Software voor evenementenplanning: 5 apps om uw evenementen effectief te beheren

Het organiseren van een succesvol evenement is zowel een dankbare als stressvolle taak. Je hebt gespecialiseerde vaardigheden nodig om een ​​begroting op te stellen die rekening houdt met onvoorziene omstandigheden, een of meer geschikte locaties te vinden, het evenement te promoten, enz.

Maar naast uitstekende aandacht voor detail, organisatorische vaardigheden en een slimme netwerker, vertrouwen op software voor het plannen van evenementen zal een lange weg banen om het beheerproces te stroomlijnen en te besparen tijd.

Hoe u de ideale app voor evenementenplanning kiest

Er zijn veel apps voor het plannen van evenementen, elk met specifieke functies. De beste software voor evenementbeheer is echter degene die aan uw behoeften voldoet, omdat verschillende evenementen verschillende functies vereisen.

U moet dus uw behoeften voor uw aanstaande evenement schetsen om te weten hoe u de ideale software kunt kiezen. Hier zijn een paar vragen om u bij deze taak te begeleiden:

• Wat voor soort evenement organiseert u, persoonlijk, virtueel of hybride?
  instagram viewer
  Dit zal je helpen om een ​​app te kiezen die het evenementtype ondersteunt.
• Is het een gesloten of een open evenement? Als het een besloten evenement is, heb je misschien alleen software nodig waarmee je uitnodigingen naar specifieke gasten kunt sturen. Anders zou je een app met ingebouwde marketingtools nodig hebben om het evenement te promoten.
• Heeft de software voor evenementenplanning een mobiele versie? Met mobielvriendelijke software voor het plannen van evenementen kunt u onderweg toegang krijgen tot al uw informatie. Je kunt de app ook gebruiken om evenementgerelateerde informatie met je bezoekers te delen.
• Moet u veel horecavoorraad berekenen? Je kunt een app gebruiken met een ingebouwde rekenmachine voor evenementenplanning om al je informatie op één plek te hebben.
• Wat heb je nodig voor het evenement? Je kunt hier alle tools schrijven die je nodig hebt, inclusief meldingssystemen, ticketingsystemen, check-in tools voor aanwezigheid, enz.
• Moet je samenwerken met andere organisatoren of belanghebbenden van evenementen? Zo ja, kies dan een app die communicatie mogelijk maakt.

Deze vragen zouden je moeten helpen je lijst met apps voor evenementenplanning te verfijnen. Het kan echter zijn dat je verschillende apps moet mixen, afhankelijk van de grootte van je evenement, of als je er geen vindt die aan al je behoeften voldoet. Dat gezegd hebbende, zou u deze oplossingen voor evenementplanning moeten overwegen:

Eventbrite staat algemeen bekend als een van de beste tools om evenementen om je heen te vinden, maar het heeft ook een app voor evenementbeheer in zijn toolkit: Eventbrite Organizer.

Of je nu een klein samenzijn of een groot feest plant, op Eventbrite Organizer kun je rekenen uw one-stop-tool om uw evenementen te creëren, de verkoop van evenementen te beheren en de aanwezigheid live bij te houden via uw smartphone.

Je kunt Eventbrite ook gebruiken om online reclame voor je evenement te maken en essentiële informatie te delen met je genodigden.

downloaden: Eventbrite-organisator voor Android | iOS (gratis, aangepaste prijzen)

Er zijn zoveel bewegende delen bij het plannen van een evenement. Daarom moet u één centrale locatie hebben om georganiseerd te blijven en zowel voltooide als onvoltooide taken te volgen.

monday.com is een krachtige tool waarmee je al je lopende projecten op hetzelfde platform kunt zetten. Hoewel het in de eerste plaats is een projectmanagementtool, het bevat ook functionaliteiten voor evenementenplanning en ingebouwde sjablonen die u en andere medewerkers kunnen gebruiken om uw budget te plannen of tijdlijnen te organiseren.

U kunt de Mijn week functie om taken te maken en toe te wijzen aan andere teamleden, terwijl u het dashboard gebruikt om uw voortgang bij te houden en te meten. Je kunt monday.com ook gebruiken om binnen de app met teamleden te communiceren, zodat je niet verdwaalt in een stapel e-mailinboxen. Proberen monday.com's krachtige organisatorische tools om de samenwerking binnen je team te verbeteren.

downloaden: monday.com voor Android | iOS (gratis, premium-versie beschikbaar)

3. Zakplanner

Een van de cruciale vaardigheden van een evenementenplanner is het vermogen om nauwkeurige budgetten op te stellen die rekening houden met ongeplande situaties. Dit betekent dat je de wiskundige in jezelf moet aanspreken.

Maar al deze handberekeningen kunnen tijdrovend zijn en je hebt vaak te maken met strakke schema's. Pocket Planner is een effectieve en gebruiksvriendelijke app waarmee je nauwkeurige schattingen kunt maken voor je evenementen. Door al uw berekeningen op één plek te hebben, kunt u ook tijd besparen.

downloaden: Zakplanner voor iOS (vrij)

Social Tables is een praktisch hulpmiddel dat gespecialiseerd is in het maken van diagrammen voor evenementen om u te helpen uw locatie te visualiseren, zitplaatsen te regelen en samen te werken met aanwezigen.

U kunt uw architectuurplan maken of om te beginnen een van de 3D-sjablonen gebruiken. Kies gewoon het type evenement, selecteer een sjabloon die bij de stijl past en pas deze aan uw behoeften aan.

U kunt deze software gebruiken om de lay-out van uw evenementenruimte te ontwerpen door allerlei kant-en-klare objecten toe te voegen, waaronder projectoren, podia, tafels, enz. U kunt de lay-out ook delen met andere medewerkers via de software.

Als je de voorkeur geeft aan een alles-in-één platform voor evenementenbeheer om te voorkomen dat je met meerdere gespecialiseerde tools moet jongleren, zit je met Whova niet verkeerd. Het is multifunctionele software waarmee u uw virtuele, persoonlijke of hybride evenementen kunt beheren met hetzelfde systeem.

Enkele van de belangrijkste functies zijn evenementregistratie, conferentiebeheer, evenementmarketing, het maken van websites, inchecken van deelnemers, betrokkenheid van deelnemers, netwerken, enz.

Je kunt ook informatie zoals de agenda van het evenement en andere logistiek (parkeerregelingen en kaarten) delen met bezoekers via de app. Bovendien kunnen deelnemers de netwerkfuncties gebruiken om foto's van het evenement te delen, contacten uit te wisselen door visitekaartjes te scannen of zelfs berichten naar elkaar te sturen via de app.

downloaden: Voor wie? Android | iOS (gratis demo, aangepaste prijzen)

Beheer uw evenementen met vertrouwen

U kunt nu de tijdrovende doe-het-zelf-aanpak achterwege laten en vertrouwen op deze hulpprogramma's voor evenementbeheer om het planningsproces te vereenvoudigen, activiteiten te stroomlijnen en u te helpen bij het organiseren van meer succesvolle evenementen.

Maar aangezien geen twee evenementen hetzelfde zijn, is de sleutel om uw behoeften te identificeren en de meest geschikte software te kiezen die elk element van uw evenement naar een hoger niveau tilt. Ga je gang en kies de software die je zal helpen om je volgende evenement onvergetelijk te maken.

6 aangepaste planners die u gemakkelijk kunt maken met Google Drive

Waarom dumpt u uw taken-app niet voor een Google Drive-planner? Deze online planners gemaakt met Google-tools bewijzen hun veelzijdigheid.

Lees volgende

Over de auteur