Wat zijn Microsoft-lijsten en waarvoor wordt het gebruikt?

Lists is de volgende generatie Microsoft 365-app die in mei 2020 is voortgekomen uit SharePoint Lists. Het is een front-end platform om uw gegevens te beheren of te werken zoals ideeën, takenlijsten, taken, inventaris, veelgestelde vragen beheren, enz. In dit artikel leert u over lijsten, de functies en de belangrijkste gebruiksscenario's.

Wat zijn Microsoft-lijsten?

Je ziet de Microsoft-lijsten app in de Alle apps gedeelte van uw Microsoft 365-abonnement. U kunt deze app gebruiken om lijsten te maken en samen te werken met uw teamleden of klanten.

Microsoft-lijsten bieden veel voordelen ten opzichte van andere takenlijst-apps. U kunt bijvoorbeeld problemen, routines, activa, inventaris, contactpersonen en nog veel meer volgen met behulp van Microsoft-lijsten.

De tool voegt je lijsten samen met alle Microsoft 365-apps, zodat je kunt beginnen met het maken van of werken aan je gegevens vanuit Microsoft Teams, SharePoint of Lists home. Het wordt ook geleverd met click-to-edit-sjablonen die u tijd besparen bij het organiseren van uw taken of notities.

Nieuwe functies van Microsoft-lijsten

Lists heeft alle standaard features die je van een to-do list app mag verwachten. Bijvoorbeeld tijdlijnweergave, kalenderweergave, lijsten maken van spreadsheets, bijlagen toevoegen aan lijsten, activiteiten volgen, enz. De volgende zijn echter de belangrijkste kenmerken die Lists onderscheiden van andere vergelijkbare tools:

1. Regels beheren

U kunt uw takenlijsten op vele manieren automatiseren met deze tool. Een dergelijke verregaande automatisering wordt echter alleen mogelijk door if/then-stijlregels in de Lijsten-app.

U kunt deze regels gebruiken om herinneringen en meldingen voor uw lijsten te automatiseren. De eigenaar van de lijst houdt ook de controle over de regels. Als u lijstbewerkingsrechten geeft aan uw bijdragers, kunnen zij de lijstregels bewerken. Volg deze stappen om regels te maken vanuit de startpagina Lijsten:

1. Klik op automatiseren vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens Een regel maken.
2. Op het scherm waar je ziet Laat iemand weten wanneer optie, moet u een voorwaarde instellen. U kunt bijvoorbeeld selecteren: Er wordt een nieuw item gemaakt.
3. U kunt de regelvoorwaarden bewerken door op elk van de onderstreepte woorden van de zin te klikken.
4. U kunt opties selecteren zoals wie op de hoogte moet worden gesteld, kolom, kolomwaarde, enz.
5. Als u klaar bent, klikt u op Creëren om de regel te bevestigen.

2. Lijsten samenwerking via Microsoft Teams

Lists voegt waarde toe aan de functionaliteiten van de Microsoft Teams app. U kunt lijsten openen, delen of maken vanuit de Teams-app zonder lopende vergaderingen of brainstormsessies te verlaten.

In de Teams-app kun je de weergave van een lijst op verschillende manieren wijzigen, zoals kaarten, rasters, kalenderweergave, enz. Naast het toevoegen van nieuwe kolommen, het maken van aangepaste weergaven met filters en het definiëren van keuzes, kunt u uw plan ook wijzigen om gegevens zinvoller te maken voor uw team.

3. Lijsten en items delen

Lijsten bieden verschillende manieren om gegevens te delen met uw teams of klanten. In tegenstelling tot veel andere takenlijst-apps, hoeft u niet de hele lijst met uw medewerkers te delen.

Als je wilt, kun je de hele lijst delen of toegang geven tot geselecteerde lijstitems. Bovendien kunt u gegevensbescherming aanpassen door alleen-lezen, bewerktoegang, wachtwoordbeveiliging en vervaldatum in te schakelen voor toegang tot de lijst.

4. Integraties

Je lijsten kunnen direct worden geïntegreerd met andere Microsoft 365-apps zoals Teams, Power Automate, Power Apps en SharePoint.

U kunt projecttaken of workflows automatiseren met behulp van lijsten en Power Automate-integratie. Klik in de startpagina Lijsten op automatiseren vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens Power Automatiseren. Als u klikt op Een stroom maken, hebt u toegang tot sjablonen voor automatisering van processen en taken.

