Hoe u een SharePoint-teamsite effectief kunt beveiligen: 11 tips

Gegevensbeveiliging is een punt van zorg geworden in de moderne IT-sector. Afgezien van de datalekken, moet u voorzichtig zijn met onbedoeld en opzettelijk gegevensverlies en gegevensverwijdering.

Aangezien SharePoint-teamsites gevoelige gegevens opslaan, moet u deze beveiligen tegen interne of externe bedreigingen. In dit artikel zullen we enkele tips delen voor het beveiligen van SharePoint-teamsites die werken.

1. Wijs één beheerder per teamsite toe

Een fout die vaak tot gegevensverlies leidt, is door meerdere mensen de beheerder van een teamsite te maken. Als u vijf beheerders maakt, hoe weet u dan wie verantwoordelijk is voor het verwijderen van sites of onbevoegd delen? Zorg ervoor dat één teamsite één beheerder heeft om dergelijke problemen te voorkomen.

Deze methode verkleint niet alleen de kans op datalekken, maar beperkt ook de mensen met volledige toegang tot de Deel punt website of sitegroep.

2. Specifieke IP's en locaties op de witte lijst zetten

Hoewel het op de zwarte lijst zetten van een vervelend nummer voor uw telefoon kan werken, moet het in het geval van SharePoint-teamsitegegevens op de witte lijst staan. U kent misschien niet het IP-adres en de locatie van de criminelen, maar u kent zeker uw eigen locatie en IP-adres. U moet goedkeuring aanwijzen voor het IP van waaruit u en uw team toegang hebben tot de SharePoint-teamsite.

Het implementeren van deze methode is misschien niet het beste idee als je een team op afstand hebt dat werkt vanuit gedistribueerde locaties. U kunt aangewezen locaties echter altijd op de witte lijst zetten om de kans op datalekken tot een minimum te beperken.

3. Automatisch gegevensbewaarproces inschakelen

Gegevensverlies is niet altijd het gevolg van het per ongeluk verwijderen van gegevens. U kunt een set gegevens verwijderen omdat u denkt dat deze niet nodig is. Maar later kom je het belang ervan te weten.

Verwant: De beste software voor gegevensherstel

In dergelijke scenario's kan het automatisch bewaren van gegevens van pas komen. Stel een handig beleid voor het bewaren van gegevens in om onbedoelde verwijdering en andere gevallen tegen te gaan.

Afhankelijk van uw behoefte kunt u op labels gebaseerd beleid toepassen voor een bestand, map of bibliotheek. U kunt ook een beleid instellen voor de hele site.

4. Instellingen voor delen altijd aanpassen

Delen klinkt misschien als een triviale zaak in de kantoorcultuur, en de meeste mensen besteden er niet veel aandacht aan. Als het gaat om de sharemachtigingen van SharePoint, is het een ander verhaal. Hiermee kunt u een item delen via een enkele link met iedereen binnen SharePoint.

Omdat het een essentieel veiligheidsrisico met zich meebrengt, moet u het beheren met alle mogelijkheden en overwegingen in het achterhoofd. Bekijk alle machtigingen voor delen die op verschillende niveaus zijn ingesteld en pas de benodigde aan.

5. Toestemmingen voor toegang tot de site beheren

Als u de beveiliging van de SharePoint-teamsite wilt versterken, moet u bepalen wie toegang heeft tot welk gedeelte ervan.

Soms hebben gebruikers hogere rechten dan ze eigenlijk nodig hebben. Uw SharePoint-inhoudsbibliotheek loopt gevaar als u te veel toegang verleent dan eigenlijk nodig is.

6. Schakel de documenten alleen in voor een gericht publiek

Doelgroeptargeting is een functie waarmee u toegang krijgt tot inhoud voor een reeks gebruikers op basis van hun rol. Hoewel het geen beveiligingsfunctie is, zorgt het ervoor dat een teamlid ziet wat ze moeten zien en niets anders.

Op deze manier kunt u teamsitegegevens beschermen tegen ongeautoriseerde toegang. Deze functie is beschikbaar voor navigatie, pagina's en documenten.

7. Bibliotheeksynchronisatie voor vertrouwelijke gegevens verbieden

Weet u dat het synchroniseren van gevoelige gegevens met uw lokale systeem ze kwetsbaar maakt voor gegevensverlies? Er gebeuren talloze onbedoelde gegevensverwijderingen wanneer SharePoint-gebruikers de documentbibliotheken synchroniseren met de lokale computers en alle C: Drive-gegevens verwijderen.

