7 tips en hulpmiddelen om in realtime met klanten en teams te communiceren

Als freelancer of telewerker heb je mogelijk te maken met klanten en collega's in verschillende tijdzones. Dit betekent echter niet dat u altijd beschikbaar moet zijn voor realtime respons, zelfs als dit ten koste gaat van uw focus en concentratie.

U kunt uitputting voorkomen en tegelijkertijd een soepele relatie met andere belanghebbenden behouden door verschillende strategieën te implementeren. Ontdek hoe u dit doet met de volgende tips en hulpmiddelen.

1. Besluiten/feedback delen zonder follow-up

U hebt realtime communicatie nodig wanneer er onmiddellijke feedback of follow-up nodig is. Overcommunicatie kan u het gedoe besparen om altijd beschikbaar te zijn voor een snelle reactie. Als u alle benodigde informatie aan uw klant of collega's verstrekt, hoeven zij geen follow-up te geven om uw bericht te verduidelijken.

Schroom daarom niet om dingen in een volledige beschrijving uit te leggen. Soms is directe feedback niet passend of volledig. Het kan ook leiden tot misverstanden. Uitgestelde feedback helpt u onlogische uitbarstingen te voorkomen en stelt u in staat om meer doordachte antwoorden te geven.

Door grondig en duidelijk te communiceren met uw klanten en team, wordt onnodig heen en weer geslingerd. Er zijn verschillende online notitie-apps, zoals Supernotes. U kunt ze gebruiken om bijna perfecte berichten te bereiken.

U en uw medewerker kunnen notities achterlaten in hetzelfde bestand nadat u elkaars antwoorden hebt doorgenomen via deelbare notities en documenten.

2. Plan vooruit om een ​​redelijke vertraging in de reactietijd mogelijk te maken

Sommige projecten en taken hebben mogelijk een onmiddellijke reactie van uw klanten of teamleden nodig, terwijl een laat antwoord kan leiden tot vertraging van het project. Het is een van de belangrijkste redenen waarom veel mensen pleiten voor realtime communicatie terwijl ze op afstand werken.

Asynchrone communicatie is in deze gevallen echter ook een haalbare optie als u de taken en deeltaken kunt plannen. Investeer voldoende tijd om een ​​escalatieworkflow te creëren die uw team in staat stelt om met noodsituaties om te gaan. Houd rekening met het tijdzoneverschil en plan onafhankelijke taken tijdens de reactievertraging.

Het is handig om de agenda-app te integreren met de hulpprogramma's voor taakbeheer zoals Asana. Dus elke keer dat u een evenement aanmaakt, wordt de update beschikbaar in de taakbeheer-apps die iedereen kan volgen.

3. Schermopname/digitale whiteboards om bugs te demonstreren

Stel je voor dat er een complexe bug in de software zit. Nu moet je het hele ding beschrijven door naar een extern team te schrijven! Om nog maar te zwijgen van de vragen die tussendoor opduiken van de andere kant, en je verdwaalt.

U kunt al deze gecompliceerde situaties vermijden met behulp van schermrecorder-apps. Demonstreer en registreer de softwarefout met behulp van een gratis schermrecorder zoals ActivePresenter of Apowersoft. U kunt ook uw audio opnemen om het probleem mondeling te beschrijven om verwarring te voorkomen.

Verwant: De beste gratis schermrecorders om uw online vergaderingen op te slaan

Je kan ook gebruiken online whiteboards zoals Freehand om app- of website-bugs te beschrijven. Deze apps zijn goed voor samenwerking op afstand. Uw collega kan aan uw whiteboardbestand werken en daar notities achterlaten, zodat u het kunt bekijken wanneer u aan de beurt bent.

Hoe meer u de behoefte aan audio/videocommunicatie kunt verminderen, hoe meer collega's en klanten zich kunnen concentreren op wat er echt toe doet. In de huidige tijd kunt u eenvoudig een gedetailleerde workflow van uw project maken en deze digitaal toegankelijk maken voor alle andere betrokkenen. Om dat te doen, kunt u samenwerkingstoepassingen gebruiken zoals: Jira.

Deze uitgebreide apps ondersteunen niet alleen de visuele workflow van uw taken, maar laten u ook opmerkingen aan de taken toevoegen. Deze opmerkingen helpen om de benodigde informatie snel te vinden en zo de discussies te stroomlijnen.

