9 veelvoorkomende fouten in projectbeheer (en wat u in plaats daarvan kunt doen)

In een project kunnen zelfs de kleine fouten kostbaar zijn voor je carrière. Het kan ook een project doen ontsporen en uw prestaties negatief beïnvloeden, naast dat het uw organisatie veel geld kost.

Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten in projectbeheer die u ten koste van alles moet vermijden.

1. Niet de juiste methode volgen

Een succesvol project heeft een geschikte strategie nodig volgens de projectvereisten en de capaciteiten van de teamleden. Om het project naar succes te leiden, moet u de beste projectmanagementmethodologie vinden om de leden gefocust en betrokken te houden.

U kunt de sterke en zwakke punten van uw teamleden evalueren met een SWOT-analyse voordat u een strategie ontwikkelt. Met SWOT-tools kunt u een doelstelling voor het project kiezen en gegevens invoeren voor Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats.

2. Ineffectieve communicatie

Gebrek aan effectieve communicatie is een van de grootste valkuilen bij projectbeheer waarmee u te maken kunt krijgen. Tijdens een misverstand geven de teamleden elkaar de schuld; maar het is het project dat uiteindelijk wordt belemmerd.

Zorg altijd voor duidelijke communicatie tussen de projectleden om dergelijke problemen te voorkomen. Door iedereen op de hoogte te houden, kunt u miscommunicatie voorkomen. Zorg ervoor dat u de andere belanghebbenden informeert over eventuele wijzigingen in beslissingen.

Kies voor realtime communicatie apps zoals Slack die het volledige gesprek bijhouden. Google Jamboard is een krachtige keuze voor audio-videocommunicatie tussen teamleden die betrokken zijn bij projectbeheer.

Verwant: Wat is Slack en hoe werkt het?

3. Geen projectbeheersoftware gebruiken

U moet optimaal gebruikmaken van automatisering en geprogrammeerde tools om de projecten slim te beheren. Succesvolle organisaties implementeren een of meer apps om projectbeheer te stroomlijnen.

Projectbeheertools verbeteren de efficiëntie van hulpbronnen en het bijhouden van de voortgang, ongeacht de grootte en het type van het project. Je kunt gebruiken ProofHub om projecten te plannen en uit te voeren via Kanban-borden, Gantt-diagrammen, online proofing en dynamische rapportagefuncties.

Je kunt ook uitproberen ClickUp om projecten of taken te beheren om functies zoals taakafhankelijkheid, terugkerende taken, agile bordweergave en het toewijzen van opmerkingen als taken te benutten. Het laat je ook een sjabloon kiezen die geschikt is voor je project, en het zal automatisch mogelijke taken toevoegen.

4. Gebrek aan input van de teamleden

Een van de belangrijkste oorzaken van het mislukken van projecten is het gebrek aan steun van de teamleden. Het kan gebeuren wanneer de projectmanager niet naar het team luistert. Als alternatief, wanneer het team er niet om geeft een punt te maken ten behoeve van het project, kunnen er negatieve effecten zijn.

Voor en tijdens een project moet het team meerdere keren overleggen met de manager. Het zal hen helpen het belang van het project te begrijpen en de strategie en workflow te bespreken.

Als een persoonlijke ontmoeting niet haalbaar is, kunnen teams deelnemen aan een virtuele vergadering via virtual Zoom waar ze kunnen deelnemen aan peilingen en het project kunnen bespreken via de whiteboard-functie. Google Meet biedt ook een online vergaderfaciliteit met functies zoals geautomatiseerde live ondertiteling en meer controles voor de host van de vergadering.

5. Gebrek aan geschoolde bronnen

Het kiezen van onervaren en inefficiënte middelen kan het hele project in gevaar brengen. Vaak kies je leden voor een project op basis van hun beschikbaarheid, niet op basis van hun vaardigheden en ervaring op de betreffende projecten.

Om deze reden is het essentieel om verstandige teamleden te selecteren die het project binnen de gestelde tijd naar een succesvol einde kunnen brengen. Als uw organisatie niet over de benodigde mankracht voor een bepaald project beschikt, kunt u altijd efficiënte en ervaren mensen uitbesteden van upwork of Fiverr.

