5 manieren waarop automatisering uw productiviteit kan verhogen

U merkt misschien dat uw productiviteit lijkt te vertragen omdat u voortdurend moeite hebt om de tijd te vinden om meer werk te doen. Dat komt enigszins omdat u mogelijk een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteedt aan terugkerende taken zoals het beantwoorden van e-mails of het maken van back-ups van gegevens.

Tijd is echter een beperkte hulpbron en u heeft slechts 24 uur per dag te besteden. De beste manier om uw tijd te maximaliseren en uw productiviteit te verhogen, is door alledaagse, repetitieve taken te automatiseren.

Wat is automatisering en wat zijn de voordelen?

Automatisering beschrijft het gebruik van technologie om tijdrovende of repetitieve taken uit te voeren om handmatige inspanningen te minimaliseren. Door overbodige taken te automatiseren, kunt u tijd besparen en u concentreren op andere inkomstengenererende activiteiten.

Automatisering vermindert ook menselijke fouten, verbetert de operationele efficiëntie, verhoogt de schaalbaarheid en bespaart geld. Dus, hoe kunt u het potentieel van automatisering in uw dagelijkse activiteiten benutten? Hier zijn enkele ideeën voor workflowautomatisering die u nu kunt gebruiken:

1. E-mailverwerking versnellen

Het afhandelen van e-mails kan overweldigend en tijdrovend zijn als u geen systeem vindt om ze goed te beheren. Dat komt omdat u waarschijnlijk elke dag een heleboel e-mails ontvangt die uw aandacht vereisen. Als u uw bedrijf wilt laten groeien, moet u bovendien snel reageren op e-mailvragen van potentiële klanten.

Automatische e-mailreacties

Het goede nieuws is dat je sommige processen kunt automatiseren, zodat je minder tijd in je inbox doorbrengt. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken met gegevens uit uw webgebaseerde contactformulier, of gebruik deze gratis e-mailsjabloonbouwers, zodat u ze niet de hele tijd opnieuw hoeft te schrijven. U kunt ook de ingebouwde functies voor automatisch reageren in e-mailservices gebruiken, bijvoorbeeld de Opvolgen optie in Outlook om e-mails te volgen en erop te reageren.

Als alternatief kunt u een koude e-mail- en samenvoegservice gebruiken, zoals: GMass om marketingcampagnes en koude e-mails naar potentiële klanten te personaliseren, plannen of verzenden en automatisch op te volgen.

Organiseer uw e-mails

We wedden dat je dagelijks talloze e-mails ontvangt van collega's, familie en vrienden, andere bedrijven, enz. Wanneer dit gebeurt, kan het een uitdaging zijn om belangrijke e-mails uit de rommel te sorteren. Maar u kunt het verplaatsen van e-mails van de ene map naar de andere automatiseren om de rommel aan te pakken. U kunt Gmail "filters" of Outlook "regels" om uw e-mailinbox te beheren.

Met deze ingebouwde functies kunt u automatisch berichten met een specifiek bericht verwijderen, e-mails met een bepaalde tekst of van bepaalde contacten in een map sorteren, enz.

Gegevens extraheren

U besteedt waarschijnlijk veel tijd aan het doornemen van contacten in uw inbox om informatie te krijgen die u kan helpen uw spullen op de markt te brengen of te verkopen. Door het gebruiken van Mailparser, kunt u dit proces automatiseren op basis van uw parseerregels.

2. Verbeter de communicatie met behulp van chatbots

Chatbots hebben de afgelopen jaren een revolutie teweeggebracht in de klantenservice door de communicatie en klantervaring te verbeteren. Net als veelgestelde vragen bieden chatbots automatisering door middel van kunstmatige intelligentie. Hierdoor kunnen ze verschillende taken zelfstandig uitvoeren.