Bovendien krijgt u niet eens een waarschuwing wanneer u SharePoint-gegevens verwijdert uit de gesynchroniseerde lokale bibliotheek. Schakel bibliotheeksynchronisatie uit om dergelijke rampzalige gebeurtenissen te voorkomen en uw teamsitegegevens veilig te houden.

8. Paginabewerking reguleren

Misschien wilt u voorzichtig zijn terwijl u anderen toestaat de teamsite-pagina te bewerken. Aangezien SharePoint zijn pagina's als andere inhoud behandelt, kunnen gebruikers met bewerkingsrechten documenten uit de bibliotheek verwijderen of de pagina's wijzigen.

Om te voorkomen dat deze schade optreedt, verbreekt u de overerving en de bibliotheek alleen-lezen. Het voorkomt dat ze alle bibliotheekpagina's kunnen bewerken.

Als dit geen handige stap voor u is, kunt u ook voorkomen dat ze een specifieke pagina bewerken. U kunt alleen bewerkingsbeperkingen toevoegen aan de kritieke pagina's en de rest open laten voor bewerking.

9. Aangepaste machtigingsniveaus gebruiken

Mogelijk moet u een aangepast machtigingsniveau voor uw SharePoint-teamsite maken, ondanks het nemen van andere noodzakelijke maatregelen. Als de situatie daarom vraagt, aarzel dan niet om een ​​toestemmingsniveau op maat te kiezen voor elk teamlid.

Volgens de standaardinstelling kunnen bezoekers alleen de sitegegevens lezen, terwijl siteleden inhoud kunnen toevoegen, bewerken of verwijderen. Als u wilt dat een gebruiker een document alleen bewerkt maar niet verwijdert, maakt u een machtigingsniveau aan dat geschikt is voor uw behoefte. Nadat u de machtiging hebt ingesteld, ziet de gebruiker alleen de opties die hij mag uitvoeren.

10. Een onfeilbaar beleid tegen datalekken

Het datalek kan plaatsvinden door middel van elke eenvoudige handeling, zoals afdrukken, delen en nog veel meer. Om dataverlies hierdoor te voorkomen, moet je een waterdicht beleid maken tegen datalekken. Het kan ertoe leiden dat u acties zoals het delen, afdrukken of downloaden van gegevens verbiedt op basis van bepaalde criteria.

Overweeg alle mogelijke pijnpunten en stel een beleid ter voorkoming van gegevensverlies op dat geschikt is voor uw team. Zorg ervoor dat het gegevensverlies voorkomt, althans in de kernscenario's.

11. Train uw team op Sites-beveiliging

Het laatste punt van deze lijst is het aanbieden van passende beveiligingstraining aan alle teamleden die teamsites gebruiken. Voorbij zijn de dagen dat alleen IT-beheerders zich zorgen maakten over gegevensbeveiliging. Nu zou elk personeelslid zijn rol moeten spelen in gegevensbescherming.

Verwant: De beste gratis cyberbeveiligingscursussen: leer hoe u online veilig kunt zijn

U moet zorgen voor een grondige training om hen de nasleep van gegevenssynchronisatie en extern delen te laten beseffen. Leer ze ook hoe ze verwijderde items binnen de gestelde tijd kunnen herstellen. Zorg er vooral voor dat ze het werkproces van SharePoint begrijpen, zodat ze hun acties zelf kunnen controleren.

Beveilig teamsites effectief

Het is essentieel om voorzorgsmaatregelen te nemen om SharePoint-teamsitegegevens te beschermen. Probeer deze tips om de meest voorkomende risico's te minimaliseren en 360°-beveiliging te bieden aan uw SharePoint-teamsites.

SharePoint is een krachtige tool voor contentbeheer die u ook helpt bij samenwerking en projectbeheer. Als u de gegevens van de teamsite veilig houdt, kunt u zich concentreren op de zaken die ertoe doen in plaats van op het najagen van beveiligingsinbreuken.

Wat is Microsoft SharePoint? 4 kenmerken en voordelen van het gebruik ervan

Microsoft SharePoint is een hulpprogramma voor samenwerking en bestandsbeheer dat uw professionele en persoonlijke productiviteit helpt. Dit is wat u moet weten!

Lees volgende

Over de auteur