Als de klant bijvoorbeeld op de hoogte moet zijn van de voortgang van het project, kunnen ze de taakopmerking bekijken om voltooide taken te achterhalen. Het zorgt ervoor dat ze geen berichten naar u kunnen sturen, terwijl ze hen meteen de informatie geven die ze nodig hebben.

5. Sprints maken en definiëren voor projecten

Als je deel uitmaakt van een team dat een agile of scrum-workflow volgt, weet je dat realtime samenwerking en communicatie onmisbare onderdelen van je werk zijn. Toch kun je de afhankelijkheid van directe communicatie verkleinen door de sprints goed te definiëren.

Zorg er tijdens het maken van een sprint voor dat je de voor de hand liggende vragen beantwoordt, zoals de doelen of doelstellingen, roadmaps, middelen, achterstanden, capaciteit, werkproces, deadlines, enz. De rechtverkrijgenden stellen je die vragen dus niet en gaan meteen aan de slag.

U kunt ook hulp krijgen van verschillende gratis, door Scrum ondersteunde projectbeheertools, zoals: ijsScrum. Met deze apps kunt u efficiënt samenwerken met de minimale vereiste van een dringende reactie.

6. Verdeel opnamen van vergaderingen om vermoeidheid bij videovergaderingen te minimaliseren

Soms betekent deel uitmaken van een team op afstand het bijwonen van een reeks vergaderingen om de fysieke afstand te compenseren. Het kan leiden tot een situatie die Zoommoeheid wordt genoemd, wat niet goed is voor uw productiviteit. In plaats daarvan kunt u zich concentreren op alternatieve communicatiekanalen en de vergaderverzoeken afwijzen tijdens geconcentreerd werk.

Het is essentieel om de vergaderingen bij te wonen voor strategische discussies of gerichte agenda's. Desalniettemin kunt u vertrouwen op tekstgebaseerde communicatie om de meeste overige zaken op te lossen. Daarnaast zou het opnemen van vergaderingen verplicht moeten zijn.

Zo kan iedereen die het heeft gemist, de opname gemakkelijk controleren op inzichten en later mogelijk van waarde zijn voor de discussie. U kunt VLC gebruiken voor het opnemen van Zoom-vergaderingen of de opnamefunctie van Google Meet om Meet-vergaderingen op te nemen. Beide apps zijn gratis, dus ze kosten je geen extra geld.

7. Digitale kalender op de juiste manier gebruiken door tijd te blokkeren

Een van de belangrijkste redenen om te kiezen voor niet-spraakcommunicatie is een ononderbroken productieve tijd. Hoewel dit ons helpt om aanzienlijke vooruitgang te boeken bij een project of taak, markeren mensen dit niet in de agenda zoals ze een vergadering of presentatie markeren. Als gevolg hiervan hebben andere teamleden er meestal geen idee van.

U kunt echter de tijd voor wat diepgaand werk in uw agenda markeren zodat anderen hiervan op de hoogte zijn. Kalenderwitruimte betekent dat je vrij bent om te vergaderen of te sms'en. Als je de tijd in de agenda blokkeert, zullen ze op dat moment geen vergaderingen plannen of je sms'en.

U kunt gratis agendahulpmiddelen gebruiken, zoals Google-agenda of TeamUp om je tijd te blokkeren. Daarom zullen anderen attenter worden en meer afhankelijk zijn van online communicatie zoals e-mail en projectdiscussiekanalen.

Communicatie hoeft niet altijd onmiddellijk te zijn

Terwijl u thuis werkt of deel uitmaakt van een hybride team, kan realtime communicatie uw tol eisen.

Probeer deze tips en hulpmiddelen voor online communicatie om te voorkomen dat u overweldigd raakt. Omdat u hiermee zonder onderbrekingen kunt werken, ziet u een boost in uw dagelijkse productiviteit.

De 9 beste gratis apps om uw persoonlijke productiviteit te verhogen

Er zijn zoveel productiviteits-apps en tools om uit te kiezen. Maar slechts een paar daarvan richten zich op het verbeteren van uw persoonlijke productiviteit. Bekijk ze eens!

Lees volgende

Over de auteur