Wat is universele rapportage in Asana? Waarom zou je het moeten gebruiken?

In het huidige personeelsbestand moeten freelancers en professionals zich meer op projecten concentreren. Als u het te druk krijgt met administratief werk, zoals het maken van projectstatuspresentaties voor klanten, kunt u potentiële klanten verliezen. Bovendien is het ook zo dat het inhuren van een data-analist niet zo winstgevend zal zijn voor particulieren of freelancers.

Met de nieuwe rapportagetool van Asana kunnen gebruikers van elk beroep hun eigen data-analist worden.

Wat is universele rapportage?

asana introduceerde een geavanceerde maar eenvoudige Universal Reporting-tool in hun projectbeheersoftware, zowel de cloud- als de desktop-app. De functie is beschikbaar vanaf 01 juni 2021 voor de premium abonnement-abonnees van Asana.

Deze nieuwe rapportagefunctie van Asana zet onbewerkte projectgegevens om in grafische grafieken en grafieken die iedereen kan volgen. Door deze tool te gebruiken, hoeft u niet heen en weer te gaan met spreadsheets, e-mails, teamchats, één-op-één-gesprekken of die lange transcripties van videovergaderingen.

Met de rapportagefunctie kunt u:

1. Stel transparante doelstellingen op voor uw teamleden of collega-freelancemedewerkers.
2. Efficiënt omgaan met elke ad-hoc vereiste om prioriteit te geven aan het werk van een klant.
3. Bekijk de volledige productiviteitsstatus van uw teams die geen enkele andere tool met een paar klikken kan leveren.

De Universal Reporting-tool van Asana zorgt ervoor dat elk individu binnen het team, ongeacht hun niveau, een visuele weergave van hun prestatiestatistieken kan maken. De tool vereist geen gespecialiseerde training. Uw teamleden kunnen eenvoudig hun eigen productiviteitsdashboards maken door de interactieve interface van Asana te volgen.

Wat zijn de kenmerken?

Asana Universal Reporting wordt geleverd met een groot aantal functies, zoals een overzicht van dashboards, grafieken, delen van dashboards, aanpassingen, enz. De volgende zijn de belangrijkste functies die het leven van uw projectmanagement eenvoudiger dan ooit zullen maken:

1. Grafieken en hun variaties

De rapportagetool biedt drie soorten grafieken, namelijk kolom-, donut- en lollygrafieken. Er is ook een vierde grafiektype, dat alleen het totale aantal taken, middelen, items, enz. toont.

Nadat u een dashboard hebt gemaakt in de Asana-rapportage sectie, kunt u grafieken toevoegen. Wanneer u klikt op Grafiek toevoegen, ziet u 10 soorten grafieksjablonen, gescheiden in vier secties. De volgende grafiektypen zijn de meest populaire in Asana-rapportage:

• Taken per aangepast veld
• Onvolledige grafieken per projecten
• Taken van deze maand per project
• Achterstallige taken door projecten

2. Een rapportagedashboard

U kunt deze openen door te klikken op Rapportage op de linker navigatiebalk. Deze dashboardhub geeft u de mogelijkheid om nieuwe dashboards toe te voegen of reeds beschikbare dashboards te visualiseren. Als iemand van uw team dashboards met u deelt, worden deze hier ook weergegeven.

Hiermee kunt u elk dashboard aan het favorietenmenu toevoegen, hernoemen of verwijderen.

3. Dashboards organiseren en delen

Uw dashboards voor projectrapportage kunnen meerdere donuts, lolly's en kolomdiagrammen bevatten. Wanneer u echter gegevens exporteert of presenteert aan een freelance klant, is het handig als u ze kunt ordenen.

Asana-rapportage geeft u de vrijheid om uw grafieken naar eigen inzicht te stapelen door middel van slepen en neerzetten. U kunt de onderliggende gegevens verder bekijken door ergens in de grafiek te klikken.

U kunt rapportagedashboards delen met externe en interne projectmedewerkers. Gedeelde rapporten zijn alleen-lezen. De genodigde kan alleen de onderliggende gegevens zien waartoe hij toegang heeft. Alle genodigden kunnen echter algemene grafiekafbeeldingen zien.

