De 5 beste functies van Harvest voor tijdregistratie, rapportage en facturering van projecten

Timemanagement is cruciaal voor productief en efficiënt projectmanagement.

Het succes en de winstgevendheid van elk project hangen af ​​van hoe u uw tijd gebruikt. Als u al uw tijd aan één project besteedt om het weken voor de deadline af te ronden, haalt u er mogelijk geen winst uit. Evenzo, als u geen redelijke tijd uittrekt om het project op tijd te voltooien, kan de klant niet bij u blijven.

Daarom hebt u een tool voor tijdbeheer nodig waarmee u automatisch uw projecten kunt beheren. In dit artikel bespreken we hoe Harvest tijdregistratie, rapportage en facturering kan beheren.

Wat is oogsten?

Oogst is een cloudgebaseerde app voor facturering en tijdbeheer die compatibel is met uw Windows-pc, macOS-laptop, iPhone of Android-apparaten. Het ondersteunt ook Chromebooks via de Chrome-extensie.

De app ondersteunt zowel facturering per uur als facturering door het project. Het is dus de perfecte tool voor freelancers, ondernemers van elke omvang en zelfs voor internationale ondernemingen. U hoeft geen leercurve te doorlopen om de app te bedienen.

Gratis en Pro zijn de enige twee abonnementen voor deze app. Als u uw eigen urenstaat en maximaal twee projecten tegelijk moet beheren, kunt u het gratis abonnement kiezen. Als u echter een team wilt beheren, kunt u kiezen voor het Pro-abonnement voor $ 12/maand/zitplaats voor onbeperkte projecten.

Downloaden: Oogst voor iOS | Android | ramen | macOS (Abonnement vereist, gratis proefversie beschikbaar)

Dit zijn de functies van de app die de productiviteit van uw project zouden moeten verhogen:

1. Tijdregistratie en rapportage

Hoewel uw teamleden verantwoordelijk zijn voor het realtime invullen van hun urenstaten, kunt u ook bulksgewijs tijd voor hen invoeren. Het helpt bij het corrigeren van de projectkoers of het voldoen aan de factureringsvereisten van de klant.

Dankzij het kleurcoderingssysteem van taken en urenstaten kunt u bijhouden welk lid aan welke taak werkt. U kunt ook zien welk teamlid de deadlines haalt of achterloopt. Dienovereenkomstig kunt u de projecttaken verder prioriteren om de algemene deadline van de klant te halen.

De app categoriseert tijdrapportage in vier basiscategorieën, en dit zijn:

1. Taken: Een kleurgecodeerd staafdiagram toont de tijd die is besteed op basis van taken.
2. projecten: U kunt projectproductiviteit vergelijken door projectgewijze tijdverdeling te vergelijken.
3. Ploegen: U kunt zo gedetailleerd mogelijk gaan door tijdrapporten op individueel niveau te maken.
4. Klanten: Dit tijdrapport toont de tijd die is besteed aan taken en projecten voor een specifieke klant.

Een tijdrapport van de Harvest-app toont gegevens zoals bijgehouden uren, niet-gefactureerd bedrag, factureerbare uren en factureerbaar bedrag.

2. Team- en projectmanagement

Het kan een uitdaging voor je zijn als je eraan moet werken roosterbeheer voor uw teamleden. De Harvest-app helpt je om moeiteloos externe of hybride teams te beheren zonder je takenlijst in gevaar te brengen.

Harvest creëert een gemakkelijk te lezen dashboard. Zo kunt u in één oogopslag snel begrijpen wat er aan de hand is. Het dashboard onthult gestructureerde gegevens zoals de volgende:

• Wie houdt hun tijd bij en wie niet?
• Wat is de factureerbare trend voor het bijhouden van uren per resource?
• Of er verschillen zijn tussen de taken die u aan hen hebt toegewezen en de taken die worden weergegeven als voltooid?
• Gebruikt uw team declarabele uren op de juiste manier voor productief werk?

Binnen het staafdiagram voor elk teamlid staat de lichtblauwe kleur voor de capaciteit en de donkerblauwe kleur voor de factureerbare uren. Als je ziet dat de balken rood worden, betekent dit dat het teamlid over zijn capaciteit heen is.

