Waarom contextwisseling uw productiviteit saboteert (en wat u eraan kunt doen)

Wanneer was de laatste keer dat u meer dan 30 minuten ononderbroken focus had terwijl u aan een taak werkte? De kans is zelfs groot dat we je kwijtraken aan een e-mail, Slack-bericht, breaking news alert of YouTube-video voordat je dit artikel hebt gelezen.

Als je je energie versnippert en je op zoveel verschillende taken concentreert, kun je niet je meest productieve zelf zijn. In dit artikel gaan we in op contextomschakeling en hoe u dit kunt verhelpen.

Wat is contextomschakeling?

Contextomschakeling, taakwisseling of multitasking vindt plaats wanneer u van de ene taak of activiteit naar de andere springt zonder de vorige af te ronden, uw aandacht verschuift en tijd verliest in het proces.

Maar in praktische zin zijn we van mening dat context- of taakwisseling de juistere term is om te beschrijven wat veel mensen als multitasking beschouwen. Dit komt omdat we in de meeste gevallen onze aandacht slechts snel van de ene taak naar de andere verleggen in plaats van ons op meerdere taken tegelijk te concentreren, omdat dit studie onthult dat onze hersenen dat niet kunnen.

Op het eerste gezicht lijkt het wisselen van taken misschien onschuldig. Het zou je zelfs kunnen laten geloven dat het je helpt om effectiever te zijn, maar het wisselen van context is als een sloopkogel die vaart krijgt om je productiviteit te vernietigen, omdat dit Onderzoek shows.

Dit gebeurt omdat je hersenen een ongevoelige fase doormaken voordat je terugkeert naar de vorige taak of start de volgende, omdat het probeert te herinneren waar je aan werkte of zich aanpast aan de nieuwe werkzaamheid.

Daarom legt het wisselen van taken bij meerdere gelegenheden een grote druk op uw cognitieve vaardigheden. Wat meer is, de toenemende stress van opdringerige gedachten over de onvoltooide taken die je achterliet als de Zeigarnik-effect kick-in kan leiden tot mentale overbelasting en burn-out.

Dat is de tijd, concentratie, energie en creativiteit die u zou kunnen gebruiken om productief te werken aan uw project dat door de afvoer stroomt. De belasting die u betaalt voor het wisselen van taken, zijn langere doorlooptijden voor projecten en een grotere kans op fouten.

Waarom vallen we ten prooi aan contextwisseling?

Begrijpen waarom het zo gemakkelijk is om van de ene taak naar de andere te springen en zo uitdagend om gefocust te blijven, is de sleutel tot het maken van een effectief plan om terug te vechten. Hier zijn enkele redenen waarom u van context wisselt:

1. Snelle toegang tot een enorme zee aan informatie.
2. Je brein hunkert naar nieuwigheid en houdt ervan om rond te dwalen.
3. Digitale tools zijn ontworpen om te strijden om uw aandacht.
4. Meldingen van uw computer en smartphones onderbreken.
5. De ‘always-on’-cultuur creëert buitensporige werkeisen en verhoogt de verwachtingen om onmiddellijk op e-mails of andere berichten te reageren, enz.

Hoe u contextwisselingen kunt overwinnen

Door een plan te maken om het wisselen van taken aan te pakken, kun je een staat van stroom binnengaan die diep werk bevordert, geniet van kortere doorlooptijden voor taken en een lagere marge voor fouten, en verminder thuiswerk burn-out.

Dat gezegd hebbende, hier zijn enkele tips en digitale hulpmiddelen om u te helpen beter te worden in het structureren van uw dag om het wisselen van taak te overwinnen:

1. Gebruik een digitale taakbeheerder

Een van de redenen waarom je de neiging hebt om van context te wisselen, is dat je misschien fysiek aan een project werkt en je mentaal op een ander project concentreert, waardoor de kans groter wordt dat je ernaartoe springt. Door een plan te maken, kun je echter je focusspieren opbouwen om je te concentreren op de taak die voor je ligt.