4. Uw grafieken aanpassen

Asana-rapportagetool biedt veel opties voor het aanpassen van grafieken. U kunt het type diagram en de kleur kiezen nadat u het project voor uw rapport hebt geselecteerd. U kunt de gegevens van de X-as en Y-as van de grafiek verder wijzigen.

Verder kunt u ook verschillende filters op uw grafieken toepassen, zoals:

• Status van taakvoltooiing
• Projecteigenaren
• Cessionaris
• Subtaken
• Taaktype
• Taakstatus
• Datum

Wat zijn de voordelen?

Het belangrijkste voordeel van deze tool is dat u niet meer hoeft te vertrouwen op gegevensanalysesoftware van derden. Nu kun je zien wat er in het team gebeurt vanuit de Asana alles-in-één projectbeheer-app. De volgende zijn enkele van de opmerkelijke voordelen die u zult genieten wanneer u Universal Reporting gaat gebruiken:

De rapportagetool rondt automatisch verschillende gegevens van Asana-projecten af. Het zorgt ervoor dat uw team- of projectdashboards up-to-date blijven zonder handmatig kopiëren en plakken.

U kunt zoveel dashboards voorbereiden als u wilt om meerdere teams, projecten of zelfs individuele leden te scheiden. Je kunt ook een gecombineerd dashboard maken om de algehele prestaties van je optreden te visualiseren.

Verwant: Een beginnershandleiding voor het gebruik van Asana voor het volgen van elk project

Met deze aangepaste dashboards kun je allerlei soorten gegevens verzamelen van het Asana-projectenbord. Een typisch diagram of dashboard kan gegevens bevatten voor budget, werklast, timing, naleving van deadlines, taken, prestaties van teamleden, enz.

2. Snel problemen vinden en oplossen

Als u complexe en grote projecten efficiënt wilt beheren, moet u uw teamresources in vogelvlucht bekijken. Het is absoluut noodzakelijk dat u de problemen met projecten en middelen lokaliseert zonder via meerdere kanalen te gaan.

Universal Reporting stelt u in staat problemen proactief op te sporen, zonder te wachten tot een teamlid ze ter sprake brengt. U kunt elk project echt micromanagen vanuit één dashboard, om middelen om te leiden naar de projecten die achterlopen op schema.

3. Eerlijke verdeling van werklast

U kunt optimale productiviteit uit uw team halen als u de werklast verdeelt over de resources. Bovendien geeft het delegeren van taken aan anderen u de tijd om uw klantenlijst uit te breiden.

De rapportagetool van Asana toont de resource-wise workload met hoge precisie. U kunt gemakkelijk onderbenutte en opgebrande bronnen herkennen om de werklast in evenwicht te brengen. Bovendien kan uw dashboard voor dagelijkse taken u helpen een belangrijk punt te delegeren aan een ander teamlid als u een dringende klantvergadering moet bijwonen.

Verwant: Asana-sneltoetsen voor efficiënt taakbeheer

4. Beter beheer van hulpbronnen

Tot dusver hoopt u op het beste en bidt u dat de kosten beheersbaar zijn voordat u een factuur opent. Maar met de rapportagetools van Asana kunt u nu specifiek elke uitgave volgen van de projecten waarvoor u verantwoordelijk bent.

U kunt met uw klant overleggen om de reikwijdte te minimaliseren of het budget te verhogen wanneer u een beter zicht heeft op de contante uitgaven of het gebruik van middelen. Gebruiksklare grafieken en dashboardsjablonen voor Universal Reporting maken resourcebeheer moeiteloos.

Hoe goed werkt uw team aan het doel?

De algehele productiviteit van uw projecten en het hele bedrijf hangt af van hoe goed de doelen aansluiten bij de professionele doelstellingen van uw teamleden.

De Universal Reporting-tool is een krachtige functie van Asana waarmee u kunt zien of de teams en projecten op elkaar zijn afgestemd. Nu u weet hoe belangrijk de rapportagetool is, kunt u deze op de best mogelijke manier gebruiken om uw projectteams te managen.

9 veelvoorkomende fouten in projectbeheer (en wat u in plaats daarvan kunt doen)

Wilt u grote projecten voltooien zonder wanbeheer of budgetoverschrijding? Hier zijn enkele tips om u te helpen deze fouten te voorkomen.

Lees volgende

Over de auteur