Hoe om te gaan met overbelasting van vergaderingen: 5 tips en hulpmiddelen

Vergaderen in een vergaderruimte (of een online werkruimte) vereist het uitwisselen van ideeën, het stellen van doelen, het bijhouden van de voortgang, het toewijzen van taken, enz.

Hoewel dit allemaal geldige redenen zijn om een ​​vergadering te houden, kunnen te veel lange vergaderingen uw productiviteit wegnemen. Hier leest u hoe u het aantal vergaderingen in uw agenda kunt verminderen. Maar laten we eerst ontdekken:

Wat is de oorzaak dat u te veel vergaderingen heeft?

De kans is groot dat je al eerder hebt geprobeerd dit probleem op te lossen. Vergaderingen blijven echter overal in uw agenda verschijnen. Dat komt waarschijnlijk omdat je niet hebt geprobeerd de grondoorzaken van het probleem te achterhalen; je past alleen maar pleisters toe om de overbelasting van symptoomvergaderingen te verlichten.

Laten we dus overwegen om overbelasting te beschouwen als een symptoom van een dieperliggend probleem, zodat u een effectieve en duurzame oplossing kunt vinden.

Ten eerste hebben de COVID-19-pandemie en de daaruit voortvloeiende verschuiving naar externe of hybride werkmodellen het aantal virtuele vergaderingen aanzienlijk verhoogd, voornamelijk via Zoom. Dientengevolge worstelen telewerkers met:

Zoomvermoeidheid, of uitputting van de schermtijd. Overbelasting van vergaderingen kan ook een probleem zijn als u iedereen uitnodigt voor de vergaderingen. Naarmate de opkomst toeneemt, neemt de betrokkenheid geleidelijk af.

Een van de meest voorkomende hoofdredenen voor back-to-back Zoom-vergaderingen, of bezoeken aan de vergaderruimte, is het ontbreken van een duidelijke agenda. In eerste instantie heb je misschien een doel voor de vergadering, maar al snel verschuift je focus naar ijdel gebabbel.

Last but not least maakt u geen effectief gebruik van digitale tools. Er is een breed scala aan software die betere alternatieven zijn voor communicatie en samenwerking.

De volgende meest effectieve methode om het aantal vergaderingen op uw werkplek te verminderen, is het verhogen van uw vergaderproductiviteit. Hier leest u hoe u dat kunt bereiken:

1. Een interne wiki gebruiken voor asynchrone vergaderingen

Vergaderingen hoeven niet altijd in realtime (synchroon) te worden gehouden. Sommige situaties hebben baat bij asynchrone communicatie (communicatie waarbij deelnemers niet tegelijkertijd aanwezig hoeven te zijn en geen onmiddellijke reactie nodig is).

U kunt uw vergaderproductiviteit verbeteren door asynchrone communicatie te omarmen. Hiermee kunnen teams kennisgebaseerde software gebruiken zoals: Document 360 om in hun eigen tempo ideeën uit te wisselen. Alternatief, je kunt een interne Wiki maken met behulp van deze websitesen stel er specifieke pagina's in voor uw vergaderingen. Met deze digitale tools kunt u een bijdrage leveren aan de vergadering met behulp van de commentaarfunctie.

Door asynchrone vergaderingen te omarmen, kan uw team de tijd nemen die ze nodig hebben om de besproken informatie te begrijpen, communiceer met teamgenoten in verschillende tijdzones, geef introverte mensen de kans om deel te nemen door te typen en verminder onderbrekingen en afleidingen.

2. Samenwerkingssoftware gebruiken

Waarom zou u een persoonlijke vergadering van twee uur plannen om nieuwe ideeën te pitchen als u dat via e-mail kunt doen, of beter nog, met behulp van eenvoudige samenwerkingssoftware zoals Trello.

Om de productiviteit van je team te verhogen, organiseer je alleen realtime vergaderingen als dat echt nodig is, bijvoorbeeld voor het oplossen van conflicten. Anders kunt u samenwerkingssoftware gebruiken voor updates van de voortgang van doelen, projectbeoordelingen of het pitchen van nieuwe ideeën.

