Werk je nog steeds op afstand? Google Drive gebruiken om uw bestanden te beheren

Werk je tussen je huis en kantoor? Veel medewerkers komen terecht in een hybride werkomgeving. Om ervoor te zorgen dat u productief blijft, kunt u het beste één plek hebben voor al uw kritieke werkbestanden, documenten en informatie. Google Drive maakt het gemakkelijk om uw bestanden te beheren, of u nu in uw pyjama op de bank of in uw kantoorruimte werkt.

Dankzij de royale gratis cloudopslag van Google Drive hebt u overal toegang tot uw bestanden. Het enige dat u nodig hebt, is een Google-login en de Google Drive-app of een browser.

Toegang tot uw Google Drive thuis en op kantoor inschakelen

Toegang tot uw bestanden inschakelen via Google Drive is supergemakkelijk. Elk bestand dat u uploadt naar uw Google Drive, wordt op al uw apparaten gesynchroniseerd, of u het bestand nu op uw mobiele apparaat of op uw desktop bekijkt. Vervolgens hoeft u alleen maar in te loggen op Google Drive met het algemene account om uw bestanden te bekijken.

Om te profiteren van alles wat Google Drive biedt, kunt u er ook voor kiezen om de Chrome-browser te gebruiken.

Een bestand uploaden naar Google Drive

Om een ​​bestand dat u op al uw apparaten wilt delen naar Google Drive te uploaden, kunt u deze eenvoudige stappen volgen. Op je bureaublad:

1. Ga naar Google Drive.
2. Selecteer Nieuw vanaf de linkerbovenhoek van uw scherm en dan Bestand upload.
3. Kies het bestand dat u wilt uploaden en selecteer vervolgens Open.

In de mobiele Google Drive-app:

1. Zoek het bestand dat u naar Google Drive wilt uploaden.
2. Tik Deel en tik vervolgens op Google Drive.

Nadat u uw bestanden heeft geüpload, kunt u ze bewerken, verplaatsen, erop reageren en meer met behulp van de hulpprogramma's van Google Drive. Dus of u nu uw desktopbrowser op kantoor gebruikt of uw mobiele app terwijl u wacht bij de dokter, u hebt toegang tot elk bestand dat u uploadt.

Verwant: Hoe u bestandsuploadfouten in Google Drive kunt oplossen

Instellingen voor delen van Google Drive

Als de bestanden die u moet openen, eigendom zijn van iemand anders, zoals uw werkgever, kunt u ze openen in uw Google Drive, zolang ze met u worden gedeeld. Om toegang te krijgen tot de Google Drive-bestanden, moet de bestandseigenaar elk bestand delen met het e-mailadres dat is gekoppeld aan uw Google Drive. Vervolgens moet u toegang krijgen om te bekijken, te reageren en te bewerken voor volledige functionaliteit.

Als u aan bestanden buiten uw organisatie werkt, kunt u daar ook op afstand toegang toe krijgen. De bestandseigenaar moet ervoor zorgen dat het bestand is ingesteld op: Openbaar en met u gedeeld.

Google Drive-tips voor het ordenen van bestanden en mappen

Nu u de basisprincipes van het delen van bestanden in Google Drive kent, is het tijd om uw schijf in te delen volgens uw behoeften. Een paar solide Google Drive-tips voor het ordenen van bestanden en mappen kunnen de tijd die u besteedt aan het zoeken naar informatie verminderen, zodat u meer tijd aan uw werk kunt besteden.

Verwant: Hoe Google Drive als een professional te organiseren

1. Sterren en mapkleuren gebruiken

Als er bestanden zijn die je vaak gebruikt, zoals spreadsheets en referentiedocumenten, voeg ze dan toe aan je Starred-bestanden voor gemakkelijke toegang. Open het bestand dat u een ster wilt geven en selecteer de ster in de bovenste menubalk. Nu is dat bestand beschikbaar in uw gedeelte met ster in de linkerzijbalk van Google Drive.

U kunt uw Google Drive-mappen ook een kleurcode geven om belangrijke bestanden te markeren. U kunt bijvoorbeeld mappen maken speciaal voor de budgetrapporten van volgende maand of een map voor bestanden die deze week uw aandacht nodig hebben. Geef ze vervolgens dienovereenkomstig een kleurcode.

Markeer de map die u wilt wijzigen en selecteer het menu met drie stippen in de bovenste menubalk. Selecteer Verander kleur, kies je kleur, en daar heb je het. Het kleine mappictogram verandert onmiddellijk van kleur.

2. Offline toegang tot uw bestanden

Om echt overal te kunnen werken, moet u de mogelijkheid hebben om uw Google Drive-bestanden offline te openen op plaatsen waar er geen internetverbinding is. U kunt dit doen met behulp van de Chrome-browser. Offline toegang instellen voor Google Drive:

1. Installeer de Offline-extensie voor Google Documenten.
2. Selecteer in Google Drive Instellingen.
3. Wanneer u de sectie Offline vindt, controleert u de Maak, open en bewerk uw recente Google Documenten-, Spreadsheets- en Presentaties-bestanden op dit apparaat terwijl u offline bent doos.
4. Selecteer Gedaan.

Nu kunt u werken in de bestanden die u als offline beschikbaar hebt ingesteld, ongeacht de verbinding. Om bestanden te selecteren, klik met de rechtermuisknop of markeer het bestand en schakel vervolgens in Offline beschikbaar. U moet dit doen met elk bestand dat u offline beschikbaar wilt hebben.

Het is belangrijk op te merken dat u alleen offline toegang voor privé-apparaten moet inschakelen om uw bestanden zo goed mogelijk te beschermen. Bijvoorbeeld uw desktopcomputer thuis of een werkcomputer die wordt beschermd door een virtueel particulier netwerk (VPN).

3. Een hoofdwerkmap maken

Een andere geweldige manier om ervoor te zorgen dat u uw werkbestanden snel kunt vinden, is door een hoofdwerkmap te maken. Dit is de hoofdmap waarin u al uw submappen en bestanden kunt opslaan voor snelle toegang. Bovendien helpt het u om uw werk- en privébestanden gescheiden te houden.

Een nieuwe map maken in Google Drive:

1. Selecteer Nieuw.
2. Kiezen Map uit de menu-opties.
3. Geef de map een naam. U kunt de map bijvoorbeeld "Werk" noemen of creatief worden. Zorg ervoor dat u een naam kiest die verklaart wat er in zit.
4. Kiezen Creëren.

Herhaal dit proces in uw hoofdmap door submappen te maken voor al uw belangrijke bestanden. Om de organisatie nog meer te verbeteren, kunt u proberen uw Google Drive in te stellen op lijstweergave door het raster in de bovenste menubalk te selecteren. Dit maakt het bladeren door uw mappen een fluitje van een cent.

Google Drive maakt het gemakkelijk om toegang te krijgen tot alle bestanden die u nodig hebt om te werken, zowel thuis als op kantoor. Dit omvat al uw Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Tekeningen en Google Presentaties, evenals extra bestandstypen zoals die van Microsoft Word. Breng uw hybride werkproductiviteit dus naar een hoger niveau met Google Drive.

10 tips voor het beheren van gedeelde bestanden op Google Drive

Leer je nog steeds de kneepjes van Google Drive? Hier volgen enkele tips om uw bestanden op Google Drive beter te beheren.

Lees volgende

Over de auteur