Hoe u uw tijdbeheer kunt verbeteren met de functie voor vertraagde levering van Outlook

Soms moet u informatie verzenden of taakupdates e-mailen, maar de timing is niet goed. In plaats van uw workflow te verknoeien en uit te stellen, kunt u Outlook's Delay Delivery-functie gebruiken en slim omgaan met uw output.

Wat is de vertraagde levering van Outlook?

Met de functie Uitgestelde bezorging van Outlook kunt u beslissen wanneer u wilt dat een bepaalde e-mail naar de ontvangers wordt verzonden, in plaats van deze direct te verzenden. Het is een handig hulpmiddel dat u gemoedsrust kan geven zonder uw planning in gevaar te brengen.

Volg deze stappen om Delay Delivery te gebruiken:

1. Klik nieuwe e-mail.
2. Nadat u uw e-mail hebt geschreven en de ontvangers hebt ingevoerd, gaat u naar de Opties tabblad.
3. Klik Vertraging levering.
4. Onder Bezorgopties, klik op het selectievakje naast Niet eerder bezorgen.
5. Selecteer een Tijd en Datum dat u wilt dat uw e-mail wordt verzonden.
6. Klik Dichtbij.
7. Klik in de e-mail op Versturen.

Ondanks klikken Versturen, wordt uw e-mail pas verzonden op de door u opgegeven tijd en datum. Laten we nu eens kijken waarom u het misschien wilt gebruiken.

Twee minuten taakregel

De taakregel van twee minuten stelt dat als je een taak in je agenda hebt staan ​​die je maar twee minuten in beslag neemt, je deze nu moet doen, in plaats van hem op je takenlijst te zetten. Het is een snelle en gemakkelijke tool voor het stellen van prioriteiten, maar het houdt geen rekening met wat er daarna gebeurt.

Als de taak van twee minuten een e-mail is die u moet verzenden, ontvangt u hier mogelijk reacties van waar u geen tijd voor heeft, en dit komt hoe dan ook op uw takenlijst terecht. Om dit te voorkomen, kunt u Delay Delivery gebruiken om de taak te voltooien en deze te verzenden wanneer u weet dat u op uw werkdag ruimte heeft om eventuele reacties af te handelen.

Verwant:Hoe u uw takenlijst kunt optimaliseren om efficiënter te zijn?

Je kunt zelfs het aankruisvak naast. aanvinken Stemknoppen gebruiken op de Vertraging leveringeigendommen venster als u eenvoudige reacties van uw collega's wilt, zoals: EENgree, oneens, misschien.

Aankondigingen versturen

Mogelijk moet u een aankondiging doen via e-mail die op een specifiek tijdstip moet worden verzonden. Misschien wacht u op een bepaalde datum of een deadline en bent u in die tijd niet op kantoor of met verlof.

In plaats van tijd te verspillen door een collega het voor je te laten versturen of voortijdig te versturen, kan Delay Delivery het voor je doen zonder dat je daarvoor hoeft in te loggen. Dan, wanneer u terugkeert naar kantoor, is iedereen al op de hoogte. Op Eigenschappen voor vertraagde levering, krijgt u ook de mogelijkheid om de Belang vervolgkeuzelijst, met een keuze uit: Hoog laag, en normaal.

Verwant: Extraheer en download meerdere e-mailbijlagen in bulk

Uw reactietijd beheren

Dingen snel en effectief gedaan krijgen is een bewijs van je vaardigheden; helaas profiteren managers en collega's hier vaak van door meer werk jouw kant op te sturen. Als u uw manier van werken niet wilt veranderen, kunt u uw e-mails uitstellen om de verwachtingen van anderen over uw beschikbaarheid te beheren.

Als u meerdere updates over een project moet verzenden, kunt u ook op de knop aanvinken naast Verloopt na, die de titel van het bericht doorstreept zodra de vervaldatum is verstreken. Zo weten u en uw collega's dat deze e-mail niet langer relevant is en kunt u deze indien nodig verwijderen.

Verwant: Zelfmanagementvaardigheden om te verwerven voor persoonlijke en werk-privéproductiviteit

Vertraging om uw tijd beter te beheren

Het beoefenen van goed tijdbeheer betekent soms dat u updates en reacties moet uitstellen om de haast voor te zijn, en kan u van reactief werken naar proactiviteit brengen.

In wezen geeft het gebruik van Delay Delivery in Outlook u controle over uw reactievermogen terwijl u kalm blijft in de wetenschap dat de taak is voltooid.

Een verzonden e-mail terughalen in Outlook

Heb je ooit op verzenden gedrukt en heb je er even later spijt van? We zijn er allemaal geweest, wensend dat we het verzenden ongedaan konden maken. We laten u zien hoe u een e-mail in Outlook kunt terughalen of het verzenden in Gmail kunt vertragen.

Lees volgende

Over de auteur