De 9 beste manieren om uw team te beheren in Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kunnen teamleden op afstand naadloos samenwerken en de productiviteit verhogen.

Een teamleider moet echter toezicht houden op het gebruik van dit platform om onverwachte omstandigheden zoals datalekken en ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Ontdek hoe u Microsoft Teams beheert voor teams op afstand.

1. Teamcreatie en naamgevingsstrategie

Alle belangrijke belanghebbenden zouden in staat moeten zijn om een ​​nieuw team te creëren in Microsoft Teams. Maar deze functie zou niet voor iedereen toegankelijk moeten zijn. Beperk de machtiging voor het maken van teams tot de beheerders, managers of mensen die de toegang nodig hebben.

Tenzij u het doel of de functie van een team kent, wordt het moeilijk om ze te beheren. Zorg daarom voor een effectieve naamgevingsconventie in uw Azure Active Directory.

De naamgevingsconventie verwijst naar een consistente stijl of structuur van naamgeving die elk team zal volgen. Deze naamgevingsstijl helpt je de teambeschrijving, functie, geografische regio, naam van de maker, enz.

2. Definieer een levenscyclus voor gegevens en berichten

Een op maat gemaakt dataretentiebeleid is essentieel voor elk team. Zo kun je de berichten voor een vast tijdsbestek bewaren, en de teksten zullen automatisch verdwijnen na die tijd wanneer je ze niet nodig hebt. Analyseer uw projecten en stel de tijd voor het bewaren van berichten dienovereenkomstig in.

U moet hetzelfde proces toepassen op uw teamgegevens door de levenscyclus te definiëren. Volgens Microsoft begint de cyclus wanneer u een team maakt en een kanaal opzet. Het midden van de cyclus is wanneer het team actief samenwerkt. Het einde van de cyclus betekent dat een team het einde van zijn levensduur heeft bereikt na het voltooien van de beoogde taken.

3. Externe toegang reguleren

De standaardinstelling van Microsoft Teams geeft teamleden van andere organisaties toegang tot communicatiegegevens. Ook kun je vergaderingen opzetten met externe partijen die gebruikmaken van Teams of Zoom.

Verwant: De beste virtuele zoomachtergronden voor elke vergadering

Gebruik deze instelling zorgvuldig om te bepalen wie toegang heeft tot uw organisatiegegevens. U kunt een specifiek domein in de blokkeerlijst plaatsen of sommige domeinen deblokkeren om de toegang te controleren.

Hoewel externe toegang voor andere leden van uw organisatie is, verwijst gasttoegang naar het toestaan ​​van mensen buiten uw bedrijf om toegang te krijgen tot teamgegevens. Als uw werk nauw samenwerkt met klanten of externe partners, kunt u deze functie in beperkte mate inschakelen.

4. Kom met een vergader- en sms-beleid

Microsoft Teams is een platform voor professionele communicatie, en hoe minder persoonlijk het wordt, hoe beter. Maak beleid voor berichten en vergaderingen in overeenstemming met organisatorische normen.

Beheers of verbied het gebruik van stickers, GIF's en memes die niet professioneel zijn. U kunt ook een inhoudsbeoordelingssysteem toestaan ​​om vervelende inhoud te lokaliseren.

U kunt gebruikers ook toestaan ​​om een ​​verzonden bericht te bewerken of te verwijderen, maar houd er rekening mee dat u mogelijk het oorspronkelijke bericht moet terugvinden. Ook het opnemen en transcriberen van Teams-vergaderingen behoort tot de mogelijkheden.

Houd echter rekening met deze functies in het bedrijfsbeleid en als u besluit deze acties uit te voeren, informeer dan duidelijk alle aanwezigen. U moet ook alleen de teamleden directe toegang tot de vergaderingen geven en gasten moeten na goedkeuring deelnemen.

5. App-integraties van derden reguleren

Als teamleider zou je blij moeten zijn met de naadloze integratiefunctie van derden van Microsoft Teams. Maar het feit dat elk lid een ondersteunde app kan integreren, kan een punt van zorg voor u worden. Je moet de Microsoft Teams-kanalen schoon en veilig houden.