U kunt een digitale taakbeheerder gebruiken zoals Trello om alle taken waar u later aan wilt werken uit uw hoofd te krijgen, zodat u zich alleen kunt concentreren op de taak die voorhanden is. Het zal een uitdaging zijn om al die taken in het begin helemaal uit je hoofd te krijgen, maar je zult er met de tijd beter in worden.

downloaden: Trello voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

2. Kies de juiste prioriteitstechniek

Prioriteringstechnieken zijn de meest effectieve hulpmiddelen om u te helpen focussen op uw belangrijkste taken voordat u naar de volgende gaat. Ze stellen u in staat om al uw taken te beoordelen en ze op prioriteit te ordenen.

U kunt de MoSCoW-methode, of deze andere prioriteringstechnieken, om het wisselen van context te voorkomen en uw productiviteit te verhogen. Door ze in uw routine op te nemen, kunt u onderscheid maken tussen taken met een hoge waarde - die waar u zich nu op zou moeten concentreren, en taken met een lage waarde - die u aan anderen kunt delegeren of negeren.

3. Maak gebruik van tijdblokkering en taakbatching

Nadat u uw takenlijst heeft opgesteld en uw taken op prioriteit heeft ingedeeld, kunt u meer structuur aan uw werkdag toevoegen door gebruik te maken van taakbatch en tijdblokkering.

Taakgroepering houdt in dat u uw taken organiseert door ze te groeperen op basis van gelijkenis en ze in een bepaald tijdsblok aan te pakken, in plaats van ze sporadisch gedurende de dag te doen. Kies bijvoorbeeld een tijdsblok gedurende de dag voor terugkerende of eenvoudige taken zoals het beantwoorden van e-mails.

Bovendien kunt u tijdsblokken maken voor recreatieve activiteiten of taken die niets met uw werk te maken hebben, zoals browsen door uw Twitter-feed of het bekijken van YouTube-video's. Deze techniek helpt u tijd te besparen, afleiding te verminderen en te voorkomen dat u van context verandert.

4. Neem regelmatig pauze

Veel mensen beschouwen pauzes nog steeds als een luxe op de werkplek, maar dat zijn ze niet. Dat komt omdat een diepe focus op een taak, of contextwisseling, beide veel energie vergen. Pauzes zijn daarom een ​​noodzaak omdat ze je in staat stellen om uit te rusten, op te laden en je focus terug te krijgen.

U kunt er een gewoonte van maken om na elk tijdsblok micropauzes op te nemen door gebruik te maken van de Pomodoro-methode om uw productiviteit te verhogen. Tijdens die pauzes kun je ademhalingsoefeningen doen, een wandeling maken, stretchen of een andere activiteit doen die je leuk vindt, om je gedachten een paar minuten van het werk af te leiden.

5. Maak gebruik van asynchrone communicatie

Zoals we hierboven hebben vermeld, is de toenemende verwachting om onmiddellijk op e-mails of andere berichten te reageren een van de belangrijkste redenen waarom mensen geneigd zijn van taak te wisselen. Asynchrone communicatie is communicatie die niet in realtime plaatsvindt.

Dus, om het wisselen van context te voorkomen, kunt u asynchrone communicatie op uw werkplek benutten en aanmoedigen, vooral met betrekking tot niet-dringende berichten. U kunt bijvoorbeeld de interne Wiki van uw bedrijf of een gedeeld prikbord gebruiken om updates te publiceren die uw collega's kunnen controleren wanneer ze dat kunnen.

Herwin uw focus en productiviteit

De beste manier om uw meest productieve werk te doen, is door u op één ding tegelijk te concentreren. Met behulp van deze tips en digitale hulpmiddelen kun je je hersenen trainen om een ​​enkele taak uit te voeren, de productiviteit te verhogen en stress te verminderen.

Single-tasking beheersen met behulp van technologie om uw productiviteit te verbeteren

Door je op één taak tegelijk te concentreren, kun je meer doen in minder tijd. Hier zijn enkele tips en digitale hulpmiddelen om u te helpen single-tasking onder de knie te krijgen.

Lees volgende

Over de auteur