Outlook minder afleidend maken met deze snelle tips

Als Microsoft Outlook uw go-to-toepassing is voor het beheren van uw e-mails en agenda, had u misschien gedacht dat sommige functies behoorlijk afleidend kunnen zijn. Natuurlijk is Outlook al ingesteld om u te helpen uw werklast te beheren, maar het kan nog beter met enkele eenvoudige aanpassingen.

Laten we eens kijken naar enkele manieren waarop u Outlook beter voor u kunt laten werken.

1. Regels maken voor inkomende e-mails

Wanneer u een e-mail ontvangt, komt deze automatisch in uw map Inbox terecht. Dit kan moeilijk bij te houden zijn als u meerdere e-mails van veel verschillende mensen ontvangt, en ze kunnen snel oplopen. Met Outlook kunt u regels voor het Postvak IN instellen om inkomende e-mails van bepaalde personen rechtstreeks naar een submap te laten gaan, zodat u kunt bijhouden wie wat verzendt. Volg deze stappen om een ​​nieuwe regel te maken:

1. Ga naar Bestand > Regels en waarschuwingen beheren en klik Nieuwe regel. Er verschijnt een nieuw venster met verschillende opties erop.
instagram viewer
2. Onder Stap 1: Selecteer een sjabloon Klik Verplaats berichten van iemand naar een map.
3. Dan, onder Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, u moet op de hyperlinks klikken om de. te selecteren mensen of openbare groep wiens e-mails u wilt omleiden naar de gespecificeerde map.
4. Klik Finish om de regel toe te passen.

De officiële video van Microsoft illustreert het in detail.

Inboxregels kunnen voorkomen dat uw inbox verstopt raakt. En als u bepaalde mensen of kritieke zakelijke e-mails moet bijhouden, is dit al voor u georganiseerd.

Verwant: Een handtekening maken in Outlook

2. E-mailmeldingen uitschakelen

Het is u misschien al opgevallen dat Outlook het meldingsgeluid maakt wanneer u een e-mail ontvangt. Je hebt misschien ook het gele enveloppictogram opgemerkt dat verschijnt op het Outlook-pictogram op de taakbalk. Dit kan handig zijn als je op de hoogte wilt worden gehouden, maar het kan je focus verbreken als die e-mails blijven binnenkomen. Gelukkig geeft Outlook je ook de mogelijkheid om deze meldingen uit te schakelen.

Ga naar Bestand > Opties > E-mail, en onder het kopje Bericht aankomst, je kunt de meldingen kiezen die je wilt uitschakelen. Als u tevreden bent met uw selectie, klikt u op OKE.

Verwant: Een vergadering plannen in Microsoft Outlook

3. Kalenderherinneringen instellen

Net als de e-mailmeldingen, is de Outlook-agenda ingesteld om u 15 minuten voordat ze beginnen te herinneren aan afspraken. Het doet dit door uw volgende afspraken weer te geven, en u moet klikken op Afwijzen om het raam te sluiten.

Deze herinneringen kunnen handig zijn als u ze nodig hebt. Als u bijvoorbeeld diep in uw werk zit en de herinnering verschijnt, kunt u afronden wat u aan het doen bent en zich voorbereiden op de afspraak.

Als u deze functie echter niet nodig heeft, kan deze uw stroom doorbreken. Om deze herinneringen te stoppen, ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd, en onder Herinneringen, schakel het vinkje uit Herinneringen weergeven.

Als alternatief kunt u ook naar Bestand > Opties > Kalender, en onder Agenda-opties, u ziet een optie voor standaardherinneringen. Volg deze stappen om dit te bewerken:

1. Klik op het vakje naast standaard herinneringen, dus er is een vinkje in het vakje
2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst 0 minuten
3. Klik op het vakje naast Standaard herinneringen nogmaals, zodat de teek verdwijnt; als u dit niet doet, wordt uw selectie niet opgeslagen
4. Klik Oke

Nu kunt u doorgaan met uw werk zonder dat die herinneringen opduiken. Als je nog steeds een manier wilt om je belangrijke taken bij te houden, bekijk dan ook de voordelen van Microsoft To-Do.

Verwant: Microsoft To Do: een complete beginnershandleiding

4. Kleurcode uw Outlook-agenda

Er is niets mis met het inkleuren van uw Outlook-agenda-afspraken met één kleur. Kleurcodering kan u echter helpen uw agenda te vereenvoudigen en het gemakkelijker maken om een ​​overzicht van uw werkdag of week te krijgen zonder te controleren waar elke afzonderlijke afspraak of vergadering over gaat.

Als u bijvoorbeeld verschillende soorten werk heeft, waaronder vergaderingen binnen uw bedrijf, vergaderingen met externe bedrijven, klanten, administratieve taken en trainingen die in uw agenda zijn geboekt, enz., kan het een vervaging van informatie worden die u meer tijd moet besteden aan het concentreren Aan.

Als u kleurcodering gebruikt, kunt u snel door uw agenda bladeren en een algemeen idee krijgen van het soort werk waarop u zich moet voorbereiden. U kunt ook kleurcodering gebruiken om afspraken te prioriteren in volgorde van belangrijkheid. U kunt bijvoorbeeld de kleur rood kiezen voor 'dringende' vergaderingen, oranje voor 'belangrijk' en groen voor 'routine'.

Het belangrijkste hier is om verschillende kleuren te kiezen voor de verschillende soorten werk die je doet en kleuren te kiezen die niet te veel op elkaar lijken om het verschil te zien. Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Klik op een afspraak of vergadering in uw agenda om de Afspraak serie tabblad.
2. Klik op het kleurrijke vensterpictogram met de tekst Categoriseren.
3. Klik in de vervolgkeuzelijst op Alle categorieën.
4. Er verschijnt een nieuw venster; aan de rechterkant, klik op Nieuw.
5. Schrijf in de naam van uw categorie. Bijvoorbeeld 'interne vergaderingen' en kies de gewenste kleur.
6. Klik Oke op beide vensters totdat u uw nieuwe kleurgecodeerde agenda-afspraak ziet.

Herhaal dit proces voor zoveel categorieën als u wilt maken.

Outlook-afleiding opgelost

Nu u weet hoe u Outlook minder afleidend kunt maken, kunt u het aanpassen zodat het voor u het beste werkt. Hoewel ze misschien niet belangrijk lijken, kan het maken van kleine aanpassingen een verschil maken voor uw werkdag.

Dit is geenszins een uitputtende lijst, en misschien wilt u ze eerst uitproberen voordat u zich eraan verbindt. U kunt ook spelen met uw Outlook-instellingen en kijken of u nog andere dingen ontdekt die u helpen uw focus te optimaliseren.

5 afleidingen die u minder productief maken (en hoe u ze kunt vermijden)

Het is gemakkelijk om afgeleid te worden, wat kan leiden tot uitstelgedrag. Hier zijn enkele manieren waarop u ze kunt vermijden.

Lees volgende

Over de auteur