden geoptimaliseerd.

Je ontvangt elke dag talloze e-mails, en sommige vallen op, toch? Meestal zijn dat degenen met een geoptimaliseerde onderwerpregel. De onderwerpregel van uw e-mail moet relevant zijn voor het algemene onderwerp van de e-mail.

Wanneer we de onderwerpregel niet herkennen, of het irrelevant lijkt, verwijderen we de e-mail gewoon voordat we deze lezen. Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat uw onderwerpregel correct is gestructureerd.

E-mailtekst

Begin uw e-mail met een begroeting. Het is belangrijk om formeel te communiceren met klanten en zakenpartners. Het is prima om informele spraak te gebruiken wanneer dat nodig is, maar in de meeste gevallen is het beter om formele spraak te gebruiken.

Wat is de vraag of actie die je probeert over te brengen? Het is goed om direct ter zake te komen na begroetingen. Aarzel niet om direct te zijn.

Sluitend

Het einde van uw e-mail is het laatste wat uw klanten of zakenpartners gaan lezen. Dit kan van invloed zijn op het al dan niet geven van een reactie.

Probeer de e-mail te beëindigen zoals je zou doen in een gesprek. Je hebt meer kans op een positieve reactie als je vriendelijk, professioneel en duidelijk bent in je call-to-action.

Een bijlage verzenden

Als u een grote bijlage heeft die u wilt verzenden, moet u dat niet via e-mail doen. Upload in plaats daarvan het bestand naar een service voor het delen van bestanden en stuur in plaats daarvan een link. Dit ziet er een stuk professioneler uit.

3. Bewerken en proeflezen!

Probeer je bij het opstellen van je e-mail voor te stellen dat iedereen in het bedrijf het zal lezen. E-mails zijn snel te maken, maar ze kunnen een blijvende indruk achterlaten, dus controleer uw werk voordat u erop klikt before Sturen.

Er zijn veel gratis online tools die u kunnen helpen ervoor te zorgen dat uw werk goed geschreven en grammaticaal correct is. Het omvat zinsbouw, interpunctie, spelling, enz.

grammaticaal

grammaticaal analyseert een stuk tekst dat u hebt geschreven en controleert op grammaticale fouten. Je kunt het installeren als een browserextensie en je hebt er dus toegang toe, ongeacht welke website je gebruikt.

Grammarly kan bijvoorbeeld uw grammatica controleren terwijl u uw e-mail typt op Gmail of andere e-mailsites.

Grammarly is gratis beschikbaar, maar heeft ook een premium-versie. De gratis versie is goed in het detecteren van elementaire en geavanceerde grammatica- en interpunctiefouten, zoals komma's, doorlopende zinnen, alliteratie, fragmenten, enz.

Het controleert ook op spelfouten, plagiaat en schrijfstijl. De premium-versie van Grammarly voegt een extra touch toe aan alles wat de gratis versie biedt. De premium Grammarly is echter vooral bedoeld voor degenen die van plan zijn artikelen te publiceren.

Verwant: Is Grammarly Premium het waard? Hier is alles wat u moet weten

Hemingway-editor

De Hemingway-editor is een gratis online tool waarmee je je schrijfstijl kunt verbeteren. Het platform is ideaal voor het bewerken van korte stukjes, zoals e-mails.

Bovendien zal de Hemingway Editor je aanmoedigen om duidelijk en direct te zijn in je schrijven, zelfs als je lange artikelen met complexe zinnen schrijft. U kunt deze editor gebruiken om de complexiteit en leesbaarheid van uw werk te beoordelen.

Wist je dat Microsoft Word geweldige proofing-opties heeft? Wanneer u Microsoft Word opent, klikt u op Bestand > Opties > Proeflezen. U kunt de AutoCorrectie- en spellingopties kiezen die Microsoft Word moet controleren.

Daarnaast biedt Microsoft ook: Microsoft-editor, een browserextensie waarmee u uw documenten kunt controleren op grammaticafouten, stijl en meer.

Het mooie van het bewerken van uw e-mails in Microsoft Word is dat de bewerking/opmaak zich uitstekend vertaalt naar sommige e-mailapps/sites, zoals Gmail of Outlook.

Tegenwoordig hebben de meeste populaire e-mailproviders geïntegreerde bewerkingsopties. Veel van hen zullen ook controleren op grammaticale fouten. Behalve Gmail hebben Yahoo en Outlook ook opmaakopties voor e-mails.

Verwant: De meest populaire e-mailproviders beter dan Gmail en Yahoo Mail

Leer hoe u een perfecte e-mail kunt structureren

De meesten van ons besteden een aanzienlijk deel van de dag aan het opstellen en lezen van e-mails. Vaak kunnen deze e-mails voor anderen verwarrend zijn. De hierboven genoemde tips zouden u moeten helpen bij het schrijven van beknopte, duidelijke en gemakkelijk te begrijpen e-mails.

Uw e-mails zijn een weerspiegeling van uw professionaliteit, aandacht voor detail en waarden. Houd er dus rekening mee hoe anderen de toon van uw e-mail kunnen interpreteren.

5 gratis e-mailtools om uw inbox op te schonen en Gmail beter te maken

Wil je het maximale uit Gmail halen? Gebruik deze gratis apps en browserextensies om je inbox op te ruimen en je e-mailervaring te verbeteren.

Lees volgende

Over de auteur

Uitvouwen om het volledige verhaal te lezen