Als uw werk diep is geïntegreerd in het Microsoft-ecosysteem, zijn To Do en OneNote waarschijnlijk de meest populaire tools voor uw dagelijkse workflow. Wanneer u OneNote gebruikt om een project te plannen, krijgt u bruikbare items waarmee u kunt voltooien waar u aan werkt.
Door OneNote en Microsoft To Do samen te gebruiken, besteedt u tijd aan het wisselen, kopiëren of bekijken van gegevens van de ene app naar de andere. Als gevolg hiervan kunt u uw focus verliezen, fouten maken of erger nog, de kwaliteit van uw werk verminderen. We laten u methoden zien om OneNote en To Do naadloos te integreren, zodat u tijd kunt besteden aan het prioriteren van het werk dat ertoe doet.
Een taak toevoegen vanuit OneNote aan Microsoft To Do
Van elke Office-app heeft OneNote 2019 de nauwste integratie met Outlook. Dat komt omdat beide apps vergelijkbare doelstellingen en bewerkingen delen. U kunt elke notitietekst in OneNote omzetten in een automatische takenlijsttaak in Outlook. Maar wacht, waar past Microsoft To Do in dit systeem?
We komen later op deze discussie terug, maar zorg er eerst voor dat zowel OneNote 2019 als Outlook op uw computer zijn geïnstalleerd. U moet ook een notitieblok en een sectie hebben gemaakt waar uw bruikbare items zich bevinden. Als je aan de slag gaat, volg dan onze handleiding voor het ordenen van notitieblokken in OneNote.
Selecteer de tekst die u in een Outlook-taak wilt veranderen. Klik op de Huis tabblad en dan Outlook-taken. Kies in het vervolgkeuzemenu een tijdsbestek voor de taak. Een vlag markeert de tekst en OneNote voegt de notitietekst toe als een taak in Outlook. U kunt indien nodig doorgaan met het toevoegen van meer notities als taken.
Schakel over naar Outlook om de taak in Mijn taken.
Wanneer u nu overschakelt naar de "Microsoft To Do"-app, ziet u dezelfde taak onder Taken met vooraf ingevulde vervaldatums en een link naar de OneNote-pagina om te weten waar uw taken zich bevinden.
Op dezelfde manier kunt u selecteren: Aangepast en voer in het nieuwe venster dat verschijnt de Opleveringsdatum, de Startdatum, en het belang van de taak met behulp van de Prioriteit veld. U kunt ook de Herinneren om Outlook u aan de taak te laten herinneren en een korte notitie toe te voegen.
Schakel nu over naar de app "Microsoft To Do", maar u ziet hier niet de datum waarop de taak is gestart of het prioriteitsveld.
Achtergrondmechanisme van taaksynchronisatie
De "To Do"-app vertrouwt op Exchange Online om taken op te slaan en te synchroniseren, of u nu een persoonlijk account of Microsoft 365 gebruikt. Beide accounts volgen dezelfde protocollen, waaronder gegevensversleuteling, naleving en gegevensresidentie. Als u een taak voltooit in de "To Do"-app, wordt deze bijgewerkt in Outlook-taken en OneNote.
Opmerking: De app "To Do" heeft niets te maken met de tag "To Do" in OneNote, ondanks het gebruik van hetzelfde hoofdlettergebruik. Dit is belangrijk omdat mensen in de war kunnen raken door de terminologie en verklaren dat deze functie niet goed lijkt te werken.
Een punt om op te merken is dat je maar één vervaldatum kunt hebben, in plaats van aparte begin- en einddatums. Het ondersteunt geen taakstatussen zoals in uitvoering of percentage voltooid, noch het belang van de taak op verschillende prioriteitsniveaus. U kunt een verwijderde taak niet herstellen in "To Do", maar u kunt ze bekijken in OneNote en Outlook.
Als je weet hoe de Microsoft To Do-app werkt, is het mogelijk om meerdere takenlijsten te maken. Het is dus logisch om een taak te verplaatsen van de Taken naar een lijst naar keuze. Maar wanneer u een taak naar een andere lijst verplaatst, wordt de wijziging weergegeven in de mapkolom van Outlook-taken, maar wanneer u de muisaanwijzer over de vlag beweegt, ziet u een bericht dat "de taak niet bestaat".
Cross Sync uw taken tussen taken en OneNote
Het is mogelijk om uw taken te synchroniseren tussen OneNote en To Do met een eenvoudige app genaamd Pleexy. Het brengt uw taken uit uw e-mails, notities, projectbeheer en samenwerkingshulpmiddelen naar uw taakbeheer.
