5 redenen om samenwerkingstools te gebruiken in plaats van e-mail

Werkplekken worden steeds meer gedigitaliseerd door automatisering en efficiënte alternatieven. Hoewel e-mails al heel lang nuttig zijn, heeft technologie ons kennis laten maken met meer directe en effectieve tools voor communicatie en samenwerking.

Mogelijk bent u op zoek naar tools die meer geschikt zijn voor samenwerking. Misschien ben je e-mails beu vanwege de verwachting om professionele taal te gebruiken of gewoon omdat je misschien niet weet hoe je je overbelaste e-mailinbox moet beheren.

Er zijn tal van samenwerkingshulpmiddelen die u kunt gebruiken om u te behoeden voor de stress van e-mails. Dit is waarom je ze in plaats daarvan zou moeten gebruiken!

1. Tijd besparen

Samenwerkingstools hebben meldingsopties om u of uw collega's te waarschuwen wanneer er een bericht is. Hoewel u uw e-mailmeldingen kunt inschakelen, maken samenwerkingshulpmiddelen het voor teamleden gemakkelijker om te communiceren via efficiënte chats in plaats van e-mails.

Slack is een van de veelgebruikte samenwerkingsplatforms

voor werken op afstand. Slack biedt een scala aan voordelen die efficiënte communicatie mogelijk maken. Om je communicatie te organiseren, kun je voor elk team en onderwerp aparte kanalen creëren.

2. Directe communicatie

Samenwerkingstools stellen u in staat om te genieten van een efficiëntere vorm van communicatie. In plaats van meerdere mensen te CC'en of een broadcast-e-mail te sturen, kun je eenvoudig één bericht naar een chatplatform sturen. Bovendien zal het gebruik van samenwerkingstools u en uw collega's aanmoedigen om vragen te stellen op een open platform in plaats van e-mails te sturen.

Verwant: Werkplek van Facebook: alles wat u moet weten

Het meest effectieve aan het gebruik van deze tools is dat u in realtime kunt communiceren. Als je een snelle vraag moet stellen, is het sturen van een e-mail niet de beste optie, omdat het langer kan duren voordat je teamgenoten reageren. Slack heeft bijvoorbeeld een vermeldingsfunctie die pushmeldingen verzendt om iemands aandacht te trekken. Er zijn meerdere Slappe alternatieven voor teamcommunicatie.

3. Vermijd een overbelaste e-mailinbox

Als u samenwerkingsapps gebruikt voor communicatie en samenwerking, hoeft u niet te maken te hebben met een overbelaste e-mailinbox of belangrijke dingen in uw e-mails te verliezen. Hoewel samenwerkingstools de behoefte aan e-mails misschien niet helemaal wegnemen, kunnen messenger-apps op de werkplek zoals Microsoft Teams of Slack vermindert de noodzaak om sommige e-mails te verzenden.

4. Realtime samenwerken aan documenten

Met samenwerkingssoftware kunnen u en uw teamleden tegelijkertijd aan een live project werken. Google Docs is een van de meest populaire samenwerkingstools voor documenten die realtime samenwerking mogelijk maken.

Je kunt ook tools zoals Dropbox Paper gebruiken, die hetzelfde doel dienen. Terwijl je live wijzigingen aanbrengt in Dropbox Paper, kan je team opmerkingen toevoegen en wijzigingen voorstellen. Hierdoor kan uw team een ​​live sessie ervaren in plaats van uw documenten heen en weer te moeten sturen voor bewerking.

Google heeft ook apps en functies gemaakt die teams kunnen gebruiken om hun communicatie en samenwerking op het werk te verbeteren.

Verwant: Google Workspace versus Google Spaces: wat is het verschil?

5. Vind gemakkelijk informatie

Samenwerkingssoftware maakt het gemakkelijker om informatie te vinden omdat belangrijke documenten op een gedeeld platform kunnen worden opgeslagen. E-mail daarentegen is niet zo effectief in het vinden van informatie.

E-mail is een gesloten platform waarmee u niet kunt zoeken in gegevens die niet rechtstreeks naar u zijn verzonden. Als u bijvoorbeeld Slack gebruikt en nieuwe leden in uw team hebt verwelkomd, hebben uw nieuwe leden toegang tot informatie, links en documenten die werden gedeeld voordat ze zich bij het team voegden.

Dit zijn dus enkele redenen waarom het nuttig kan zijn om over te stappen van e-mailcommunicatie naar iets intuïtiever, zoals realtime samenwerking. Naast het gebruiksgemak bieden ze uitstekende tools voor snelle en effectieve communicatie.

De 6 beste gratis online samenwerkingstools voor thuiswerken

Online samenwerken met klanten en teams kan ingewikkeld zijn. Gebruik deze betrouwbare gratis tools bij het thuiswerken.

Lees volgende

Over de auteur