De 10 best practices die elke SharePoint-gebruiker moet kennen

SharePoint is een onderdeel van Microsoft 365 waarmee je documenten en inhoud professioneel kunt beheren. Of u nu een beheerder of een eindgebruiker bent, het kennen en implementeren van de best practices zorgt ervoor dat iedereen de inhoud zonder problemen kan gebruiken.

In dit artikel leert u hoe u SharePoint het meest effectief kunt gebruiken.

1. Breng consistentie in bestandsnamen

Consistentie is de sleutel tot succes, en dat geldt zelfs in het geval van: Deel punt. Aangezien SharePoint een groot aantal documenten kan opslaan, moet u consistentie hebben in de bestandsnaamgeving.

Het is je misschien opgevallen dat sommige zoekresultaten obscure bestandsnamen bevatten. Als gevolg hiervan moet u elk bestand openen om het gewenste bestand te vinden. Dit is een nauwgezette klus en maakt je onproductief. Bovendien kan het vinden van het juiste bestand uit duizenden documenten bijna onmogelijk worden als verschillende teamgenoten verschillende naamgevingsstijlen volgen.

Verwant: Wat is Microsoft SharePoint? Functies en voordelen van het gebruik ervan

Aangezien SharePoint een gedeeld platform is, moet u met anderen overleggen om een ​​naamgevingsconventie te kiezen. Daarom kunnen jij en je teamgenoten elk bestand of document snel vinden.

2. Documenten taggen

Ondanks het volgen van een enkele naamgevingsconventie, kunt u problemen ondervinden bij het vinden van het vereiste document. Als u wilt dat Microsoft Search u meer specifieke en relevante resultaten laat zien, moet u uw documenten taggen. Tagging werkt vergelijkbaar met het genre van een film of kanaal van een tv-serie.

Het helpt u bij het vinden van alle bestanden die tot dezelfde categorie behoren. Om een ​​tag toe te voegen, gaat u naar een bibliotheek en voegt u een nieuw categorieveld toe, zoals aanmaakdatum, laatst gewijzigd, enz. Voeg nu voor elk document de bijbehorende gegevens toe die als tag zullen werken. Zo krijg je nauwkeurige resultaten uit SharePoint.

3. Beveilig documenten met de vergrendelingsfunctie

De beveiliging van SharePoint-gegevens is niet alleen afhankelijk van IT-infrastructuurbeheerders. Als eindgebruiker kunt u ook uw rol spelen door documenten te vergrendelen. Deze functie zorgt ervoor dat geen onbevoegde persoon wijzigingen kan aanbrengen in gedeelde bestanden of documenten.

Door de ingebouwde recordbeheerfunctie te activeren, kunt u een document vergrendelen en ontgrendelen. SharePoint zal ook een pictogram naast de naam weergeven, zodat iedereen op de hoogte is van de speciale status. U kunt deze instelling toevoegen aan de workflow die het document automatisch vergrendelt bij goedkeuring.

4. Snel lijsten en bibliotheken kopiëren

Het maken van een lijst of een bibliotheek, het toevoegen van de metadata, het maken van weergaven - het volledige proces van het maken van een bibliotheek of een lijst in SharePoint duurt vele uren. Deze hectische taak kan alledaags zijn als u deze lijsten of bibliotheken meerdere keren moet bouwen.

Daarom moet u weten dat het mogelijk is om de lijst te kopiëren vanaf elke SharePoint-site met de juiste toegang. Bovendien is het kopieerproces eenvoudig en kunt u bijna de volledige configuratie kopiëren. Door de opmaak voor bibliotheken of lijsten te kopiëren, kunt u tijd besparen op het nieuwe project.

5. Leer verloren bibliotheekgegevens te herstellen

Het per ongeluk verwijderen van cruciale gegevens kan onherstelbare schade toebrengen aan uw team. Daarom moet u de basis kennen voor het herstellen van verwijderde en verloren gegevens uit uw SharePoint-bibliotheek.

Verwant: Manieren om OneDrive te repareren wanneer u uw bestanden niet kunt openen

Als u dit weet, bent u niet afhankelijk van iemand anders voor gegevensherstel. Zo bespaart u uiteindelijk uw tijd en andere personen die mogelijk met u samenwerken aan deze niet-productieve taak.