U kunt ook zo gedetailleerd worden als u wilt in het beheren van projectresources en factureerbare uren. Een gedetailleerd projectgewijs rapport vertelt u het volgende:

• Totaal ingelogde tijd op een project per resource.
• Als je dicht genoeg bij het tijdsbudget zit.
• Als u het kostenbudget voor het project bereikt.
• Totaal niet gefactureerde uren.
• Een afdelingsgewijze projectvoortgangstijdlijn.
• Automatische waarschuwingen om u te waarschuwen voor mogelijke problemen met vertragingen.

Met Harvest kunt u op de hoogte blijven van uw projecten en nauwkeurige prognoses maken voor toekomstige projecten.

3. Rooster

De gebruiksvriendelijke interface van de app stelt u in staat om nieuwe taken in te voeren in de dagelijkse urenstaat van een aangewezen project. Met een klik op de tijdregistratieknop start u de tijdwaarnemer die de tijd registreert terwijl u aan de taak werkt. Als u voor een pauze gaat, kunt u de tijdregistratie voor deze specifieke taak pauzeren.

Sommige projecten kunnen u ook vragen om pauzes op te nemen. U kunt de timer starten voor de taken die voor pauzes zijn. Deze praktijk zorgt voor een efficiënte en nauwkeurige tijdregistratie van uw hele werkdag.

De Harvest-app berekent automatisch de kosten voor uw klant, afhankelijk van het tarief dat u voedt tijdens het maken van een project. Het geeft u ook de mogelijkheid om een ​​uitgebreide notitie over de taken in te voeren voor toekomstig gebruik.

U kunt ook een wekelijks of maandelijks urenstaatformulier maken voor dagelijkse tijdregistratie. Wanneer u kiest voor dergelijke urenstaten, telt Harvest de uren die u de hele week of maand aan elke taak hebt gewerkt bij elkaar op en maakt automatisch een factuur aan.

4. Factuur genereren

U kunt urenstaten omzetten in professionele facturen met behulp van Harvest een van de beste gratis factuur-apps. U kunt de facturen naar uw klanten e-mailen aangezien ze volledig digitaal zijn. De facturen tonen op een gestructureerde manier gedetailleerde factureerbare uren op basis van elke taak van het project.

Je kunt voor elke klant werken, want de app ondersteunt meer dan 180 valuta's. Bovendien automatiseert het het betalingssysteem via apps als Stripe of PayPal. De facturatiemodule van de app heeft ook een herinneringssysteem om de klant te informeren dat de betaling verschuldigd is.

Bovendien kunt u met de app inzichtelijke en professionele omzetrapporten maken om te reflecteren op de winstgevendheid van uw project. U kunt filters toepassen om gegevens te sorteren op basis van een specifieke klant of project.

5. Projectwerkstroomautomatisering

U kunt de workflow voor tijdregistratie en facturering van uw project automatiseren met de Harvest-app. De app kan worden geïntegreerd met meer dan 100 productiviteits-apps. U kunt verder geavanceerde automatiseringsscenario's maken met behulp van tools zoals Zapier en IFTTT.

Verwant: Gratis Zapier-alternatieven om de werklast te verminderen en de productiviteit te verhogen

De app kan via integraties de tijd bijhouden in andere projectbeheer-apps zoals Trello, Asana, Basecamp, enz. U kunt ook urenregistratie-items maken of de timer starten vanuit Slack-berichten met behulp van Slack-integratie.

Als u uw eigen belastingen beheert met apps zoals QuickBooks, FundBox of Xero, kunt u onkosten- en factuurgegevens importeren vanuit Harvest. In een notendop, Harvest wordt een bron van waarheid voor team- en projectmanagement.

Begin met het bijhouden van uw tijd met slimme apps

Nu kunt u de juiste tijdbeheer-app voor uw projecten implementeren nadat u de functies van de Harvest-app kent. U kunt deze app of elke andere tijdbeheer-app gebruiken, aangezien de meeste geavanceerde tijdregistratie-apps vaak enigszins vergelijkbare basisfuncties bieden.

Het cruciale onderdeel is dat u het gebruik ervan op de juiste manier moet afdwingen om u en uw team productief te houden.

De 10 Best Time Doctor-functies om de productiviteit van uw team te bewaken

Met Time Doctor kunt u uw projecten en de productiviteit van uw externe team volgen. Dit zijn de beste functies om te gebruiken!

Lees volgende

Over de auteur