Hoe de organisatie te verbeteren door zachte deadlines te gebruiken

Het hebben van deadlines is voor de meesten van ons onderdeel van het dagelijks leven. Het kan zijn dat je een studieopdracht hebt, een project op je werk of een belastingaangifte moet doen; hoe dan ook, deze hebben allemaal een einddatum waar je naartoe werkt.

Voor het grootste deel geven deadlines je de druk om dingen voor elkaar te krijgen. Als u daar echter uw voordeel mee wilt doen en uw tijd beter wilt indelen, kunnen zachte deadlines de truc zijn.

Het verschil tussen zachte en harde deadlines

Meestal worden er deadlines voor ons gesteld; je baas of tutor geeft je een einddatum voor een werk dat definitief is, en je kunt na deze tijd geen herzieningen meer doen. Dit is een harde deadline, en de consensus is dat er enkele consequenties zullen zijn als je deze niet haalt.

Uiteindelijk heeft alles een harde deadline nodig, omdat het betekent dat dingen af ​​zijn en er een punt moet zijn waarop een stuk werk ophoudt. Ze bieden u duidelijke verwachtingen van uw leidinggevende en het geeft u de autonomie om dat tijdsbestek te gebruiken zoals u dat wilt.

Mensen krijgen meer werk gedaan als ze onder druk staan, en deadlines zijn een geweldige manier om dit fenomeen te benutten. Daarom zullen mensen in de aanloop naar de einddatum meer werken in de laatste dagen of uren. Als je bijvoorbeeld over twee maanden een opdracht moet inleveren, zul je in die eerste maand waarschijnlijk niet veel werk verzetten.

Verwant: Tips om uitstelgedrag te voorkomen en deadlines te halen

Dit is de reden waarom harde deadlines onproductief kunnen zijn; zonder voldoende druk zou u uiteindelijk kostbare tijd kunnen verspillen en u haasten om uw werk op het laatste moment af te ronden, terwijl u andere verantwoordelijkheden verwaarloost. Het kan ook stressvol zijn.

Aan de andere kant worden zachte deadlines vastgesteld vóór de harde deadline, in de veronderstelling dat u uw project met tijd over zult hebben. Als de harde deadline bijvoorbeeld over twee maanden is, kan uw zachte deadline drie weken van tevoren zijn.

U kunt uw eigen persoonlijke deadlines creëren en met deze aanpak krijgt u voldoende drive om uw werk gedaan te krijgen zonder last-minute stress.

Voordelen van het gebruik van zachte deadlines

Het stellen van een zachte deadline betekent niet dat het automatisch werkt. Om hiervan te kunnen profiteren, moet u zich eraan committeren. Het heeft geen zin om ze vast te stellen als je ze gaat negeren ten gunste van de harde deadline.

Echter, indien correct uitgevoerd, kunnen persoonlijke deadlines veel voordelen opleveren:

• Verbeterd tijdbeheer en minder tijdverspilling
• Meer verantwoordelijkheid voor je andere verantwoordelijkheden
• Betere organisatie met uw projecten
• Een gevoel van eigenaarschap over je tijd en werk
• Bouwt vertrouwen op
• Snellere prestatie met tijd om creatief te denken

Verwant: Manieren om mindmapping-techniek te gebruiken voor exponentiële productiviteit

Zodra u de zachte deadline haalt, heeft u tijd om revisies aan te brengen en uw werk ruimschoots af te stemmen voordat het moet worden overgedragen. Bovendien hebt u de flexibiliteit om het in te dienen wanneer u tevreden bent met het resultaat en om eventuele andere dringende zaken op te lossen.

Hoe zachte deadlines effectief in te stellen?

Dus, hoe stel je een zachte deadline in? De sleutel is om een ​​realistisch tijdsbestek in gedachten te hebben, waarvan u weet dat u elkaar op een betrouwbare manier zult ontmoeten. Je moet er ook voor zorgen dat het niet te dicht bij de harde deadline komt.

De ideale parameter voor het instellen van een zachte deadline is om 25% van de tijd af te trekken van de harde deadline, maar dit kan variëren afhankelijk van uw eigen beperkingen. Enkele dingen om te overwegen zijn:

• Als u nog andere projecten heeft en hoe zwaar uw andere werklast is?
• Hoe ver weg is de harde deadline?
• Wat is jouw ideale plek voor productieve druk?
• Als u met andere mensen aan het project werkt, hoe kunt u dit dan omzeilen?
• Hoe groot of klein uw project is?

Zodra u deze antwoorden heeft, kunt u de meest praktische persoonlijke einddatum bepalen en aan de slag gaan.

Om te garanderen dat je je aan je persoonlijke doelpaal houdt, moet je een overzicht maken van hoe je het gaat beheren. Trello is hiervoor een ideale toepassing, omdat het een eenvoudige bordlay-out gebruikt die u kunt manipuleren om aan uw behoeften te voldoen.

Wanneer u uw Trello-werkruimte hebt gemaakt, opent u de Zijbalk en onder Jouw borden, Klik op de Plus teken bij Een nieuw bord maken. Jij kan begin met een sjabloon, maar een leeg bord is prima.

Nadat je je bord een naam hebt gegeven en hebt gemaakt, moet je je tijd tussen nu en je zachte deadline in weken verdelen door een nieuwe lijst voor elke week heb je:

1. Klik Nog een lijst toevoegen
2. Op de eerste lijst, waar staat Voer de lijsttitel in, type Week 1
3. Herhaal deze stappen voor het aantal weken dat je in je schema hebt

Verwant: Creatieve manieren om optimaal te profiteren van Trello

Nu kunt u beginnen uit te tekenen welke aspecten van het project u elke week zult voltooien. Selecteer hiervoor Voeg een kaart toe onder de gewenste week, Voer een titel in voor deze kaart en klik Voeg een kaart toe.

Verdeel elke stap van uw project waaraan u moet werken. Als u bijvoorbeeld een tijdlijn van drie weken volgt, moet de eerste week worden toegewezen aan planning en het genereren van ideeën, de tweede zou moeten zijn voor het uitvoeren van die plannen en ontwerpen, en de derde zou moeten zijn voor scherpstellen.

Als je al je werk op één plek wilt bewaren, kun je bestanden uploaden naar elke kaart die je in Trello maakt door op de kaart te klikken die je wilt bewerken en te selecteren Bijlagen. U kunt ook maken Controle lijsten en voeg toe datums, als dat helpt.

Gebruik deadlines in uw voordeel

Nu u uw zachte deadline heeft, kunt u gerust zijn, wetende dat het werk met tijd over is. Het beste is dat je nu kunt kiezen wat je met die extra ruimte doet.

Door zachte deadlines regelmatig te gebruiken bij uw werk, kunt u uw werk beter organiseren, en voor het geval er zich tijdens de laatste dagen of uren problemen voordoen, bent u al gedekt.

Hoe u uw takenlijsten kunt ordenen met behulp van actie-items

Door actie-items in takenlijsten te gebruiken, kunt u complexe taken omzetten in gemakkelijk haalbare taken en de projectproductiviteit verhogen.

Lees volgende

Over de auteur