Hoe u uw taken gemakkelijk kunt automatiseren: 5 handige hulpmiddelen

U besteedt uren aan dagelijkse taken op uw werkplek. Je denkt dat dat het deel van je werk is. Maar wat als het op zichzelf zou kunnen en u uw essentiële tijd zou kunnen investeren in creatief denken of het oplossen van andere grote problemen? Zou dat niet geweldig zijn?

De ultieme oplossing voor dit probleem is taakautomatisering. Laten we eens kijken welke dagelijkse taken u kunt automatiseren, het proces ervan en welke hulpmiddelen kunnen helpen.

Welke soorten taken moeten worden geautomatiseerd?

U moet alle routinetaken automatiseren die u dagelijks uitvoert en die een aanzienlijk deel van uw tijd in beslag nemen, maar die niet noodzakelijk iets waardevols aan uw werk toevoegen.

Hier zijn enkele voorbeelden van taken die u kunt automatiseren. Noteer de taken die zijn opgenomen in uw takenlijst.

1. Afspraken plannen

Een van de grootste tijdverspillers als er geen waarde is, is het plannen van afspraken. Dus stop met heen en weer praten met uw klanten om de beste tijd te vinden die voor u beiden werkt. Open in plaats daarvan een paar slots in uw agenda en deel de lijst met hen.

Op deze manier kun je alle planningstaken van je takenlijst schrappen en toch de afspraken op tijd krijgen. Automatiseringstools kunnen u helpen bij de integratie van planningsapps en agenda's.

2. Saaie Taken

Veel taken vereisen geen hoger-orde denken. Zoals het sorteren en beantwoorden van e-mails, gegevensback-up, facturering en facturering, klantenservice en betrokkenheid, bijwerken van contactgegevens, enz.

Dus in plaats van ze elke dag aan je takenlijst toe te voegen, kun je overwegen ze te automatiseren. En kijk hoeveel tijd je voor jezelf vrijmaakt.

3. Informatie overdragen tussen verschillende apps

Geen enkele werkplek is vrij van deze taak. Je hebt altijd data nodig, en dan moet je die data overzetten van de ene applicatie naar de andere. Maar wees slim, besteed geen tijd aan het kopiëren en plakken of het importeren en exporteren van tonnen gegevens die regelmatig op verschillende manieren naar u toe komen. Automatiseer deze actie.

4. Taken die uw essentiële tijd opslokken

Afgezien van het instellen van schema's, het verzenden van e-mails en facturen, het overdragen van gegevens en andere, komt er nog een taak die eigenlijk belangrijk lijkt: posten op sociale media. U moet uw merk zeker promoten en contact maken met uw publiek, en dus actief blijven op deze platforms.

Maar het kan je tijd kosten als je in de oneindig herhaalde cyclus van liken, reageren en delen terechtkomt. Automatiseer deze uiterst tijdrovende taak dus.

5 stappen naar taakautomatisering

De lijst met het automatiseren van uw taken kan eindeloos zijn. En soms kan het zelfs afhangen van het soort werk dat je doet, dus we kunnen ze hier niet allemaal behandelen.

Toch willen we het hele idee voor u gemakkelijker te volgen maken. Dus hier is het proces voor taakautomatisering.

Stap 1: Schrijf de dagelijkse taken op

Wanneer u een lijst maakt van de taken die u moet automatiseren, begin dan met:

• Schrijf de taken op die u dagelijks uitvoert.
• Maak een lijst van de tijd die u aan elke taak besteedt.
• Voeg de frequentie toe van hoe vaak u die taken moet uitvoeren: elk uur, dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks, enz.

Zodra het klaar is. Bekijk in welke van de volgende categorieën ze vallen. Zijn dat de taken die:

• Regelmatig of volgens een schema uitgevoerd?
• Saai en kan worden gedaan zonder denken van een hogere orde?
• Informatie overdragen binnen applicaties?
• De essentiële tijd opeten die u in waardevolle projecten mag investeren?

Nadat je ze allemaal hebt opgesomd, pak je degene op waarvan je denkt dat ze vanaf nu geautomatiseerd moeten worden.

Stap 2: Onderzoek

De volgende stap omvat het onderzoeken van de juiste tools die u kunt gebruiken om uw taken te automatiseren. Baseer uw onderzoek op uw huidige behoeften en budget. Als u bijvoorbeeld een solopreneur bent, heeft u geen automatiseringstool nodig die is gemaakt voor ondernemingen. Kies dienovereenkomstig.

Stap 3: Ontdek de nieuwe workflow

Nadat je hebt gekozen welke tool je gaat gebruiken om je taken te automatiseren, zoek je een nieuw workflowsysteem dat voor jou werkt en beschrijf je hoe de zaken vanaf nu zullen gaan. Zorg ervoor dat iedereen in het team op de hoogte is van de nieuwe wijzigingen, zodat alles naadloos werkt.