Verwant: Office 365 is nu Microsoft 365: wat het voor u en uw gezin betekent

5. Applicatie voor de mobiele telefoon

Lijsten-app is ook beschikbaar op iOS-apparaten zoals iPhones en iPads. De mobiele app biedt een soepele ervaring met een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface voor het maken, bewerken en delen van uw lijsten onderweg.

Microsoft heeft ook een plan bekendgemaakt voor de Android-versie van de Lists-app. Android-gebruikers kunnen binnenkort lijsten maken, delen en bewerken vanaf hun mobiele apparaten.

downloaden: Microsoft-lijsten voor iOS (Vrij)

Microsoft-lijsten gebruiken als informatietracker en organisator

Er zijn veel toepassingen van de Lijsten-app voor professioneel en persoonlijk gegevensbeheer. Enkele van de beste scenario's voor gebruik zijn:

1. Vermogensbeheer

U kunt apparaten, software en andere activa efficiënt beheren met behulp van de activabeheersjabloon van de Lijsten-app. U hoeft er niet veel tijd aan te besteden, omdat de sjabloon een paar klikken nodig heeft om aan te passen.

U kunt statusupdates van activa krijgen, zoals wie het apparaat momenteel gebruikt, incheckdatums, uitcheckdatums, welk apparaat in reparatie is, enz.

2. Projecten en taken beheren

U kunt uw Lijsten-app transformeren in een projectbeheertool zonder extra geld uit te geven. Voeg taken toe in één lijst en geef de lijst een naam volgens de projectnaam.

U kunt als/dan-stijlregels toevoegen aan afzonderlijke items of taken op uw lijst. De regels kunnen woorden zijn als voltooid, in behandeling, geblokkeerd, to-do-taak, probleem, prioriteit, enz. Als er bewerkingen zijn in de lijst van uw teamleden, weet u meteen de status van taken.

Verwant: Handleiding voor online taakbeheer: tips voor het kiezen van de juiste app

3. Inhoudsplanning

Lijsten-app is perfect voor het plaatsen van content op sociale media, websites of blogs. U kunt de inhoudsvereisten aan één lijst toevoegen. Stel nu specifieke regels in om meldingen of herinneringen in te schakelen.

Er is ook een sjabloon voor inhoudsplanning in de app Lijsten. Pas de sjabloon aan door afbeeldingen of inhoud toe te voegen die u wilt publiceren met conceptdatum, vervaldatum, postdatum, enz.

4. Klanten en medewerkers in dienst nemen

Met de sjabloon voor onboarding-checklist van de app Lijsten kunt u de onboarding van klanten of medewerkers beheren. Als u bijvoorbeeld de markeert Onboarding van medewerkers item op de takenlijst als Ondertekend, stuurt de tool automatisch een e-mail met de inloggegevens van de werknemer naar de nieuwe rekruut.

Op dezelfde manier kunt u klantverwerkingsprocessen automatiseren, zoals onboarding, levering van projectbestanden en facturering vanuit de Lijsten-app.

5. Tickettracker voor klanten

De issue tracker-sjabloon zet uw lijsten om in een effectieve klantrelatiebeheerder. Als uw klant problemen meldt met betrekking tot het product dat u heeft geleverd, vermeldt u deze in de app Lijsten. Stel specifieke regels in voor onder controle, prioriteit, geblokkeerd en opgelost in de itemstatuskolom.

Zodra er een statuswijziging is, kunnen u of uw klanten geautomatiseerde e-mailantwoorden krijgen over de ticketstatus.

Organiseer uw gegevens en werk efficiënt

Met de bovenstaande functies en gebruiksscenario's van Microsoft Lists kunt u uw Microsoft 365-abonnement op de best mogelijke manier gebruiken. De tool biedt een gloednieuwe maar flexibele manier om belangrijke taken of gegevens te ordenen en te volgen. Bovendien is taakplanning gewoon een wandeling in het park wanneer u alle ideeën, takenlijsten en vergaderagenda's op één plek krijgt.

De 10 beste gratis apps voor taakplanning

Het kiezen van het juiste taakbeheersysteem kan moeilijk zijn. Om je te helpen daar achter te komen, hebben we een lijst samengesteld met de handigste tools voor taakplanning.

Lees volgende

Over de auteur