Maak eerst een gegevensherstelbeleid voor SharePoint en pas dat op de juiste manier toe. Met het herstelproces kunt u gegevens voor een bepaalde periode herstellen. Houd er rekening mee dat het herstellen van gegevens van een eerder tijdstip betekent dat u de wijzigingen die u daarna hebt aangebracht, kwijtraakt.

6. Toegangsverzoek beheren

Stel je voor dat je via e-mail een link met een collega hebt gedeeld en bent vertrokken. Wanneer die persoon de link probeert te openen, merken ze dat ze geen toegang hebben tot dat bestand. Uiteraard kunnen ze om toegang tot bestanden vragen, maar ze hebben geen idee wie goedkeuring en de doorlooptijd kan delen. Soms kunnen meerdere eigenaren van teamsites meldingen ontvangen over verzoeken om toegang tot bestanden.

Het is ook mogelijk dat elk van hen denkt dat anderen het verzoek zullen accepteren. Als gevolg hiervan krijgt de persoon die om toegang heeft gevraagd mogelijk nooit een antwoord. Om dergelijke problemen te voorkomen, kunt u een specifiek ondersteunings-e-mailadres instellen om dergelijke verzoeken te behandelen.

7. Bibliotheektoestemming beperken

Massale toestemming voor toegang tot de bibliotheek is schadelijk voor de gegevensbeveiliging. Om dergelijke scenario's te voorkomen, moet u de toegang tot de bibliotheek op elke SharePoint-site beperken.

Als je bibliotheken hebt die alleen het HR-team nodig heeft, kun je anderen de toegang tot die SharePoint-site beperken. Geef daarvoor de bibliotheek een naam en vermeld de speciale status in de beschrijving.

8. Hub-sites gebruiken om teamsites te categoriseren

Het kan een uitdaging zijn om sites van vergelijkbare categorieën te vinden uit de volledige verzameling SharePoint-sites. U kunt echter vergelijkbare of gerelateerde sites groeperen via een virtuele groep met de naam hubsites.

Als u bijvoorbeeld één site van elk project met uw klanten wilt delen, kunt u een hubsite maken en alle sites daarin groeperen. Zo wordt het vinden en delen van vergelijkbare sites naadloos en voor iedereen minder tijdrovend.

9. Weet wanneer je verschillende soorten sites moet gebruiken

Tijdens het gebruik van SharePoint kom je twee belangrijke sitesjablonen tegen. Deze worden de teamsite en de communicatiesite genoemd. Beide typen hebben een ander gebruik en u moet er een kiezen op basis van uw project.

Als je een aankondiging of promotie met je teamgenoten wilt delen, is het een goed idee om een ​​communicatiesite te gebruiken. Het is ideaal wanneer u meer lezers/werknemers heeft in vergelijking met de bijdragers.

De teamsite is geschikt voor projectsamenwerking met een klein team. Gebruik het ook als je veel bijdragers hebt.

10. Gepersonaliseerde weergaven instellen

Een SharePoint-functie waarvan u wellicht op de hoogte bent, is het maken van gepersonaliseerde weergaven op basis van uw keuze. Daarnaast biedt SharePoint verschillende filters en schakelaars voor documentbeheer. Hiermee kunt u extra metadatadetails weergeven, bestanden naar keuze filteren, bestanden in verschillende volgorden sorteren, bestanden groeperen in één of meerdere groepen, enz.

Elk teamlid kan een persoonlijke weergave maken die alleen voor hen toegankelijk is. Het belemmert niet de bibliotheekweergave voor iedereen. Bovendien kunt u een openbare weergave maken als u teamgenoten heeft met vergelijkbare weergavevereisten.

SharePoint gemakkelijk gemaakt

Bij SharePoint draait alles om contentbeheer, en dat hoeft niet ingewikkeld en alledaags te zijn. U en uw team kunnen het beste uit SharePoint halen door de bovengenoemde standaardpraktijken te volgen.

Als je een beginner bent, zijn dit de ideale tips om de tool op een productieve en overzichtelijke manier te gaan gebruiken. Bovendien helpen SharePoint-best practices u om dingen moeiteloos voor elkaar te krijgen.

Productiviteit 101: hoe u de Getting Things Done (GTD)-methode gebruikt?

Getting Things Done van David Allen is een van de hoofdbestanddelen van persoonlijke en professionele productiviteit. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken.

Lees volgende

Over de auteur