Op deze manier krijgt uw team voldoende tijd om na te denken over de ideeën die ze willen delen en de belangrijkste prioriteiten te stellen. Bovendien wordt al die informatie standaard opgeslagen en voor iedereen toegankelijk, in plaats van te vertrouwen op schriftelijke vastleggingen.

U kunt Trello gebruiken om borden te maken die overeenkomen met de doelen van uw vergadering, zoals een vergaderagenda, updates over eerdere vergaderingen, teamupdates of nieuwe ideeën.

downloaden: Trello voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

3. Focus op de agenda van de vergadering

Een vergadering organiseren zonder agenda is een recept voor mislukking. U moet een duidelijk plan hebben voor uw vergadering om te voorkomen dat u uit de koers raakt. De meeste vergaderingen verlopen vaak over hun toegewezen tijdschema's omdat er geen duidelijk pad is om te volgen.

Dus, hoe kun je dit oplossen? Gewoonlijk kunt u de punten die u tijdens de vergadering wilt bespreken opschrijven, afdrukken en andere relevante documenten bijvoegen voordat u ze met de aanwezigen deelt.

U kunt ook tijd en papier besparen door uw agenda aan te maken op Evernote en het toevoegen van bestanden of webpagina's die u nodig hebt voordat u deze met uw collega's deelt. Dit geeft de aanwezigen snel toegang tot de informatie die ze nodig hebben via hun smartphones, tablets of computers.

downloaden: Evernote voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

4. Slack-kanalen maken voor directe communicatie

Als je deel uitmaakt van een enorme organisatie met veel afdelingen, lijkt het alsof een vergadering de enige optie is om informatie met een specifieke groep mensen te delen. Helaas is dat niet altijd de meest productieve methode.

Waarom zou u een groep mensen naar de vergaderruimte verplaatsen voor een vergadering van 30 minuten als u dezelfde informatie direct en met iedereen op hun desktop kunt delen via een berichtenplatform zoals slappe?

Je hebt alleen nodig een speciaal kanaal maken voor de vergadering en nodig alle relevante deelnemers uit. Op deze manier kunt u specifieke gesprekken voeren over verschillende projecten met de mensen die u uitnodigt.

downloaden: Slack voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

5. Heb niet te veel mensen

Denk aan de laatste ontmoeting die je had. Hoeveel mensen waren aanwezig? En hoeveel van hen leverden waardevolle bijdragen aan de bijeenkomst? Hoogstwaarschijnlijk zaten veel aanwezigen alleen stil zonder deel te nemen, terwijl anderen hun e-mail checkten. Dit is de standaardpraktijk geworden, vooral bij vergaderingen met grote menigten.

Dat gebeurt vaak omdat de organisatoren willen voorkomen dat mensen zich buitengesloten voelen. Hoewel het misschien een nobel gebaar is, vermindert het helaas de productiviteit van de vergadering.

Je vraagt ​​je misschien af, hoe? U loopt het risico dat u de toegestane tijd voor de vergadering overschrijdt om heen en weer te gaan met debatten, oppervlakkige opmerkingen en onnodig gebabbel, wat resulteert in minder effectiviteit. Dus om overbelasting van vergaderingen te voorkomen, nodig zo min mogelijk mensen uit.

Verwant: Essentiële tips voor online videoconferenties

Laat vergaderingen je niet vertragen

Vergaderen speelt nog steeds een cruciale rol in de meeste organisaties. Ze worden echter onproductief wanneer ze overweldigend worden en wanneer uw teams hun vergadertijd kunnen besteden aan prioriteiten. U kunt de productiviteit van vergaderingen verhogen door de bovenstaande tips en hulpmiddelen te gebruiken.

De 5 beste manieren om met uitputting van de schermtijd om te gaan

Constante blootstelling aan het scherm kan leiden tot hoofdpijn, wazig zien en vermoeide ogen. Hier zijn een paar tips voor het omgaan met uitputting van de schermtijd.

Lees volgende

Over de auteur