9 redenen waarom projecten vertraging oplopen en hoe u ze kunt vermijden

Projectvertraging is een realiteit en ondanks de beste inspanningen slagen veel teams er niet in om de projecten binnen de deadline af te ronden. Als u geen vertraging wilt in uw huidige en toekomstige projecten, moet u zich bewust zijn van de factoren die een grote rol spelen bij projectvertragingen.

Als u de redenen voor een vertraagd project kent, kunt u erachter komen hoe u ze het beste kunt vermijden. Dit zijn de redenen en oplossingen voor een van de grootste projectmanagementproblemen: projectvertraging.

1. Scope Creep

De projectscope verwijst naar de volledige schets van het project, en scope creep betekent elke plotselinge verandering in die scope zonder de juiste wijzigingsverzoeken. Stel je voor dat je team midden in een project zit en er plotseling scope-creep plaatsvindt. Alle inspanningen die u tot nu toe hebt geleverd, zullen tevergeefs zijn en een vertraging in de voltooiing van het project zal onvermijdelijk worden.

Om dit probleem te voorkomen, ontwerpt u een projectplan en laat u de klanten een overeenkomst ondertekenen waarin staat dat ze zich aan de schets zullen houden. Bewaar ook alle

vervolgcommunicatie op één plek om te voorkomen dat u meerdere communicatiebronnen moet volgen ter referentie.

2. Team is niet op de hoogte van de projectdoelstelling

Als u deel uitmaakt van de drukke bedrijfswereld, weet u misschien niet de reden achter elke taak die u doet. Het kan echter een reden zijn voor demotivatie van teamgenoten, met vertraging van het project tot gevolg.

Door het verband tussen hun taak en de projectdoelen te kennen, kan het team inspiratie opdoen. Daarom is het een goed idee om alle teamleden vanaf de planningsfase van een project te betrekken. Vraag hun feedback zodat u het project op hun gemak kunt plannen.

Zorg ervoor dat ze zien welke impact hun bijdragen hebben op het project en de organisatie. Het zal hen motiveren om het project binnen de deadline met succes af te ronden.

3. Onrealistische resultaten en deadlines

Geloof het of niet, het hebben van onrealistische deadlines is mogelijk de belangrijkste reden achter een projectvertraging. Het hele team kan extra inspanningen leveren, maar het is onmogelijk om een ​​project op tijd af te ronden als de deadline niet werkbaar is.

Hoe verleidelijk het ook is om ambitieuze resultaten neer te zetten, underpromising en overdelivering is de beste manier om indruk te maken op de klanten. Stel daarom doelen die realistisch, haalbaar en meetbaar zijn.

Veel projecten bevatten meerdere taakafhankelijkheden. Ontwerp in dat geval de projecttijdlijn rekening houdend met de beschikbaarheid van resources, geschatte tijd en takenvolgorde.

Verwant: Hoe u uw productiviteit kunt verhogen met behulp van SMART-criteria

4. Onbeschikbaarheid van bronnen

Als de benodigde financiële, personele en materiële middelen niet beschikbaar zijn, loopt het project vertraging op. Evalueer in het geval van financiële middelen of het initiële budget de projectkosten kan dekken. Zo niet, zorg dan zo snel mogelijk voor extra financiering om te voorkomen dat het project vertraging oploopt door gebrek aan geld.

Kijk voor human resources of de teamleden over de nodige vaardigheden en ervaring beschikken. Anders train je ze of besteed je de taken uit. Wees voorzichtig met materiële hulpbronnen zoals infrastructuur. De beschikbaarheid van deze bronnen is niet gegarandeerd en het is goed om hiervoor een back-up te hebben.

5. Onjuiste voortgangsregistratie en follow-up

Het voortdurend verzamelen van gegevens over de voortgang van de taak is essentieel voor projectsucces. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot vertraging van het project. Naast het instellen van doelen, moet u bijhouden of er enige vertraging is bij een taak. Zo kunt u zien of het team op schema ligt om het doel te bereiken.

