Wat is Microsoft SharePoint? 4 kenmerken en voordelen van het gebruik ervan

Een Microsoft 365-abonnement geeft je toegang tot veel productiviteitstools. De meest intuïtieve, intelligente en aanpasbare is SharePoint. Maar liefst 190 miljoen mensen in meer dan 200.000 organisaties van verschillende groottes gebruiken SharePoint.

SharePoint kan gemakkelijk tijd besparen door de noodzaak voor meerdere taken en projectbeheer-apps te elimineren. Uiteindelijk kunt u meer tijd investeren om uw professionele carrière, freelance klanten of nevenactiviteiten te laten groeien.

Wat is Microsoft SharePoint?

SharePoint is een tool voor online contentbeheer. Hiermee kunt u bestanden in de cloud opslaan om te delen en samen te werken. Het kan u helpen bij het maken van sites en subsites om taken van verschillende teams of individuen op te ruimen.

Met SharePoint kunt u een intranet creëren waar u, uw medewerkers en freelance klanten veilig werken aan een bestand of document. Een gecentraliseerde beheerder controleert de toegang, zodat elke gebruiker naadloos bestanden kan openen, bewerken en opslaan.

SharePoint heeft veel geavanceerde functionaliteiten die u of uw team helpen bij het beheren van professionele en persoonlijke werken. De volgende zijn enkele van de meest gebruikte acties:

• Bestanden delen met interne en externe gebruikers.
• Beheer projectinhoud, zoals afbeeldingen, artikelen, broncodes, video's, enz.
• Sites en subsites om teams en taken op te ruimen.
• Blijf in contact met de medewerker via communicatiesites.
• Met de mobiele app hebben gebruikers toegang tot team- of communicatiesites vanaf smartphones.
• Creëer workflows en herinneringen om projecten en taken te automatiseren.
• Gebruik de zoekfunctie om bronnen, taken of bestanden te zoeken.

Wie zou SharePoint moeten gebruiken

SharePoint werkt als een veilige haven voor alle creatieve bestanden zoals app-codes, grafische ontwerpen, audioclips, video's, website-artikelen, facturen, enz. SharePoint biedt andere hulpmiddelen zoals gegevensanalyse, websitesjablonen, kennisbanksjablonen en workflows voor projectbeheer.

Daarom varieert het toepassingsgebied van een individuele maker van inhoud tot grote bedrijven. Veel freelance professionals of kleine groepen creatieve individuen gebruiken SharePoint in verschillende stadia van software-, mobiele app-, website- of contentontwikkelingsprojecten.

De webgebaseerde SharePoint-tool die bij het Microsoft 365-abonnement wordt geleverd, is een robuuste maar eenvoudige productiviteitstool. De veelgebruikte functies die het tot een van de beste tools voor taak- en projectbeheer maken, zijn:

1. Samenwerkend werk

SharePoint is een zeer flexibel en schaalbaar platform voor samenwerking met interne of externe bronnen. Een centrale beheerder kan verschillende niveaus van toegangsrechten toewijzen aan individuele gebruikers van teamsites.

Jij en je team kunnen in een realtime scenario aan één bestand werken zonder enige latentie. Daarom geven veel creatieve ontwikkelaars en makers van inhoud de voorkeur aan SharePoint om samen te werken voor elk project.

Een belangrijke functie van SharePoint-samenwerking is om overzichtelijke informatie door de sites en subsites te laten stromen. Het helpt individuen op de hoogte te blijven van het project zonder meerdere e-mails, gemiste chats, videogesprekken, enz.

2. Inhoud beheer

Contentbeheer is een grote uitdaging voor elke persoon of groep professionals die een betere productiviteit willen leveren. SharePoint stelt u in staat om deze uitdaging aan te gaan zonder ingewikkelde programmering.

Contentmanagers kunnen eenvoudig meerdere projecten tegelijk op SharePoint afhandelen. Het publiceren of bijwerken van website-inhoud, zoals evenementen, nieuws, blogs, presentatiestapels, beeldcarrousels, enz., is gemakkelijk gemaakt met SharePoint.

U hoeft niet elk contentmanagementproject helemaal opnieuw te beginnen. Er zijn kant-en-klare professionele sjablonen die u kunt gebruiken. Afgezien van de inhoud, hebt u de volledige controle over de versies. SharePoint maakt en bewaart meerdere versies van het bestand waaraan u of uw team werkt.

Indien nodig kunt u eerdere versies terughalen of bestandssysteemfouten herstellen vanuit SharePoint. U hoeft niet afhankelijk te zijn van tools van derden om bestanden te back-uppen, te herstellen of te repareren.

