Hoe u uw eerste tijdlijn voor projectbeheer kunt maken in 7 eenvoudige stappen

Denkt u erover na hoe u uw project gaat aanpakken? Hoe ga je aan de slag? Haal jij de deadlines? Deze angstige gedachten gaan door je hoofd. Ondanks hun geldigheid mogen ze je niet vertragen.

Door de juiste tools te gebruiken, kunt u uw project voltooien. Het gebruik van een tijdlijn voor projectbeheer kan u helpen uw project te winnen. De tool helpt je om je project in kaart te brengen en zorgt ervoor dat je een duidelijke strategie hebt hoe je het gaat aanpakken. U kunt uw tijdlijn voor projectbeheer maken door deze handleiding te volgen.

1. Een projectoverzicht opstellen

Om ervoor te zorgen dat iedereen in uw project op dezelfde lijn zit, begint u met het opstellen van een projectoverzicht. Een projectbriefing is een korte samenvatting van het project. Zie het als een verkorte versie van uw projectplan. Het zou de vragen moeten beantwoorden:

• Wat is het doel van het project?
• Wat zijn de doelen van het project?
• Wat zijn de belangrijkste mijlpalen?
• Hoe lang duurt het om het project te voltooien?
• Hoeveel is het budget?

Houd het kort om de belanghebbenden van het project niet te overstelpen met onnodige details. Het is het document waarnaar uw projectbelanghebbenden en projectleden vaak verwijzen naarmate het project vordert.

2. Creëer een Work Breakdown Structure

Nadat u uw projectoverzicht hebt gemaakt, moet u een actieplan maken om het project op gang te brengen. Dit plan van aanpak wordt een Work Breakdown Structure (WBS) genoemd. In plaats van elke actie te schrijven die moet worden ondernomen om een ​​project af te ronden, richt de WBS zich op deliverables en mijlpalen. De regels voor het maken van een WBS zijn:

• 100% regel: Al het werk dat in de WBS staat, moet 100% noodzakelijk zijn voor het behalen van de projectdoelen. Er mag geen ongerelateerde of overbodige werkzaamheden in voorkomen. Subtaken moeten ook 100% nodig zijn om een ​​bovenliggende taak te voltooien.
• Wederzijds exclusief: Reken werk niet dubbel. U overtreedt de 100%-regel en maakt misrekeningen bij het berekenen van de middelen die nodig zijn om het project te voltooien.
• Resultaten, geen acties: Je primaire focus moet liggen op deliverables en niet op acties. Als u bijvoorbeeld een huis bouwt, is een van de resultaten het doen van de fundering. De stappen in dit resultaat zijn het kiezen van een locatie, het graven, installeren en afdichten van de fundering. Verdwaal dus niet in deze acties, maar focus op het resultaat, namelijk het hebben van een fundament.
• De 8/80-regel: Deze regel stelt dat een taak niet minder dan 8 uur in beslag mag nemen en ook niet meer dan 80 uur. Als u deze regel toepast en het werk meer dan 80 uur in beslag neemt, moet u het verder opsplitsen in een kleiner werkpakket.
• Toewijzen: U moet een taak toewijzen aan een specifieke persoon of team. Als uw WBS grondig is, mag er geen overlapping zijn van werk tussen individuen of teams.

3. Maak een tijdsbestek

Nadat u uw werkverdelingsstructuur hebt gemaakt, wijst u tijd toe voor het voltooien van elke taak. Voor taken die je niet zelf doet, direct overleggen met de persoon (personen) die het gaat doen. Vraag hen wat ze nodig hebben om het werk te doen en hoeveel tijd ze nodig hebben.

Wees daarbij niet te optimistisch. Creëer een balans tussen voldoende tijd geven om de taken uit te voeren en binnen het totale tijdsbestek van het project te blijven. Zorg ook voor wat speelruimte voor onverwachte situaties.

4. Schema in afhankelijkheden

U weet nu hoeveel tijd het kost om elke taak af te ronden. Maar hoe zit het met taken die van elkaar afhankelijk zijn? Er zijn vaak meerdere sequenties in een opdracht die van elkaar afhankelijk zijn.

Er zijn gewoonlijk vier projectafhankelijke typen projectmanagement. Dit zijn:

1. Eindig-tot-start: de eerste taak moet voltooid zijn voordat de tweede taak kan beginnen.
2. Finish-to-finish: de tweede taak kan niet worden voltooid voordat de eerste taak is voltooid. Als u bijvoorbeeld elektrische bedrading voor een huis aan het leggen bent, kunt u de draden niet leggen tot een inspectie.
3. Begin-tot-begin: opeenvolgende taken kunnen niet starten voordat de eerste taak begint. U kunt bijvoorbeeld een betonnen vloer pas egaliseren als u het beton gestort heeft.
4. Start-tot-Finish: de eerste taak moet beginnen voordat de tweede is voltooid. Als u bijvoorbeeld een upgrade naar nieuwe software uitvoert, begint u met het installeren van de nieuwe software voordat u de oude uitfaseert.

Zorg er dus voor dat je de aard van de afhankelijkheden die je bij de hand hebt identificeert en werk eraan. In sommige situaties zijn de afhankelijkheden complexere processen, dus maak een stroomdiagram, zwembanen of kleurcodering om u te helpen ze te visualiseren en te identificeren.

5. Een basistijdlijn maken

Nu is het tijd om de tijdlijn van uw project te visualiseren. Er zijn verschillende tools voor projectbeheer die u kunt gebruiken om uw projecttijdlijn op te bouwen. De go-to voor de meeste projecten is het Gantt-diagram.

Het Gantt-diagram geeft u een snelle momentopname van uw project, start- en einddatums van taken, belangrijke mijlpalen, afhankelijkheden en toegewezen persoon van elke taak. De grafieken van Gantt zijn interactief en kunnen in realtime worden bijgewerkt en bewerkt. Andere tijdlijnhulpmiddelen die u kunt gebruiken om uw tijdlijn te bouwen en te beheren, zijn de historische tijdlijn en de verticale grafiektijdlijn.

6. Stuur het uit

Deel de tijdlijn met alle belanghebbenden van het project. Het zal hen opwinden om een ​​duidelijk plan van aanpak voor het project te zien. Ze zullen ook willen meedenken en suggesties doen over hoe ze sommige dingen in het project kunnen verbeteren. Sta open voor feedback.

7. Wijzig indien nodig

Een project is een levend iets en zal gaandeweg blijven veranderen en evolueren. Het is niet noodzakelijk een slechte zaak. Het betekent alleen dat je je moet aanpassen als dingen blijven veranderen.

Het goede ding is dat wanneer je al een tijdlijn hebt, je meer in staat zult zijn om de verandering op te nemen. Zorg er ook voor dat u de wijzigingen in realtime communiceert met alle belanghebbenden van het project.

Uw tijdlijn voor projectbeheer maken

Het maken van uw eerste tijdlijn voor projectbeheer kan ontmoedigend zijn. Met de bovenstaande stappen kunt u echter een nauwgezette tijdlijn maken en uw project met succes opleveren. Zorg er dus voor dat u de bovenstaande richtlijn implementeert en een geweldige tijdlijn hebt.

9 veelvoorkomende fouten in projectbeheer (en wat u in plaats daarvan moet doen)

Wilt u grote projecten voltooien zonder wanbeheer of budgetoverschrijding? Hier zijn enkele tips om u te helpen deze fouten te voorkomen.

Lees volgende

Over de auteur