Een balans maken in Excel

Of u nu een klein bedrijf heeft of een grote multinational, u moet begrijpen hoe uw bedrijf groeit. Houd daarom de financiën van uw bedrijf in de gaten door verschillende financiële overzichten te bekijken.

De resultatenrekening laat bijvoorbeeld zien hoe de organisatie geld verdient en uitgeeft. Als alternatief kunt u met het Kasstroomoverzicht zien hoeveel geld u beschikbaar heeft, zodat u uw uitgaven correct kunt budgetteren.

Ten slotte is er de balans, die ook een van de fundamentele financiële overzichten is. Hier is een korte handleiding om u te helpen uw eigen te maken in Microsoft Excel.

Wat is een balans en waarom heb je er een nodig?

Een balans laat u de uitsplitsing zien van de activa, passiva en eigen vermogen van uw bedrijf. In één oogopslag ziet u hoeveel van het bedrijf afkomstig was van ingehouden winsten, eigen vermogen en leningen.

Met deze informatie bij de hand kunt u het rendement op uw investering en de verschillende financiële ratio's berekenen. U kunt deze waarden vervolgens vergelijken met vergelijkbare bedrijven in dezelfde branche. Dit geeft u een idee van hoe het bedrijf presteert ten opzichte van zijn collega's in de branche.

1. Selecteer de tijd om te dekken

Net als bij andere financiële overzichten, moet u een periode kiezen om te dekken. Dit begint meestal op 1 januari en eindigt op 31 december.

U kunt echter ook een andere berekeningsperiode kiezen, het fiscale jaar genaamd, dat begint op 1 oktober en eindigt op 30 september. Houd er rekening mee dat de periode die u hier gebruikt, consistent moet zijn in uw andere verklaringen.

2. Bereid uw rekeningen voor

Om te voorkomen dat u uw administratie moet doorzoeken wanneer u uw balans opmaakt, moet u deze van tevoren voorbereiden. Zorg ervoor dat u uw kasstroomoverzicht, bankafschriften, leningrekeningafschriften en creditcardsaldi voor u bij de hand heeft.

Voordat u begint, moet u de waarde van de activa en inventaris weten. Vergeet niet het bedrag op te nemen dat u neerlegt om uw bedrijf te starten, evenals investeringen die door andere mensen en entiteiten zijn gedaan.

Verwant: Een kasstroomoverzicht maken in Microsoft Excel

3. Maak het Excel-bestand

Zodra u de periode kent die u bestrijkt en de waarden heeft die u nodig hebt, is het tijd om het Excel-bestand te maken. Open een nieuw bestand in Microsoft Excel. zet in [Bedrijfsnaam] Balans in cel A1 voor gemakkelijke identificatie.

Laat wat ruimte over voor opmaak en schrijf vervolgens in de eerste kolom van de derde rij Middelen. Dit is het gedeelte waar u de waarden invoert voor alles wat uw bedrijf heeft. Schrijf vervolgens in de derde kolom van dezelfde rij de fiscaal jaar je dekt.

Na Activa moet u de bijbehorende Passiva en eigen vermogen sectie. Verplichtingen verwijzen naar het bedrag dat het bedrijf verschuldigd is aan derden, waaronder banken, leveranciers, verhuurders en de overheid.

Eigen vermogen daarentegen verwijst naar het bedrag dat de eigenaren voor het bedrijf hebben opgehaald, plus eventuele inkomsten die het op zijn rekeningen behoudt. Deze waarden in deze twee secties moeten gelijk zijn aan het bedrag vermeld onder activa, vandaar de term Balans.

Voordat u echter de sectie Passiva en Eigen Vermogen aanmaakt, moet u eerst de subcategorieën voor Activa plaatsen. Zo heb je minder moeite met formatteren.

4. Voeg uw categorieën in

Middelen

Elk bedrijf en elke branche heeft zijn eigen unieke subcategorieën voor activa. Dit zijn echter de typische secties die de meeste bedrijven hebben: Vlottende activa, Vaste of langetermijnactiva, en Andere activa. Deze worden vervolgens verder onderverdeeld in kleine categorieën.

Vlottende activa zijn activa die u snel kunt liquideren. Dit zijn doorgaans contanten, debiteuren, voorraden en kortetermijninvesteringen. Aan de andere kant zijn vaste of langetermijnactiva moeilijker om te zetten in valuta. Deze zouden kunnen zijn Vastgoed, Kantoorartikelen, Investeringen op lange termijn, en meer.

Andere activa zijn meestal kleine items die niet gemakkelijk kunnen worden gedefinieerd onder huidige of langetermijnactiva. Deze kunnen omvatten: Vooruitbetaalde kosten (zoals abonnementen), Uitgestelde belastingvorderingen (zoals terugbetalingen), en Voorschotten voor werknemers.

Hoewel deze categorieën van toepassing zijn op de meeste bedrijven, heeft uw bedrijf mogelijk een unieke activacategorie, dus u moet uw activiteiten beoordelen voordat u dit als definitief beschouwt.

Passiva en eigen vermogen

Net als activa, passiva en eigen vermogen heeft drie belangrijke subcategorieën: Huidige verplichtingen, Langlopende schulden, en Eigen vermogen. Zoals de term suggereert, zijn kortlopende verplichtingen verplichtingen die het bedrijf binnen één jaar of binnen een jaar moet nakomen één bedrijfscyclus (waarbij één bedrijfscyclus verwijst naar de tijd die nodig is om de voorraad om te zetten in) verkoop).

Kortlopende verplichtingen kunnen onder meer te betalen rekeningen aan leveranciers en verhuurders, kortlopende leningen van banken en crediteuren, inkomstenbelastingen, te betalen salarissen, vooruitbetaalde goederen en diensten, en het kortlopende deel van langetermijn schuld.