U kunt zelfs een tweerichtingssynchronisatie instellen tussen de tools die u gebruikt, zodat wijzigingen aan de ene kant direct aan de andere kant worden gekopieerd. Als uw team Jira en OneNote gebruikt om de projecten te beheren, kan Pleexy alle relevante taken kanaliseren van deze apps in "To Do". En wanneer u een taak voltooit in "To Do", wordt deze gecontroleerd in de brontoepassing te.
Aan de slag met Pleexy
Meld u aan op de Pleexy-website met behulp van "Microsoft To Do" als uw taakbeheer. Nadat u het heeft geverifieerd met uw Microsoft-account, wordt u gevraagd een app te kiezen waarmee u verbinding wilt maken met 'To Do'. Selecteer OneNote en autoriseer Pleexy om toegang te krijgen tot uw OneNote-account.
Geef uw verbinding een naam. Laten we bijvoorbeeld zeggen "ToDo met OneNote".
De eerste stap is om Pleexy te vertellen naar welke notitieboeken en secties het zal zoeken naar notities. U kunt uw notities filteren op type, zoals Taken, Discussie met persoon, Takenprioriteit 1 en 2, Klantverzoek en Vergadering plannen. En negeer oudere notities in het bereik van 1 tot 180 dagen. Pleexy zoekt naar notities die aan alle specifieke criteria voldoen en maakt deze aan in "Microsoft To Do".
In de volgende stap definiëren we de titelsjabloon voor uw taken in "Microsoft To Do". Je kunt een volgen patroon zoals "{section}: {page} - {todo}" waarin "{page}" uw OneNote-pagina is en "{todo}" de OneNote is todo-tag.
Nu moet je de lijst specificeren waarin Pleexy taken zal maken. In dit voorbeeld kiezen we één lijst, en de bestemming is Werk.
Kies ten slotte wat er gebeurt als u wijzigingen aanbrengt in Microsoft To Do- of OneNote-taken. Voor OneNote naar Microsoft To Do, kunt u bepalen wat u met een taak doet wanneer deze is voltooid of verwijderd in OneNote. En voor Microsoft To Do to OneNote, kies wat je wilt doen wanneer je een taak voltooit in de "To Do"-app.
Sla uw wijzigingen op en activeer uw verbinding. In de onderstaande schermafbeelding controleer je de integratie, bewerk of pauzeer je de verbinding en verwijder je ze.
Schakel over naar de app "Microsoft To Do" om de wijzigingen te zien. Wanneer u hier een taak voltooit, wordt deze ook in OneNote gecontroleerd.
Maak meerdere OneNote-verbindingen met Taken
In Pleexy kun je meerdere verbindingen maken tussen deze twee apps. Dit zijn de redenen:
- Als u een afzonderlijk OneNote-account gebruikt voor persoonlijke en zakelijke doeleinden.
- Stel verschillende synchronisatieregels in voor specifieke projecten in OneNote.
U wilt bijvoorbeeld de taken voor blogposts in beide apps synchroniseren, maar u kunt de taak uitgeschakeld laten in OneNote, zelfs als u ze hebt aangevinkt in "To Do" voor een ander project. We zullen twee verschillende verbindingen maken in Pleexy volgens de procedure zoals hierboven beschreven.
Breng al uw taken naar Microsoft To Do
Zowel OneNote als To Do zijn ingewikkelde apps, maar werken samen in verschillende workflow-omstandigheden en uw behoeften. In eenvoudige gevallen kunt u een taak van OneNote aan To Do toevoegen, maar ze zijn niet naadloos en worden afgebroken als u de taak naar een andere lijst verplaatst.
Met Pleexy kunt u taken op beide manieren synchroniseren, ongeacht uw takenlijst en intuïtief in te stellen. Bekijk de integraties pagina voor een lijst met apps die het ondersteunt. Zodra u ze gaat gebruiken, volgt u onze tips en trucs om Microsoft To Do effectief te gebruiken.
Bekijk Microsoft To Do eens nader en bekijk enkele tips over hoe u er een krachtige taakbeheerder van kunt maken.
Lees volgende
- productiviteit
- Microsoft
- Microsoft Office-tips
- Microsoft OneNote
- Microsoft To-Do
- Taak beheer
Met zijn M.Optom Degree in Eye Care Speciality, werkte Rahul vele jaren als docent in het college. Schrijven en anderen lesgeven is altijd zijn passie. Hij schrijft nu over technologie en maakt het verteerbaar voor lezers die het niet goed begrijpen.
Abonneer op onze nieuwsbrief
Word lid van onze nieuwsbrief voor technische tips, recensies, gratis e-boeken en exclusieve deals!
Klik hier om je te abonneren