U kunt bijvoorbeeld aan uw team beschrijven hoe u voortaan vergaderingen plant:

1. Maak je profiel aan op Calendlyen ga naar de startpagina.

2. Plan de nieuwe vergadering door op te klikken Creëren.

3. Selecteer de looptijd van uw vergadering in het linkermenu.

4. Selecteer de beschikbaarheid van tijd door verschillende slots toe te voegen.

5. Publiceer uw vergadering door te klikken op de Volgende knop.

6. Kopieer de vergaderingslink van deze pagina.

7. Voeg de link toe aan uw e-mail aan de klant.

Zodra iedereen in het team vertrouwd is met het proces, kunnen ze het plannen van regelmatige vergaderingen van hun dagelijkse takenlijst voor elke klant schrappen. Ze kunnen dezelfde link naar een vergadering/evenement met iedereen delen. Op basis van hoeveel van de slots zijn ingenomen, kan men kiezen voor de gratis slots.

Stap 4: Voer het plan uit

Zodra het allemaal klaar is, implementeert u uw nieuwe plan effectief. De kans is groot dat u een aantal taken moet automatiseren en dat uw plan misschien wat complexer is geworden dan u dacht. Schakel in dat geval de hulp in van uw IT-afdeling bij het maken en uitvoeren van uw nieuwe plan met de door u geselecteerde automatiseringstool.

Stap 5: Evalueer en test

Test na het automatiseren van de noodzakelijke taken de soepelheid van het nieuwe workflowplan. Er achter komen:

• De effectiviteit van de uitgevoerde taken.
• De impact ervan op de productiviteit van medewerkers of teamleden.
• Is iedereen comfortabel bij het gebruik van de nieuwe tools?
• Heeft de bespaarde tijd invloed op de stijging van uw inkomen? (Deze is voor ondernemers, freelancers en aannemers.)

Hier zijn enkele geweldige automatiseringstools met hun korte details om u de onderzoekstijd te besparen zodra u de taken heeft vermeld die moeten worden geautomatiseerd.

Het is een populaire automatiseringssoftware-oplossing waarmee u verschillende software kunt integreren. U kunt de gegevens van de ene tool naar de andere overbrengen door uw dagelijkse apps zoals Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, enz. te combineren.

Met deze tool kun je duizenden taken automatiseren, zoals het tweeten van al je blogposts, het opslaan van bijlagen van Gmail naar Google Drive, het maken van back-ups van al je G-drive-bestanden naar Dropbox en meer.

Deze tool is als Zapier als het gaat om automatisering. Het helpt u om gegevens tussen verschillende applicaties over te dragen en andere genoemde taken uit te voeren. Maar de gratis versie van IFTTT is beter dan die van Zapier.

Terwijl de laatste software minstens 10-15 minuten nodig heeft om dingen te laten gebeuren, onderneemt IFTTT onmiddellijk actie zodra de trigger is geplaatst.

Maar het nadeel van deze tool is dat hij alleen goed is voor eenmanszaken. Ze hebben geen versies voor teams of meerdere medewerkers. En als dat uw vereiste is, ga dan met Zapier. U kunt het gebruiken om acties tussen meerdere software in te stellen op basis van de betaalde versie die u gebruikt.

Het is een geweldige tool als het gaat om het automatiseren en beheren van je posts op sociale media. Ze bieden uitstekende planningsopties en worden aanbevolen door topmerken.

Als u duizenden leads wilt afhandelen die op uw pad komen zonder een compleet verkoopteam te werven, overweeg dan LeadFormly. Het helpt u om uw verkoopproces te automatiseren, uw conversieratio te verhogen en uw leads te segmenteren die rechtstreeks van de webpagina komen.

Op deze manier kunt u zich alleen concentreren op het sluiten van de deals in plaats van tijd te verspillen in de vroege leadprocessen.

Dit is een andere eenvoudige automatiseringstool voor kleine bedrijven. Het helpt u bij het boeken van afspraken, het regelen van vergaderingen en telefoontjes, enz.

Om dit te laten werken, hoef je alleen maar je beschikbaarheidsvoorkeuren in Calendly in te stellen en de link in je e-mailuitnodiging voor een vergadering toe te voegen. Uw klanten kunnen dan uit die lijst de tijd kiezen die bij hun behoeften past. Ten slotte wordt het tijdstip dat ze kiezen automatisch in uw agenda gepland en wordt u hiervan op de hoogte gebracht.

Automatiseer nu uw routinetaken

Stop met het besteden van uren aan essentiële maar eentonige taken.

Neem de tijd om al dergelijke taken te automatiseren, blader door de categorieën die u zojuist hebt gelezen, onderzoek de hulpmiddelen die kunnen helpen en bespaar dagelijks meerdere uren.

5 manieren waarop automatisering uw productiviteit kan verhogen

Het automatiseren van enkele van de repetitieve taken die u elke dag doet, kan u veel tijd besparen. Hier zijn enkele automatiseringsideeën om meer werk gedaan te krijgen!

Lees volgende

Over de auteur