Hoe u de productiviteit van uw werkplek kunt verhogen met kennisdeling

We leven in een tijd waarin toegang tot informatie en kennis eenvoudiger dan ooit is, en daar mogen we de technologie voor bedanken.

Kennisdeling is echter niet altijd een standaardpraktijk op de werkvloer vanwege onduidelijke interne communicatie, kennishoarding en een gebrek aan praktische digitale tools.

In dit artikel bespreken we waarom u kennisdeling moet verbeteren en hoe u dat op uw werkplek kunt bereiken.

Wat is kennisdeling op de werkvloer?

Het delen van kennis is het uitwisselen van informatie tussen mensen, teams of afdelingen om de samenwerking te verbeteren en de doelen van de organisatie te bereiken. De kans is groot dat u specifieke medewerkers van een grote groep mensen inhuurt vanwege hun kennis op een bepaald gebied en hoe zij deze in uw organisatie zullen gebruiken.

Stel je nu eens voor hoeveel nut die kennis kan hebben als deze individuen hun expertise gaan delen en als een eenheid gaan werken. Het delen van kennis helpt bij het creëren van een meer betrokken personeelsbestand door creativiteit, innovatie, samenwerking en productiviteit te stimuleren.

Daarom is het essentieel om een ​​effectief systeem op te zetten om kennis binnen uw organisatie te beheren, te delen en te gebruiken. Hier zijn enkele tips en hulpmiddelen om u te helpen dat te bereiken:

1. Een bedrijfsinterne Wiki maken

In algemene zin heeft technologie de toegankelijkheid van informatie en kennis op de werkvloer aanzienlijk vergroot. Werknemers besteden echter nog steeds veel tijd aan het zoeken naar specifieke stukjes informatie.

Waarom? Dat komt deels doordat bedrijfsinformatie over verschillende interne communicatiemiddelen zoals e-mails, waardoor het een uitdaging wordt om informatie te vinden en bij te werken, nieuwe medewerkers effectief in dienst te nemen of voor eens en altijd te reageren op veelvoorkomende vragen.

U kunt dit tijd- en productiviteitsverlies voorkomen en het delen van kennis stimuleren door informatie te centraliseren in een interne wiki.

Een interne wiki is de gecentraliseerde encyclopedie van een bedrijf die werknemers kunnen gebruiken om kennis te creëren, te organiseren en te delen, zodat iedereen zijn werk productief kan doen. De interne wiki van uw bedrijf kan notulen van vergaderingen, bedrijfsbeleid, bedrijfsnieuws, standaardprocedures, tutorials over bedrijfssoftware en meer bevatten.

Hoewel dit misschien een ingewikkelde onderneming lijkt, kun je interne wiki-vriendelijke tools gebruiken zoals: Goeroe om een ​​kennisbank te creëren die gemakkelijk toegankelijk, te bewerken en te navigeren is. Met Guru kunt u andere tools voor kennisbeheer en communicatie integreren om alle relevante informatie op één plek te hebben.

downloaden: Goeroe voor Android | iOS (Gratis proefversie, premium-versie beschikbaar)

2. Verminder communicatiebarrières

Het verbeteren van kennisdeling binnen uw organisatie betekent ook het creëren van communicatiebruggen tussen medewerkers van verschillende afdelingen, teams op afstand en leiderschap. Het is van vitaal belang om communicatiebarrières zoveel mogelijk te verminderen om te voorkomen dat teamleden zich los van elkaar voelen.

U kunt dit bereiken door realtime software voor werkplekcommunicatie te gebruiken, zoals: slappe. Deze tool maakt effectief één-op-één communicatie en cross-functionele samenwerking tussen verschillende afdelingen mogelijk via Slack-kanalen om het delen van kennis te vergemakkelijken.

Slack stelt u in staat om berichten en bestanden opslaanen vind ze snel via de zoekfunctie. U kunt ook gebruik maken van deze geavanceerde Slack-zoektips om meer tijd te besparen.