6. Gelijktijdig aan meerdere projecten werken

Als u aan veel projecten tegelijk werkt, kan dit uw tol eisen en een negatieve invloed hebben op de kwaliteit en efficiëntie van uw werk. Om knelpunten te voorkomen, delegeer je alle andere taken terwijl je aan een groot project werkt. Als u meer dan één project tegelijk moet beheren, gebruikt u agenda- en takenlijst-apps voor taakbeheer.

Google kalender is een veelzijdige agenda-app die je zou moeten gebruiken als je bij meerdere projecten betrokken bent. Hiermee kunt u agenda-evenementen plannen vanuit e-mails en chats, uw beschikbaarheid delen en persoonlijke of zakelijke evenementen op één plek bekijken.

Je kunt Todoist ook gebruiken om alle taken te centraliseren en goed te organiseren. Er is een probleemloze manier om synchroniseer Google Agenda met de Todoist app.

7. Onpraktische schatting en beheer van tijd

Als projectmanager ben je verplicht om iedereen op koers te houden. En daarvoor bied je soms een onrealistische tijdlijn aan de klant en belast je de teamleden met overuren. In een ander scenario leidt uw clementie jegens het team tot projectvertragingen. Beide zijn schadelijk voor uw project en de relatie klant-organisatie.

Efficiënte tijdregistratietools gebruiken zoals: Time Doctor helpt u de productiviteit van uw medewerkers bij te houden en de tijd die elke taak in beslag neemt. Als uw project facturering op basis van werkuren omvat, kunt u gebruik maken van Tijdig voor het maken van een nauwgezet werkdocument voor facturering.

8. Micromanagen van het team

Als projectmanager moet u uw teamleden niet micromanagen. Mensen binnen het team kunnen deze gewoonte zien als een teken van wantrouwen. Het kan de werkomgeving negatief beïnvloeden. Door uw team enige vrijheid te bieden, zullen ze worden geïnspireerd om ijverig te werken en een positieve omgeving te creëren.

Je kunt gebruiken asana om aan het begin van het project doelen te stellen en een melding te krijgen zodra het team een ​​bepaalde taak heeft voltooid. Teamwerk is een andere app voor taakbeheer waarmee je taken aan anderen kunt toewijzen en de teambandbreedte en capaciteit voor taakdelegatie kunt volgen om burn-out te voorkomen.

9. Onvermogen om de projectomvang te beheren

Halverwege de projectomvang wijzigen, leidt tot verkeerde toewijzing van kosten en tijd en brengt het succes van het project in gevaar. Zelfs een kleine verandering kan de hele operatie vertragen.

Om deze problemen te voorkomen, moet u vanaf het begin een uitgebreid gedefinieerd toepassingsgebied hebben. Om ervoor te zorgen dat de projectresultaten goed worden beheerd, moet u de voortgang van het project scherp in de gaten houden. Houd ook de sponsors altijd goed op de hoogte bij eventuele wijzigingen in scope.

Met Wrike, kunt u de workflow beheren van een project dat veel taken en subtaken heeft. De werkschema's en resourcebeheerfuncties helpen u bij het probleemloos beheren van de projectomvang.

NTask is een ander hulpmiddel voor projectbeheer die u op de hoogte houdt van de projectvoortgang en budgetbenutting, zodat u een eventuele wijziging van de scope in het project kunt veronderstellen.

Veelvoorkomende fouten vermijden voor succesvol projectbeheer

Een goede planning, waakzaamheid en transparante communicatie zorgen voor moeiteloos projectmanagement. Probeer deze tips om te voorkomen dat u een aantal veelvoorkomende fouten in projectbeheer maakt en de projecten op tijd af te ronden.

De 5 beste gratis Gantt Chart-apps voor projectbeheer

Met Gantt-diagrammen kunt u taken tot op de dag plannen en de voortgang van een project visualiseren. Bekijk deze 5 gratis apps!

Lees volgende

Over de auteur