5 dingen die u in Excel moet vermijden

Excel is een uitstekend hulpmiddel voor het verwerken van gegevens, maar het heeft zijn beperkingen. Als je te ingewikkelde formules hebt, of als je computer crasht bij het openen van een Excel-bestand, dan kun je misschien overwegen een ander bestandsformaat te gebruiken.

Dus, wat zijn de use-cases waarvoor u verschillende software zou moeten overwegen? Hier zijn een paar situaties waarin u een andere app zou moeten gebruiken.

1. Enorme databases

Als u niet goed thuis bent in computers, denkt u misschien dat Excel (of Google Spreadsheets) de enige manier is om gegevens op te slaan. De nieuwste versies van Excel hebben immers 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen, in totaal maar liefst 17.179.869.184 cellen.

Hoewel dit veel informatie is, moet u zich ervan bewust zijn dat uw computer alles in één keer zal laden. Daarom, als u veel cellen gebruikt, kunt u verwachten dat uw pc langzaam werkt. Het hebben van honderd of zelfs duizend rijen is geen probleem.

Als u echter door de jaren heen gegevens blijft verzamelen, of als u meerdere gebruikers informatie aan één bestand laat toevoegen, zullen zelfs krachtige computers moeite hebben om het te laden. Dit komt omdat Microsoft alle gegevens laadt wanneer het het bestand opent.

Hoewel dit handig is voor het analyseren van kortetermijngegevens, verspilt het rekenkracht als u alleen specifieke informatie hoeft te analyseren. Als u bijvoorbeeld het e-mailadres van een klant nodig heeft, hoeft u niet de rest van uw klantendatabase te laden.

Een goed alternatief voor het opslaan van gegevens is het gebruik van speciale databasesoftware of -service. Ze bieden dezelfde functies als Excel, zoals data-analyse, maar met nog meer functionaliteit. U kunt Microsoft Access gebruiken als u een fan bent van de Microsoft Suite. Andere alternatieven zijn LibreOffice Base en anderen.

2. Complexe gegevensanalyse

Microsoft Excel heeft een aanzienlijk aantal beschikbare formules. Het biedt de eenvoudigste somformule voor gecompliceerde functies zoals: netto contante waarde (berekent voor de tijdswaarde van geld) en voorspelling (gebruikt om toekomstige waarden te berekenen).

Als u echter merkt dat u meerdere, gecompliceerde functies maakt, wordt het hoog tijd dat u andere oplossingen overweegt. Excel is een uitstekend hulpmiddel als de variabelen van uw formule allemaal gebaseerd zijn op onbewerkte gegevens. Maar als u merkt dat uw functies zijn gebaseerd op cellen die zelf formules zijn, overweeg dan om speciale analysesoftware te gebruiken.

Als uw spreadsheets afhankelijk zijn van meerdere formules, zorgt de toegevoegde complexiteit ervoor dat fouten gemakkelijk onopgemerkt blijven. En zelfs als u fouten vindt, is het niet eenvoudig om ze te traceren als uw formules drie regels lang zijn.

Probeer in plaats van Excel te gebruiken voor ingewikkelde scenario's een programmeertaal zoals Python. Het is gemakkelijk te begrijpen, en er zijn verschillende gratis bronnen om u op weg te helpen ben ermee bezig. En als je niet geneigd bent om programmeren te studeren, kun je ook gebruik maken van speciale tools voor gegevensanalyse die veel gemakkelijker te gebruiken zijn.

3. Project management

Vóór de komst van speciale projectbeheertools zoals Asana en Trello, gebruikten veel professionals Microsoft Excel. Het is tenslotte eenvoudig in te stellen. Er zijn zelfs sjablonen die u kunt downloaden om u op weg te helpen.

Maar zodra uw team groeit - of u meer projecten krijgt - wordt het ingewikkeld. Tenzij u de online versie van Excel gebruikt, kan uw team uw projectbeheerbestand niet tegelijkertijd gebruiken. En wanneer u meer taken en subtaken toevoegt, krijgt u mogelijk te veel informatie op één blad.

