Wat is timeboxing en hoe verhoogt het uw productiviteit?

Als jij of je teamgenoten geen tijdslimiet hebben om een ​​specifieke taak te voltooien, ben je mogelijk minder productief. Door timeboxing te gebruiken om uw tijd te beheren, kunt u tijdverlies beperken en de productiviteit verhogen.

Veel internationale organisaties en zeer succesvolle professionals gebruiken timeboxing-technieken. Het artikel legt uit wat timeboxing is, hoe het werkt en wat de voor- en nadelen zijn.

Wat is timeboxen?

Timeboxing is een tijdmanagementtactiek met een focus op de projectdoelen. Wanneer u deze strategie toepast in uw professionele of persoonlijke leven, bent u beter toegerust om: stop uitstelgedrag en verhoog de productiviteit.

Timeboxen zijn eenheden van timeboxing. Een timebox moet een realistisch maar vast tijdsbestek zijn voor een taak. U kunt meer dan één timebox toewijzen als het werk complex is. Timeboxen kunnen minuten, uren, dagen, weken of zelfs een maand zijn, afhankelijk van het project en zijn taken.

Timeboxing stelt u in staat om een ​​tijdsbudget te plannen voor elke taak in een project. Je gaat met je team om de tafel zitten en maakt een takenlijst voor het project. Jij en je team moeten samen brainstormen om de tijdslimiet voor de taken te bepalen.

Gegevens zoals taken, bronnen en gedefinieerde timeboxen zijn meestal beschikbaar in een app voor taakbeheer. De timeboxing-methode is een wereldwijd geprezen timemanagementprocedure die zorgt voor werk van hoge kwaliteit tegen een zo laag mogelijk tijdsbestek.

Timeboxing instellen

Tenzij je denkt dat het veel moeite kost om timeboxing op te zetten, zul je verbaasd zijn dat het eigenlijk niet zo moeilijk is als het klinkt. Hier zijn een paar snelle stappen om timeboxing eenmalig in te stellen en te gebruiken voor toekomstige projecten:

1. Maak de projecttakenlijst:

Je kunt alle online apps gebruiken zoals Redbooth en OmniFocus om een ​​takenlijst te maken voor de taken van een project. Zorg ervoor dat u en uw team goed onderzoek doen voordat u de takenlijst voltooit.

Verwant: Elegante takenlijst-apps voor de productieve minimalist

2. Groepeer en prioriteer de taken:

Je moet vergelijkbare taken herkennen en ze groeperen in de aangrenzende tijdvakken. Het helpt u of uw team onnodig tijdverlies te voorkomen bij het schakelen tussen taken.

U moet ook bepaalde taken prioriteren en ze naar de eerste set timeboxen verplaatsen. Bespreek met de projecteigenaar of klant voor een nauwkeurige prioritering van taken. Markeer de geprioriteerde taken in een aparte kleurcode.

U kunt apps zoals nTask. gebruiken, Wrike, Trello, Basecamp, enz., voor sneller online groeperen en prioriteren.

3. Wijs Timebox toe aan elke taak:

Om vaste tijd toe te wijzen voor individuele taken, moet u rekening houden met de leveringstermijn die u aan de klant hebt aangeboden. Nu kunt u uw team ontmoeten voor een brainstormsessie om overeenstemming te bereiken over een realistische timeboxtoewijzing voor de projecttaken.

4. Definieer timebox voor pauzes:

Stel rationele vaste tijden in voor pauzes, technische uitvaltijden en andere niet-productieve taken die ook het tijdsbudget voor elk project opslokken.

Er zijn veel herinnerings-apps beschikbaar die u kunt gebruiken om u eraan te herinneren een pauze te nemen wanneer deze zich in de pauze-timebox bevindt. De trending herinnerings-apps zijn TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, etc.

Verwant: Hoe u uw freelance werkuren kunt volgen met een tijdige app

5. Welke timeboxing je moet kiezen:

Er kunnen twee soorten timeboxing zijn: harde timeboxing en zachte timeboxing. Soft timeboxing suggereert tegen het einde om de taak te voltooien. Aan de andere kant vertelt hard timeboxing je om te stoppen met werken aan een taak als de toegewezen tijd om is, zelfs als de taak onvolledig blijft.