Onder Langlopende verplichtingen vindt u: Lange-termijnschuld, Uitgestelde inkomstenbelasting, en Pensioenfonds voordelen, indien wettelijk vereist.

Het eigen vermogen ten slotte bestaat uit: Eigen vermogen, wat het bedrag is dat u in het bedrijf stopt. Als u een bedrijf runt, worden zowel deze sectie als de subsectie genoemd Eigen vermogen in plaats daarvan.

U vindt ook Ingehouden inkomsten onder het eigen vermogen, wat het bedrag is dat het bedrijf in de periode heeft verdiend minus uitbetaalde dividenden.

5. Uw waarden toevoegen

Voeg onder Activa de waarden voor elke subcategorie toe om te weten hoeveel u voor elke sectie heeft. Vervolgens moet u elk subtotaal optellen om de totale activawaarde van uw bedrijf te krijgen.

Evenzo moet u ook de waarden voor elke subcategorie aansprakelijkheid en eigen vermogen toevoegen om te zien hoeveel van de activa van uw bedrijf afkomstig zijn van schuldeisers, eigenaren en inkomsten.

Houd er rekening mee dat de totale waarden voor de sectie Activa en de sectie Passiva en Eigen vermogen moeten overeenkomen. Anders is er mogelijk een fout in uw boekhouding geslopen.

6. Enkele nuttige formules

U kunt de waarden die u in de balans vindt gebruiken om naar de financiële ratio's te kijken. Deze formules beoordelen de prestaties van uw bedrijf en kunnen worden gebruikt voor vergelijking met andere vergelijkbare bedrijven in dezelfde branche.

Schuldgraad

Dit is het percentage van de schuld van het bedrijf gemeten aan de hand van zijn activa. De formule hiervoor is Totale verplichtingen / totale activa. Als u een waarde krijgt die groter is dan 100%, betekent dit dat de schuld groter is dan al zijn activa. Hoge ratio's lopen ook een groter risico op wanbetaling, maar deze waarde verschilt per bedrijfstak.

Net als onroerend goed en nutsbedrijven krijgen kapitaalintensieve bedrijven doorgaans hogere gemiddelde schuldratio's dan bedrijven in de dienstverlenende sector.

Huidige verhouding

Deze waarde toont het vermogen van een onderneming om haar kortlopende leningen af ​​te betalen met haar liquide middelen. Dit wordt berekend door vlottende activa delen door kortlopende verplichtingen. Als de waarde die u hier krijgt onder nul ligt, bestaat het gevaar dat een bedrijf in gebreke blijft met zijn kortlopende leningen vanwege een gebrek aan liquiditeit.

Werkkapitaal

Wanneer je de kortlopende schulden van een bedrijf aftrekken van de vlottende activa, krijg je werkkapitaal. Dit bedrag geeft aan hoeveel geld en kasequivalent een bedrijf heeft na aflossing van zijn huidige verplichtingen.

Als er een significant positief verschil is tussen de twee, kan het bedrijf gemakkelijk groeien en zijn bedrijf opschalen. Maar als het bijna nul is, of zelfs negatief, dan kan het problemen hebben om zijn leningen en verplichtingen te betalen, of erger nog, failliet gaan.

Verhouding tussen activa en eigen vermogen

De Asset-to-Equity (A/E)-ratio wordt berekend door: het totale eigen vermogen delen door de totale activa. Deze formule laat zien hoeveel het bedrijf wordt gefinancierd door de eigenaren versus het bedrag dat wordt gefinancierd via leningen.

Een bedrijf met een hoge A/E-ratio kan erop wijzen dat het grootste deel van de financiering van de eigenaren kwam, wat betekent dat het niet veel verplichtingen heeft om te betalen. Integendeel, een lage A/E-ratio betekent dat het grootste deel van zijn activa bestond uit leningen of kredieten.

Als het bedrijf een consistente cashflow heeft, zal een lage A/E-ratio een lage impact hebben op de dagelijkse activiteiten. Het maakt het echter kwetsbaar voor prijs, rente en drastische veranderingen, waardoor ze minder speelruimte hebben om te reageren.

Waar vindt u balanssjablonen

Hoewel u nu misschien weet hoe u een balans moet maken, is het soms beter om een ​​sjabloon te vinden dat u kunt volgen. Dat doe je in Excel door op Bestand te klikken. Ga naar het tabblad Nieuw en typ vervolgens in de zoekbalk Balans. Na een snelle zoekopdracht geeft Excel u ten minste drie sjablonen die u kunt gebruiken.

Als alternatief kunt u ook een bezoek brengen aan hoekpunt42, FreshBooks, of Wise.com om een ​​sjabloon van hun website te downloaden.

Verwant: De beste websites om gratis Excel-sjablonen te downloaden

Blijf op de hoogte van uw bedrijf

Wat voor bedrijf je ook hebt, je moet bijhouden hoe het gaat. Op die manier ga je niet blindelings naar binnen en neem je beslissingen zonder cijfers om je te ondersteunen. Een goede ondernemer moet immers zijn vak als zijn broekzak kennen.

Een balans, resultatenrekening en cashflowdocument zijn slechts enkele van de essentiële documenten die u nodig hebt om uw financiën te bewaken. Maar zodra uw bedrijf groeit en de financiën ingewikkeld worden, kunt u een professionele boekhouder inhuren om ervoor te zorgen dat u al uw cijfers goed heeft.

Hoe maak je een resultatenrekening in Excel?

Een resultatenrekening is een financieel rapport dat de winst of het verlies van een bedrijf weergeeft. Hier leest u hoe u er een maakt in Excel.

Lees volgende

Over de auteur