Bovendien, naarmate meer mensen toegang hebben tot het bestand, is er een grotere kans op een onbedoelde verwisseling. Ze kunnen onbedoeld een formule wijzigen of zelfs cruciale informatie verwijderen. Het maken en toewijzen van projectafhankelijkheden kan ook verwarrend zijn.

Daarom is het het beste om een ​​speciale app voor taakbeheer te gebruiken voor het beheren van uw team. Op maat gemaakte apps geven jou en je team een ​​duidelijk beeld van alles wat er moet gebeuren. U kunt zelfs taken toewijzen aan specifieke leden, zodat niets over het hoofd wordt gezien.

En als je een beperkt budget hebt, kun je gratis tools voor projectbeheer online. Nu kunt u iedereen op dezelfde pagina houden zonder een cent uit te geven.

4. Formulieren

Vanwege de gemakkelijke beschikbaarheid wordt Excel vaak als formulier gebruikt. Er zijn veel gevallen geweest waarin evenementen en bijeenkomsten laptops en Excel-bestanden hebben gebruikt voor gastregistratie.

Het is handig om Excel (of een spreadsheet) als formulier te gebruiken omdat de organisatoren hun gegevens direct kunnen analyseren. Dit brengt echter verschillende nadelen met zich mee.

• Ten eerste zou u geen controle hebben over de gegevensinvoer. Iedereen zou onjuiste informatie kunnen typen en u zou er niets wijzer van worden. Er is ook geen gegevensstandaardisatie. Een persoon zou in New York kunnen typen onder staat, terwijl een ander NY zou schrijven. Dit is problematisch tijdens data-analyse.
• Ten tweede, als je meerdere registratiesites hebt, heb je aparte datasets die consolidatie vereisen. Dit kost tijd en kan fouten in uw gegevens introduceren. Dit kan ook leiden tot dubbel werk, aangezien gebruikers hun gegevens mogelijk twee keer invoeren.
• Ten derde is er geen gegevensprivacy. Als u een spreadsheet gebruikt, kan iedereen door de items bladeren en gegevens verzamelen. Ze kunnen zelfs bestaande informatie wijzigen, waardoor uw gegevens vertekend raken. Als er door uw Excel-registratie een datalek ontstaat, kunt u hiervoor aansprakelijk worden gesteld.
• Ten slotte, als je Excel gaat gebruiken voor online registratie, is het niet geschikt voor grote databases, zoals al vermeld.

5. Financiële gegevensanalyse

Wanneer u Excel gebruikt om financiële gegevens bij te houden, is de kans groot dat u naar meerdere bronnen moet linken. Deze bronnen kunnen andere Excel-bestanden, online databases en zelfs financiële websites zijn. Naarmate u deze toevoegt, neemt de kans op het introduceren van een fout of het verkrijgen van verouderde informatie echter toe.

Er is zelfs een incident bij J.P. Morgan in 2012, waar een formule per ongeluk prijssommen gebruikte in plaats van hun gemiddelde bij het berekenen van risico's. Dit gaf op zijn beurt een resultaat dat ongeveer twee magnitudes lager was dan de werkelijke waarde en zorgde ervoor dat de bank $ 6 miljard aan handel verloor.

Hoewel er andere problemen bij betrokken zijn, maakt deze verkeerd geschreven formule deel uit van de cascade van fouten die tot dit enorme verlies hebben geleid.

Gebruik speciale software

Microsoft Excel is een uitstekend rekenblad. Het is geweldig voor kleine datasets of als je het uitprobeert als een proof of concept. Maar als u uw werk wilt schalen, moet u speciale software overwegen.

Het gebruik van software die speciaal voor uw doel is ontwikkeld, geeft u betere functionaliteit, werkt sneller en stelt u in staat om dingen efficiënter te doen. Hoewel sommige ervan tijd of geld (of beide) kosten om op te zetten, zal het u op de lange termijn geld besparen.

De 10 beste Excel-alternatieven voor uw spreadsheetbehoeften

Op zoek naar een goedkoper alternatief voor Microsoft Excel? Deze spreadsheet-apps bieden alles wat u nodig heeft voor minder geld.

Lees volgende

Over de auteur