Microsoft Access-gegevens exporteren naar een Word-document

De Office-suite van Microsoft heeft verschillende apps voor verschillende taken. Dus als u bijvoorbeeld een database wilt maken, staat Microsoft Access voor u klaar. Access biedt de meeste functies die u van een relationeel databasebeheersysteem mag verwachten. U kunt tabellen, formulieren, query's, relaties, rapporten, macro's, modules maken, om er maar een paar te noemen.

Maar van tijd tot tijd wilt u misschien gegevens van Microsoft Access naar Word exporteren. Als u op zoek bent naar een gemakkelijke manier om Access-gegevens naar Word te exporteren, bent u hier aan het juiste adres.

Hoe Access objecten naar Word exporteert

Voordat u laat zien hoe u gegevens van Microsoft Access naar Word kunt exporteren, moet u enkele basisprincipes begrijpen. Ten eerste kunt u niet alle typen objecten uit Access naar Word exporteren.

Momenteel kunt u alleen tabellen, query's, formulieren en rapporten exporteren. Elk object heeft echter nog enkele beperkingen. Beginnend met records, exporteert Access alleen de records die zich in een geselecteerde weergave bevinden. De applicatie zal niet alle verborgen gegevens in een rapport opnemen. Evenzo kan Access alleen formulieren en gegevensbladen exporteren met subformulieren en subgegevensbladen.

De enige manier om dit te omzeilen is om elk subformulier en subgegevensblad te exporteren. Als u het hoofdrapport exporteert, kunt u meerdere subformulieren en subrapporten exporteren.

Ten tweede kunt u geen relaties, macro's, modules en grafische objecten zoals afbeeldingen en Microsoft Graph-objecten exporteren vanuit Access naar Word. Bovendien exporteert Access alleen resultaten van uitdrukkingen en niet van uitdrukkingen zelf.

Ten slotte is er geen manier om gegevens van Microsoft Access naar Word te importeren. U moet beginnen in Access, uw gegevens exporteren naar een nieuw document, vervolgens de inhoud kopiëren en in uw bestaande Word-document plakken.

Toegangsgegevens exporteren naar een Word-document

Het exporteren van Access-gegevens naar Word maakt gebruik van een ingebouwde wizard Exporteren: RTF-bestandswizard. Natuurlijk heeft de tool veel beperkingen met betrekking tot het exporteren van Access-gegevens, maar het is beter dan niets.

Maar als dat te beperkend is, kun je uitkijken naar enkele van de beste gratis Microsoft Access-alternatieven voor een eventuele vervanging. Volg anders deze stappen om uw gegevens uit Access naar Word te exporteren:

1. Open je Toegang tot database.
2. Selecteer het object u wilt exporteren in de Navigatie paneel.
3. Onderzoek de tabel, query, formulier of rapport om er zeker van te zijn dat deze foutloos is. Access bevat meestal foutindicatoren wanneer een fout wordt herkend. Dit kunnen groene driehoekjes en verschillende foutnummers zijn. Deze stap is belangrijk omdat Access foutlocaties automatisch vervangt door een null-waarde na het exporteren van uw gegevens.
4. Selecteer de weergave of het gedeelte van de te exporteren gegevens. De beste manier om gegevens uit meerdere tabellen te selecteren om te exporteren, is door: MS Access-query's uitvoeren. Als u alle gegevens van een object wilt exporteren, slaat u deze stap over.
5. Klik op de Externe gegevens tabblad en selecteer Meer > Woord. De wizard Exporteren—RTF-bestandsexport wordt geopend.
6. Voer in het pop-upvenster Export-RTF File export wizard uw bestandsnaam in en selecteer een bestemming.
7. Controleer de Open het doelbestand nadat de exportbewerking is voltooid selectievakje indien nodig.
8. Als je bepaalde gegevens hebt geselecteerd om te exporteren, vink dan de Alleen de geselecteerde records exporteren selectievakje. Laat anders het selectievakje staan ​​om alle gegevens in het object te exporteren.
9. Klik Oke om het exportproces te starten.

Als er een bestand met een vergelijkbare naam bestaat, kunt u selecteren of Access dit al dan niet moet overschrijven. Selecteer Ja om het bestand te overschrijven, of Nee om een ​​nieuwe naam voor uw bestand te kiezen in de pop-up.

Standaard maakt Access een Microsoft Word Rich Text Format-bestand met een RTF-extensie. Volg deze stappen om uw Access-gegevens aan een Word-document toe te voegen:

1. Open het RTF-document.
2. Kopieer alle inhoud van het document.
3. Plak de gegevens in uw Word-document.

Als u de wizard Exporteren - RTF-bestandsexport vervelend vindt om te gebruiken, is er een gemakkelijkere uitweg. Kopieer gegevens uit uw Access-tabel, query, formulier of rapport en plak deze rechtstreeks in uw Word-document.

Verwant: Een formulier maken in Microsoft Access

Toegangsgegevens exporteren naar Word zonder gedoe

Databases zijn een geweldige manier om gegevens op te slaan. Als u uw Access-gegevens naar andere apps zoals Word of Excel moet exporteren, maakt de ingebouwde Export-RTF-bestandswizard het hele proces naadloos, zij het met enkele beperkingen.

Als u uitgebreide gegevens hebt om mee te werken, bieden Access-formulieren een krachtigere manier om meer gegevens aan uw database toe te voegen. Ze zijn gemakkelijker om mee te werken bij het bewerken van tabellen en het toevoegen van meer gegevens.

Een formulier maken in Microsoft Access

Er zijn veel manieren om gegevens aan een Microsoft Access-tabel toe te voegen. Het gebruik van Forms is de gemakkelijkste manier om uw database op te bouwen.

Lees volgende

Over de auteur