Verder kunt u een virtuele waterkoeler kanaal voor collega's om tijdens pauzes of na het werk met elkaar te communiceren, ideeën uit te wisselen, nieuwe medewerkers te leren kennen, enz., om een ​​cultuur van gemakkelijke communicatie en openheid te creëren.

downloaden: Slack voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

3. Maak gebruik van stille vergaderingen

Een van de belangrijkste redenen waarom stille vergaderingen kunnen helpen: verhoog de samenwerking en productiviteit van uw teams is omdat ze effectieve kennisdeling bevorderen.

Dat is mogelijk omdat teamleden het grootste deel van de toegewezen tijd gebruiken om ideeën te delen door te schrijven, en zo peers te overwinnen druk, of het risico dat meer uitgesproken mensen hun introverte collega's overschaduwen tijdens conventionele (verbale) vergaderingen.

Stille vergaderingen kunnen bijzonder nuttig zijn om te brainstormen over ideeën, aangezien alle deelnemers evenveel tijd hebben om na te denken en kennis effectief te delen.

4. Beoordeel uw onboardingproces

Werken in een nieuwe omgeving kan voor de meeste mensen een intimiderende ervaring zijn. Nieuwe medewerkers hebben vaak tijd nodig om te wennen aan hun nieuwe omgeving en om te wennen aan nieuwe rollen, verantwoordelijkheden en teams.

Gelukkig kan het toewijzen van nieuwe medewerkers aan een mentor of het hebben van een effectief onboardingproces om de informatiestroom te vergemakkelijken deze uitdagingen helpen overwinnen.

Daarom is het van vitaal belang om uw onboardingproces opnieuw te bekijken door de lens van kennisdeling, omdat het u de perfecte gelegenheid biedt om de waarden ervan in uw organisatie te verankeren. Hierdoor weten nieuwe medewerkers dat hun inzichten waardevol zijn en zullen ze zich vanaf de eerste dag meer op hun gemak voelen om deze te delen.

Dat gezegd hebbende, moet u uw onboardingproces beoordelen om te bepalen hoe u meer mogelijkheden voor het delen van kennis kunt toevoegen. U kunt bijvoorbeeld een trainingsgids maken in uw interne wiki voor nieuwe medewerkers, inclusief relevante informatie zoals instructiehandleidingen, bedrijfsbeleid en -verwachtingen, missieverklaringen, enz.

Daarnaast kunt u tools gebruiken zoals: Donut op Slack om nieuwe medewerkers te koppelen aan mentoren of onboarding-buddy's om ze een warm welkom te geven, om informele gesprekken te delen om een ​​gevoel van verbondenheid te creëren en om zinvolle connecties te creëren.

Het hebben van hechte teams die naadloos samenwerken aan verschillende projecten is van vitaal belang in elke bloeiende organisatie. U kunt dit bereiken door een samenwerkingscultuur te creëren die teamleden in staat stelt om ideeën, kennis en vaardigheden te delen om een ​​gemeenschappelijk doel te bereiken.

Projectbeheertools helpen de samenwerking te stimuleren door verschillende mensen aan een project te laten werken, hun voortgang bij te houden, relevante informatie toe te voegen en te communiceren.

U kunt hulpprogramma's voor projectbeheer gebruiken, zoals: asana om al uw teamleden op de hoogte te houden om ervoor te zorgen dat ze in synergie werken. Asana maakt het voor iedereen gemakkelijk om informatie op één plek te openen, te vinden en te delen. Deze tool kan de productiviteit van uw team verbeteren door u te helpen bij het organiseren van al uw projecten en door te weten waar iedereen aan werkt om dubbele inspanningen te voorkomen.

downloaden: Asana voor Android | iOS (Gratis, premium-versie beschikbaar)

Verbeter de productiviteit van uw werkplek met kennisdeling

Het delen van kennis is een van de pijlers van elke productieve organisatie.

U kunt de bovenstaande tips en hulpmiddelen gebruiken om de betrokkenheid en productiviteit van uw team te vergroten door voortdurend bestaande werknemers aanmoedigen om kennis te delen en deze waarde bij te brengen in nieuwe medewerkers uit de begin.

Hoe u de motivatie en betrokkenheid van uw team kunt verbeteren

Moeite om uw team een ​​bijdrage te laten leveren? Laten we eens kijken hoe we hun motivatie en betrokkenheid kunnen maximaliseren.

Lees volgende

Over de auteur