Daarvoor moet u alleen een specifieke lijst met apps van derden voor integratie toestaan. U kunt een bezoek brengen aan de Pagina met apps beheren van het Microsoft Teams-beheercentrum om de Teams-apps te beheren die u voor uw collega's wilt toestaan. Daar kunt u ook de app-ervaring van derden voor individuele gebruikers aanpassen.

6. Auditoproepen en berichten

Microsoft Teams-beheerders kunnen de oproepgeschiedenis van elk lid van de afgelopen 30 dagen controleren en controleren. U kunt de oproepgeschiedenisgegevens van de persoon, het verkeer, de headset, de netwerkkwaliteit, enz. gebruiken om communicatieproblemen op te lossen.

Verwant: Microsoft Teams vs. Workplace van Facebook: welke moet je gebruiken?

U kunt ook toegang krijgen tot gegevens over de gesprekskwaliteittrends van de afgelopen 90 dagen in de verouderde Skype voor Bedrijven-portal om een ​​overzicht te krijgen van de netwerkprestaties.

7. Stel een regel in voor gegevensclassificatie

Het categoriseren van gegevens is de methode die u cruciale informatie geeft over het gegevensgevoeligheidsniveau. Met deze classificatie weet u de locatie van gevoelige gegevens, de risicofactoren en hoe teamleden de gegevens gebruiken. Stel een gegevensclassificatieschema in om deze informatie gemakkelijk te kennen door middel van categorisatie.

Deze set regels zal de beschikbare opties duidelijk uitleggen aan de eindgebruikers. Stel de regels daarom in begrijpelijke taal op. Pas de classificatieregels toe voor alle teams van Microsoft.

Nadat u het classificatieschema hebt ingevoerd, kunt u ook gegevensverliespreventie (DLP), bewaarlabels, enz. maken en implementeren.

Uw teamleden hebben de vrijheid nodig om nieuwe bronnen op te nemen, maar dit mag de gegevensbeveiliging niet ten koste van alles in gevaar brengen. U kunt een haalbare oplossing voor dit probleem bieden door de beveiligingsinstellingen van Microsoft Teams volgens de vertrouwelijkheidsniveaus van het project.

Afhankelijk van het doel van de gegevens, kunt u zelfs meer beperkingen toevoegen, zoals het uitschakelen van het delen van links. Aangezien Teams een uniform platform is dat is geïntegreerd met andere Microsoft 365-apps, moet je verschillende autorisatieniveaus doorlopen om configuraties in meerdere beheercentra uit te voeren.

Houd bij het beheren van de instellingen rekening met het belang van elk team om de juiste instellingen te bedenken.

9. Train uw team op het beleid van MS Teams

Het is onwaarschijnlijk dat één teamlid alleen de beste manier zal vinden om het meeste uit Microsoft Teams te halen. Daarom moet je samenwerken om dit platform te verkennen en te groeien. Of uw team Teams nu voor het eerst gaat gebruiken of dat het al een tijdje geleden is, een regelmatige trainingssessie zal nuttig zijn.

Daar kunnen mensen hun ervaringen op Microsoft Teams delen met anderen. Ze kunnen ook praten over eerdere problemen met Teams en hoe ze deze problemen effectief aanpakken. U kunt ook hun suggesties noteren en de haalbare uitvoeren.

Moeiteloze teamsamenwerking

Het juiste gebruik van tools is de sleutel tot het succes van elk team of project. Daarom is het de verantwoordelijkheid van de teamleider om een ​​reeks regels af te dwingen die de manier waarop leden communiceren en samenwerken organiseren.

De bovenstaande tips helpen u ervoor te zorgen dat uw team de Teams-app gebruikt voor productieve teamcommunicatie.

7 tips en hulpmiddelen om in realtime met klanten en teams te communiceren

Of je nu een fulltimer of freelancer bent, weten hoe je werkgerelateerde zaken moet communiceren, helpt je om de balans tussen werk en privé te behouden. Meer te weten komen!

Lees volgende

Over de auteur