U kunt hulpprogramma's voor taakbeheer gebruiken om de voortgang van elke taak te meten. Nadat u een vertraging opmerkt in een taak, kunt u de taak ook aan iemand anders delegeren. Indien nodig helpen deze apps je ook om alle taken van een project gemakkelijk opnieuw toe te wijzen.

6. Miscommunicatie tussen de belanghebbenden

Alle partijen die bij een project betrokken zijn, moeten op één lijn zitten; anders kunnen ze een project niet binnen de vervaldatum voltooien. Miscommunicatie leidt tot misverstanden, wat uiteindelijk de voortgang van het project belemmert.

Daarom moet elk teamlid onmiddellijk op de hoogte zijn van de wijziging van de scope, de verwachtingen van de klant en eventuele vertragingen van een betrokken partij. Er moeten regelmatig teamvergaderingen zijn om updates over het project door te geven.

Teams zouden ook moeten gebruiken projectmanagementtools om te weten over vervaldata en belangrijke deadlines. Deze apps houden ook alle teamcommunicatie op één plek om voor duidelijkheid te zorgen.

7. Onwil om als een team te werken

Een succesvol project is een teamprestatie. Elk lid, inclusief de manager, moet zijn rol effectief spelen om het doel te bereiken. Soms werken teamleden niet samen en dat leidt tot vertragingen in het project. Zelfs managers hebben tegenwoordig de neiging om niet te micromanagen.

Maar iedereen moet onthouden dat het uiteindelijke doel is om het project op tijd af te ronden. U mag het project niet alleen in gevaar brengen om conflicten te voorkomen.

Hoewel teamleden hun eigen ruimte en beslissingsbevoegdheid nodig hebben om optimaal te presteren, moeten managers ingrijpen wanneer dat nodig is om te voorkomen dat het project van de baan raakt. Managers moeten ook onmiddellijk stappen ondernemen om elk teamconflict op te lossen.

Verwant: Wat is een werkconflict op afstand? Manieren om het te voorkomen

8. Factoren van derden

Vaak hebben organisaties in bepaalde stadia van het project de betrokkenheid van derden nodig. Externe leveranciers kunnen ook verantwoordelijk zijn voor projectvertragingen als ze middelen of taken niet op tijd leveren. Het gebeurt meestal omdat deze externe personen niet op de hoogte zijn van de mijlpalen of doelen van uw project.

Ook nemen teams geen contact op met de leveranciers over de toegewezen taken en komen ze in de problemen wanneer er een vertraging is van de derde partij. Om dergelijke problemen te voorkomen, geeft u ze een strikte deadline en houdt u contact met hen tot hun levering. U kunt ook een boetebepaling in het contract opnemen voor de vertraging. Daarom nemen ze tijdige levering serieus.

9. Onverwachte omstandigheden

Last but not least krijgt u te maken met enkele onvoorziene situaties die kunnen leiden tot projectvertragingen. Natuurrampen, weersomstandigheden, politieke instabiliteit, wereldwijde recessie, problemen om investeringen te krijgen: dit alles kan uw project vertragen.

Hoewel deze oorzaken niet te voorkomen zijn, kunt u de impact ervan zeker verminderen door een goede planning. Elk lid van het team moet altijd voorbereid zijn op het ergste. De taken niet op het laatste moment achterlaten is een sterke stap om dit probleem te bestrijden.

Teamleden moeten ook samenwerken als er extra werkdruk is na de rampen om de projecten op tijd af te ronden.

Voorkom dat projecten vertraging oplopen

Een project kan in elke fase ontsporen. Door de veelvoorkomende redenen te kennen die verantwoordelijk zijn voor projectvertragingen en de oplossingen om deze te vermijden, kunt u het doel van een succesvolle projectoplevering op tijd bereiken. Zo wordt het bereiken van productiviteitsdoelen ook eenvoudiger dan ooit.

De 7 beste apps om u te helpen uw productiviteitsdoelen te bereiken

Wil jij uitblinken in timemanagement? Gebruik deze feature-rijke timeboxing-apps om uw productiviteitsdoelen te bereiken.

Lees volgende

Over de auteur