Enkele voordelen van het gebruik van chatbots zijn 24/7 beschikbaarheid, sommige zijn meertalig, bieden onmiddellijk consistente antwoorden, helpen u waardevolle inzichten in klantgedrag te krijgen, enz. Je kunt gebruiken deze chatbots om uw communicatie op uw WordPress-website een boost te geven en verbeter uw productiviteit. Het is echter vermeldenswaard dat u tijd en moeite moet investeren om uw chatbot te verfijnen om van de voordelen te genieten.

3. Reservekopie van gegevens

Naarmate de technologie vordert, vertrouwen we steeds meer op de harde schijven van onze computer om delen van ons leven op te slaan, zoals werk- en academische documenten of familiefoto's. Het gaat er voor het grootste deel niet om of, maar wanneer, omdat harde schijven verslijten, worden gestolen en stroompieken ervaren.

De vraag is, wat betekent dit voor u, of beter nog, wat kunt u doen om het verlies te minimaliseren? U kunt een back-up van uw gegevens maken.

Maar de kans is groot dat u het af en toe vergeet om het zelf te doen. Het is dus het beste om regelmatige back-ups te automatiseren. Naast het waarborgen van de veiligheid van uw gegevens, stelt het automatisch plannen van uw back-ups u in staat om zonder onderbrekingen op uw computer te werken.

Je kunt gebruiken CrashPlan om een ​​back-up van uw gegevens te maken op een externe harde schijf, een andere computer op uw lokale netwerk of zijn servers. Na het installeren van de software zal het uw systeem scannen en voorstellen waarvan u een back-up zou kunnen maken. U kunt ook kiezen waarvan u een back-up wilt maken. U kunt uw back-ups plannen om de 15 minuten, om het uur of wanneer u uw computer niet gebruikt; het hangt allemaal van jou af.

4. Plan berichten op sociale media

Sociale media zijn niet meer weg te denken uit ons leven. En dus zijn deze platforms een goudmijn geworden voor mensen die proberen hun merken te promoten en producten/diensten te verkopen.

Maar contact houden met al uw prospects en klanten op uw sociale mediaplatforms is een taak die gemakkelijk uw fulltime aandacht kan vragen. Echter, gebruik maken van de magie van automatisering via tools zoals Hootsuite en Buffer stelt u in staat om al uw berichten op sociale media van tevoren in te plannen. U kunt deze tools gebruiken om meer te doen op sociale media in minder tijd.

5. Vergaderingen plannen

Het succesvol plannen van een vergadering, of het boeken van een afspraak, kost vaak veel heen en weer, zeker als er veel mensen bij betrokken zijn. Mogelijk moet u iedereen een e-mail sturen om hun beschikbaarheid te weten te komen voordat u boekt, en riskeert u het proces te herhalen als iemand annuleert.

Gelukkig kun je dit proces automatiseren om je vergaderworkflow op de automatische piloot te zetten, zodat je je op iets anders kunt concentreren. Hulpmiddelen zoals Calendly kunt u uw vergaderingen of andere evenementen van tevoren automatiseren met iedereen via een link. U kunt verschillende tijdvakken instellen voor wanneer u beschikbaar bent en vergaderverzoeken verzenden via de link.

Bovendien integreert deze tool naadloos met je agenda. Dus als iedereen een goed moment heeft uitgekozen, kan Calendly de vergadering in je agenda loggen en je een melding sturen. Als u het in die tijd druk hebt, is het opnieuw plannen net zo eenvoudig als plannen.

Automatiseer uw repetitieve taken om uw productiviteit te verhogen

Automatisering is vooral gunstig voor kleine bedrijven met een paar werknemers die veel hoeden dragen. Door technologie hier en daar een paar taken te laten uitvoeren, kunt u meer doen in minder tijd.

8 dingen over het hoofd gezien die de productiviteit belemmeren (en hoe ze te vermijden)

We willen allemaal productief zijn, maar we laten ons gemakkelijk afleiden door verschillende factoren. Hier zijn enkele dingen die u mogelijk over het hoofd ziet en hoe u ze kunt vermijden.

Lees volgende

Over de auteur