Voor eenvoudige taken zou het helpen als je kiest voor hard timeboxen. Investeer de tijd die je uit harde timeboxen bespaart in complexe taken door middel van soft timeboxing.

6. Gebruik een timer voor de taken:

Wanneer jij of je team aan een taak begint, gebruik dan een timer om de tijd bij te houden. Noteer de tijd die nodig is om de taak te voltooien in uw takenlijst voor analyse. Het zou helpen als je automatische timer-apps op je computers gebruikt, zoals Zandloper en SnapTimer.

7. Houd afleiding weg:

Timeboxen helpen jou en je team om zich op de taak te concentreren. Het helpt ook om de tijdstroom het beste te benutten voor een hogere productiviteit. U zult echter alleen verbeteringen door timeboxing zien als u tijdens de lopende timebox echt uw aandacht aan de taak besteedt.

Om afleiding van het werk te stoppen, moet u alle meldingen stoppen die u kunnen afleiden van de taak die voorhanden is. U kunt tools gebruiken zoals Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, enz.

8. Beoordeling en beloning:

In de beginfase moet u veel gegevens van uw timeboxing-proces vastleggen. U moet gegevens opslaan zoals taaknummers, timeboxen, tijd per taak, enz. Gebruik deze verzamelde gegevens om te beoordelen hoe timeboxing u en uw team helpt om het gewenste productiviteitsniveau te bereiken.

U kunt uw teamleden af ​​en toe belonen wanneer ze taken voltooien binnen de vooraf gedefinieerde timebox. Het helpt bij het vergroten van de motivatie onder de teamleden.

Voordelen van timeboxen

Timeboxing-tactiek is van toepassing op alles wat met tijdverbruik te maken heeft. Of het nu gaat om uw huishoudelijke taken of professionele verantwoordelijkheden, u kunt onmiddellijk voordelen zien wanneer u timeboxing beoefent. Enkele van de voordelen zijn:

1. Jij en je team worden echt voorzichtig met het besteden van je tijd.
2. Met timeboxing kunt u zich efficiënt concentreren op projectwerk om hoogwaardige producten of diensten te leveren.
3. Timeboxing zorgt ervoor dat je één taak tegelijk voltooit, waardoor de taaklast wordt verminderd.
4. Timeboxing is een doelgerichte werkmanagementtechniek. Wanneer jij of je team in een doelgerichte omgeving werkt, voel je je gemotiveerd.
5. U kunt genieten van een betere balans tussen werk en privé door timeboxing. Timeboxen vertellen u efficiënt wanneer uw agenda vrij is voor een informele teamvergadering of het bijwonen van een familiediner.

Nadelen van timeboxing

Naast de veelzijdige voordelen zijn er ook enkele tekortkomingen, en dit zijn:

1. Het kan enige ervaring vergen om een ​​geschikte timeboxing-strategie op te zetten.
2. Sommigen beweren dat ze vanwege timebox-doelen geen service of producten van goede kwaliteit kunnen leveren.
3. Sommige professionals voelen zich misschien overweldigd als ze veel taken in hun agenda zien.
4. Een paar mensen geloven dat de timebox-timers hen afleiden van hun werk als ze uitgaan.

Het is tijd voor timeboxing

De bovengenoemde timebox-strategieën en tips zullen u helpen om duurzame productiviteit en groei in uw professionele of persoonlijke leven te bereiken.

Het is gemakkelijker voor u om timeboxing te implementeren wanneer u geautomatiseerde en online apps voor taakbeheer gebruikt. Als je een app voor taakbeheer wilt gebruiken om je te helpen met timeboxen, zorg er dan voor dat je de juiste kiest, zodat je niet vaker van app hoeft te wisselen.

Gids voor online taakbeheer: 10 tips voor het kiezen van de juiste app

Als u een app voor taakbeheer wilt kiezen om uw projecten efficiënter te beheren, zijn hier enkele dingen om te overwegen!

Lees volgende

Over de auteur

Uitvouwen om het volledige verhaal te lezen