3. Project management

SharePoint heeft een reeks functionaliteiten die u kunt gebruiken voor taak- en projectbeheer. De meest voor de hand liggende functie is dat de tool fungeert als centrale opslag voor alle projectgerelateerde documenten en opleverbare bestanden.

Verwant: Gids voor online taakbeheer: tips voor het kiezen van de juiste app

U kunt de SharePoint-sites ook op vele manieren aanpassen. Deze op maat gemaakte sites kunnen u dienen als dagelijkse planner, wekelijkse taakplanner en veelgestelde vragen voor taken. Bovendien kunt u voor projectdocumentatie en prestatiebeoordelingsdoeleinden tijdregistratiefuncties activeren, zoals hieronder vermeld:

1. Taakactiviteiten en wijzigingen loggen.
2. Meld eventuele problemen die door bronnen worden gemeld.
3. Volg de taaktiming.
4. Trackinggegevens wijzigen.

SharePoint stelt u ook in staat om een ​​workflow te creëren om taken zoals taakoverdracht, het aftekenen van projectresultaten, goedkeuringen, het presenteren van een demo en feedback van klanten te stroomlijnen.

4. Hybride oplossingen

SharePoint kan worden geïntegreerd met de meeste Microsoft 365-apps om u een naadloze gebruikersinterface voor projectbeheer te bieden. SharePoint werkt als een centrale opslagplaats van uw projectgegevens, terwijl andere Microsoft 365-apps het u gemakkelijk maken om taken en bronnen te beheren.

U kunt SharePoint synchroniseren met tools zoals To-Do, Tasks, Planner en Project Online voor gespecialiseerde benaderingen. U kunt rapporten genereren om projectinzichten aan uw freelance klanten te presenteren.

SharePoint synchroniseert met uw Outlook- en Agenda-profiel om taken en planningen te organiseren, zodat u uw werk prioriteit kunt geven. Publiceer op dezelfde manier uw SharePoint-teamsites in de Teams-app om toegang te krijgen tot contactpersonen, bestanden, taken, enz. vanuit Teams.

SharePoint heeft ook de mogelijkheid om PowerPoint, Video, Stream en OneDrive te integreren om voorbeelden van bestanden en documenten binnen de SharePoint-sites of subsites te bekijken. U bespaart tijd door alledaagse taken te vermijden, zoals het downloaden van bestanden van SharePoint om PowerPoint-dia's te maken.

Voordelen van SharePoint

SharePoint biedt veel voordelen in vergelijking met andere productiviteitstools voor project- of contentbeheer. Enkele van zijn voordelen zijn:

1. Geld sparen

Mogelijk betaalt u er al voor via een Microsoft 365-abonnement. Vermijd onnodige uitgaven aan apps en tools door SharePoint te gebruiken als de primaire productiviteitstool voor professionele of persoonlijke behoeften.

2. Dataveiligheid

Overheden en grote organisaties vertrouwen het SharePoint-ecosysteem met hun gevoelige gegevens. U kunt uw creatieve werk dus opslaan op SharePoint voor samenwerking zonder angst voor diefstal van intellectueel eigendom.

Verwant: Is Microsoft 365 eigenlijk een beveiligingsrisico?

3. schaalbaarheid

Dankzij de schaalbaarheid van de tool kunt u uw kosten budgetteren voor productiviteitstools. Als u een instroom van te veel projecten van verschillende klanten ziet, kunt u het abonnement wijzigen om plaats te bieden aan meer resources en projecten. Wanneer projecten afnemen, kunt u overschakelen naar laagbetaalde plannen.

4. Multifunctioneel gebruik

Een hoger niveau van flexibiliteit en multifunctioneel hulpprogramma betekent dat u SharePoint kunt blijven gebruiken als de belangrijkste productiviteitstool terwijl u uw rollen of creatieve vaardigheden blijft veranderen. U kunt een sjabloon gebruiken wanneer een project eindigt en u een ander project moet starten. U kunt het budget minimaliseren door meerdere app-aankopen te vermijden.

Wis de rommel van bestanden, taken en apps

De functies van SharePoint maken het een uitgebreide tool voor projectbeheer in plaats van een eenvoudige cloudoplossing voor het delen en opslaan van bestanden. Door SharePoint en andere Microsoft 365-apps te gebruiken om je professionele of persoonlijke taken te beheren, creëer je een domino-effect van steeds hogere productiviteit.

Office 365 is nu Microsoft 365: wat het voor u en uw gezin betekent

Office 365 is Microsoft 365 geworden. Dit is wat Microsoft 365 abonnees en hun gezinnen biedt.

Lees volgende

Over de auteur